Ein Angebot oder Vertrag entsteht, indem das letzte Word-Dokument kopiert und die Angaben ersetzt werden, und ein Fehler bei Namen oder Betrag fällt erst beim Kunden auf. Copilot erstellt einen Entwurf aus Ihren Vorlagen und dem Eintrag in HubSpot oder Dynamics 365 Sales, ein Jurist oder Manager gibt frei, und der Kunde signiert über DocuSign.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Ein Manager in einem Dienstleistungsunternehmen beginnt ein neues Angebot meist mit einem alten: Er öffnet das Word-Dokument des letzten Kunden und ändert Name, Nummer, Adresse, Leistungsliste und Preise, obwohl alle Angaben bereits im Eintrag in HubSpot oder Dynamics 365 Sales stehen. So landet der Name des alten Kunden auf Seite drei eines neuen Angebots, zusammen mit einer veralteten Klausel, die der Jurist nicht mehr verwendet, oder einer Leistungsbeschreibung, die sich vor sechs Monaten geändert hat. Ein Vertragsentwurf dauert noch länger, weil jemand prüfen muss, welche Vorlagenversion aktuell ist, und der unterschriebene Vertrag kommt als eingescannter E-Mail-Anhang zurück und liegt in einem Ordner, von dem das CRM nichts weiß.
Der Kundenbetreuer öffnet den Kundeneintrag in HubSpot, Pipedrive oder Dynamics 365 Sales, wählt ein Leistungspaket, und Copilot in Word erstellt aus Ihren freigegebenen Vorlagen in SharePoint einen Angebots- oder Vertragsentwurf: Firmendaten aus dem CRM-Eintrag, Leistungsbeschreibungen aus dem aktuellen Katalog, Preise aus der Preisliste, Konditionen nach Leistungsart und Kundensegment. Copilot kennzeichnet, welche Konditionen der Kundenbetreuer ändern darf und welche einen Juristen oder Manager erfordern. In Outlook bereitet Copilot auf Basis der bisherigen Korrespondenz mit dem Kunden eine Begleit-E-Mail vor. Der Jurist oder Manager erhält das Dokument in Teams mit markierten Änderungen zur Prüfung und gibt es frei, und nur das freigegebene Dokument geht aus dem Outlook des Kundenbetreuers an den Kunden. Verträge werden über DocuSign zur Unterschrift versendet, und das unterschriebene Dokument wird mit dem Signaturzertifikat automatisch dem Kundeneintrag im CRM angehängt, der Deal wird als gewonnen markiert. Wir setzen Microsoft 365 Copilot und Copilot Studio in Ihrem Tenant ein: Vorlagen und Dokumente bleiben in Ihrer Microsoft-365-Umgebung und werden nicht zum Training des Modells verwendet. HubSpot, Pipedrive und DocuSign binden wir über eine API, einen Datei-Export oder einen E-Mail-Ablauf an, je nach Tarif.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Der Kundenbetreuer öffnet den Kundeneintrag in HubSpot, Pipedrive oder Dynamics 365 Sales und wählt die Art des Angebots oder Vertrags und das Leistungspaket. Copilot zieht die Firmendaten, die Ansprechpartner, den Verlauf früherer Angebote und das Kundensegment, das die Konditionen bestimmt.
Copilot in Word setzt das Dokument aus der freigegebenen Vorlage in SharePoint zusammen: Leistungsbeschreibungen aus dem Katalog, Preise aus der Preisliste, Konditionen nach Leistungsart. Änderbare und gesperrte Konditionen sind unterschiedlich markiert, sodass der Kundenbetreuer seine Grenzen erkennt.
Das Dokument mit markierten Änderungen geht über einen Freigabe-Ablauf in Teams an einen Juristen oder Manager. Das freigegebene Dokument kommt an den Kundenbetreuer zurück, Copilot in Outlook bereitet eine Begleit-E-Mail vor, der Kundenbetreuer sendet sie ab, und der Vertrag geht über DocuSign zur Unterschrift. Das unterschriebene Dokument wird dem CRM-Eintrag angehängt.
Wünscht ein Kunde eine Klausel, die nicht in der Vorlage steht, kennzeichnet Copilot sie, und das Dokument geht immer an einen Juristen. Sie pflegen die Vorlagen und den Katalog in SharePoint, und veraltete Versionen werden nicht mehr verwendet. Wir werten aus, welche Teile Kundenbetreuer am häufigsten ändern, und schlagen Verbesserungen der Vorlagen vor.
Angebots- und Vertragsvorlagen, Leistungskatalog und Preisliste, geordnet in SharePoint mit Versionsverwaltung und klarem Verantwortlichen.
Microsoft 365 Copilot in Word und Outlook, über Copilot Studio oder einen Power-Platform-Connector mit HubSpot, Pipedrive oder Dynamics 365 Sales verbunden.
Freigabe durch einen Juristen oder Manager in Teams mit markierten Änderungen und Fristen und einem Protokoll, wer wann freigegeben hat, danach der Versand zur Unterschrift über DocuSign.
Schulung der Kundenbetreuer im Umgang mit Copilot und den Vorlagen, Ablage unterschriebener Verträge im CRM-Eintrag, Begleitung im ersten Monat und Verbesserung der Vorlagen anhand echter Angebote.
Copilot in Word und Outlook + Daten aus HubSpot, Pipedrive oder Dynamics 365 Sales + Signatur über DocuSign. Die Art der Anbindung an CRM und E-Signatur legen wir nach der Prüfung Ihrer Tarife fest. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Nein. Copilot setzt das Dokument aus Ihren freigegebenen Vorlagen in SharePoint zusammen und kennzeichnet klar, welche Konditionen gesperrt sind. Jede Abweichung von der Vorlage sieht ein Jurist oder Manager bei der Freigabe, und das Dokument geht erst nach der Freigabe an den Kunden und zu DocuSign.
Ja. HubSpot und Pipedrive haben öffentliche APIs, über die Copilot Studio Firmendaten abruft und das unterschriebene Dokument anhängt. Die Anbindung von Dynamics 365 Sales ist die einfachste, weil sie im selben Microsoft-365-Tenant läuft. DocuSign binden wir über seine API an, und wenn Ihr Tarif keine API enthält, nutzen wir einen E-Mail-Ablauf. Die Art der Anbindung legen wir nach einer Prüfung zu Projektbeginn fest.
Kundenbetreuer, die Dokumente erstellen, benötigen eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz, und für die CRM-Anbindung braucht es je nach CRM Copilot Studio oder einen Power-Platform-Connector. Das passende Paket wählen wir zu Projektbeginn nach Anzahl der Benutzer, und wir können Ihren Microsoft-365-Tenant auch betreuen.
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Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
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