Aufträge kommen als E-Mails, Excel-Dateien, PDFs und per EDI von Handelsketten, Kunden rufen wegen Lagerbestand und Vertragspreisen an, und jeden Monat jagt die Buchhaltung offenen Posten hinterher. KI-Agenten übernehmen Aufträge in SAP Business One, weclapp oder Business Central, beantworten B2B-Kunden aus Ihren Daten und bereiten Angebote und Zahlungserinnerungen vor. Der Vertriebsmitarbeiter gibt frei.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
In einem Großhandelsunternehmen gehen Aufträge über jeden Kanal ein: Ein Kunde schickt eine Excel-Datei mit eigenen Artikelnummern, ein anderer ein PDF aus seinem Einkaufssystem, ein dritter schreibt „wie letztes Mal, aber doppelt“, und Handelsketten senden Aufträge per EDI, die ebenfalls gegen Preise und Lagerbestand geprüft werden müssen. Der Vertriebsmitarbeiter tippt jeden davon in SAP Business One, weclapp oder Microsoft Dynamics 365 Business Central ein, prüft den Lagerbestand, denkt daran, dass dieser Kunde einen Vertragspreis hat, und beantwortet nebenbei einen Anruf zum Auftragsstatus. Lieferanten schicken neue Preislisten in unterschiedlichen Formaten, und jemand muss sie in die Artikelstammdaten und in den PrestaShop-B2B-Webshop laden. Zum Monatsende exportiert die Buchhaltung die Offene-Posten-Liste aus dem Buchhaltungssystem und schreibt die Mahnungen von Hand.
KI übernimmt diese Routine: Sie liest Aufträge in jedem Format und legt sie in SAP Business One oder weclapp als unbestätigte Belege an, beantwortet B2B-Kunden aus den ERP-Daten zu Lagerbestand, Vertragspreisen und Auftragsstatus, erstellt Angebote nach Kundengruppen, bereinigt Lieferantenkataloge, bevor sie ins ERP und in PrestaShop importiert werden, und bereitet Zahlungserinnerungen aus der Offene-Posten-Liste vor. Der Vertriebsmitarbeiter, der Einkaufsleiter oder der Buchhalter gibt im gewohnten Fenster des eigenen Systems frei. MDP CLOUD führt diese Lösungen mit Claude, ChatGPT oder Microsoft Copilot ein und bindet sie je nach Version über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Ablauf an SAP Business One, weclapp oder Business Central an. Der erste Schritt sind die Zugriffe und der Speicherort der Daten: Ein Kunde darf nur seine eigenen Preise und Bestände sehen, und Verträge und Preise bleiben in Ihrer Umgebung in der EU.
Die 5 Lösungen, die wir in dieser Branche am häufigsten einführen. Jede beginnt mit einem einzelnen Prozess, hat einen Freigabeschritt durch einen Menschen und wird gemessen.
Der Agent empfängt Aufträge aus einem Postfach, Excel-Anhänge, PDFs und den EDI-Eingang, erkennt Kundenartikelnummern und ordnet sie Ihren Artikelstammdaten zu, prüft Lagerbestand und Vertragspreise und legt den Auftrag in SAP Business One oder weclapp als unbestätigten Beleg an. Unklare Positionen (eine unbekannte Nummer, zu wenig Bestand) werden für den Vertriebsmitarbeiter markiert. Er gibt den Auftrag im gewohnten Fenster frei, und der Kunde erhält eine Bestätigung mit Liefertermin.
Womit wir es umsetzen: Dokumentenerkennung + Claude-Agent über API + Anbindung an SAP Business One oder weclapp
Ein Kunde fragt im PrestaShop-B2B-Webshop, per E-Mail oder in Teams nach Lagerbestand, seinen Vertragspreisen, dem Auftragsstatus oder einer Rechnungskopie und erhält binnen Sekunden eine Antwort aus den Daten von SAP Business One oder Business Central. Der Assistent sieht nur den Vertrag dieses Kunden und zeigt nie die Preise anderer Kunden. Neue Aufträge und Rabattanfragen gibt er an den Vertriebsmitarbeiter weiter.
Womit wir es umsetzen: Claude-Assistent über API + Daten aus SAP Business One oder Business Central, Chatfenster im PrestaShop-B2B-Shop
Anhand Ihrer Preisregeln (Kundengruppen, Mengenrabatte, saisonale Aktionen) und der Basispreise aus SAP Business One oder weclapp erstellt sie Preislisten und Angebote aus Word- oder Excel-Vorlagen, mit Kundendaten aus Ihrem CRM. Der Vertriebsmitarbeiter prüft, passt an und versendet, und das Angebot wird dem Kundendatensatz im CRM zugeordnet. Eine neue Preisliste für alle Gruppen liegt in Minuten vor, nicht erst nach einem Tag.
Womit wir es umsetzen: Copilot in Word und Excel + Power-Automate-Flow mit Preisexport aus SAP Business One oder weclapp
Sie wandelt Preislisten und Kataloge von Lieferanten aus Excel, CSV oder PDF in Artikelstammdaten mit einheitlicher Struktur um: Bezeichnungen, Nummern, Mengeneinheiten, Verpackung, EAN und Beschreibungen in der Sprache Ihres Katalogs. Geänderte Preise und neue Artikel werden zur Freigabe durch den Einkaufsleiter markiert. Freigegebene Daten werden in SAP Business One, weclapp oder Business Central und in den PrestaShop-B2B-Webshop importiert.
Womit wir es umsetzen: ChatGPT über API + Import in SAP Business One oder weclapp und PrestaShop
Aus der Offene-Posten-Liste von SAP Business One oder weclapp und Ihren Kontoauszügen ordnet sie eingegangene Zahlungen den Rechnungen zu, markiert unklare Beträge und bereitet Erinnerungs-E-Mails nach Überfälligkeitsstufe und Bedeutung des Kunden vor. Der Buchhalter gibt die Mahnliste frei, bevor etwas versendet wird, und abgeglichene Zahlungen werden per Import in der Buchhaltung gebucht. Über Kreditlimits und Lieferstopps entscheidet Ihre Geschäftsführung.
Womit wir es umsetzen: Claude über API + Berichte aus SAP Business One oder weclapp und Kontoauszüge
Vom ersten Gespräch bis zur funktionierenden Lösung – mit Messung und laufender Betreuung.
Gemeinsam wählen wir den Prozess aus, der sich am häufigsten wiederholt, ein klares Kriterium für „erledigt“ hat und dessen Daten in Ihren Systemen liegen. Wir legen fest, was die KI selbstständig erledigt und was erst nach Freigabe durch einen Menschen.
Wir ordnen die Zugriffe auf Dateien und Systeme, geben der KI eine eigene Identität mit den minimal nötigen Berechtigungen, schalten ein Aktionsprotokoll ein und legen fest, wo das Modell läuft: in Ihrem Microsoft 365, in Amazon Bedrock in einer EU-Region oder in unserer GPU-Cloud in Litauen (EU).
Wir bauen die Lösung mit Copilot, Claude oder ChatGPT, je nach Aufgabe, verbinden sie mit Ihren Systemen und testen sie mit historischen Dokumenten und Anfragen, bis die Genauigkeit den vereinbarten Schwellenwert erreicht.
Wir starten mit einem Menschen in der Schleife, prüfen Protokolle und Ausnahmen und passen die Regeln an. Sobald der erste Prozess stabil läuft, gehen wir zum nächsten auf der Liste über.
Diese Lösungen sind ein Ausgangspunkt für ein Gespräch, keine vollständige Liste. Erzählen Sie uns, welche Prozesse sich bei Ihnen wiederholen, und wir sagen Ihnen in einem Gespräch, was sich davon für KI lohnt und was nicht.
Nein. Der Assistent führt jede Anfrage mit den Berechtigungen genau eines Kunden aus und sieht nur dessen Vertrag, Preise und Aufträge aus SAP Business One oder Business Central. Den Zugriff steuern wir über Ihre PrestaShop-B2B-Konten oder Entra ID, und jede Anfrage wird in einem Protokoll festgehalten. Das prüfen wir vor dem Start mit Tests.
Ja. Der Agent schreibt Aufträge über die Integrationsschnittstelle von SAP Business One (Service Layer oder DI-API) oder über Importdateien als vorbereitete, noch nicht bestätigte Belege. Der Vertriebsmitarbeiter prüft sie im gewohnten SAP-Fenster. Setzen Sie weclapp oder Business Central ein, binden wir je nach Version über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Ablauf an. Die Methode wählen wir nach einer Prüfung.
Ja. EDI-Aufträge sind bereits strukturiert, der Agent muss deshalb nur Preise, Bestand und Verpackung gegen Ihr ERP prüfen und Abweichungen markieren, etwa wenn der Preis einer Kette vom Vertragspreis abweicht. Der Vertriebsmitarbeiter sendet die Bestätigung über den EDI-Kanal. Der Agent rät keine unbekannte Nummer: Er markiert sie und merkt sich die Zuordnung nach der Freigabe für das nächste Mal.
Verträge werden von Hand in Word geprüft, Material aus früheren Akten wird in RA-MICRO und SharePoint-Ordnern zusammengesucht, und Stunden werden…
Anrufe in der Mittagspause, Messenger-Nachrichten, ein Foto mit der Frage „Was kostet das?“, Notizen des Mechanikers auf einem Zettel und…
Ein Assistent, der Ihre Verfahren, Verträge und Anweisungen kennt und in Sekunden antwortet.
Eine klare Antwort, wo KI in Ihrem Unternehmen Nutzen bringt und wo es sich noch nicht lohnt.
Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
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