Nach dem 10. schreiben die Sachbearbeiter ihren Mandanten wegen fehlender Rechnungen, Kontoauszüge und Reisekostenabrechnungen. Der Agent verschickt Erinnerungen aus Outlook nach dem Abschlusskalender, legt Belege in Mandantenordnern in SharePoint ab, prüft sie gegen E-Rechnungs-Daten und gibt dem Sachbearbeiter eine Liste der Lücken.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Der Monatsabschluss in einer Kanzlei beginnt mit dem, was fehlt. Der Sachbearbeiter öffnet den Mandantenordner in SharePoint oder dessen Outlook-Postfach und versucht herauszufinden, was fehlt: eine Lieferantenrechnung, die in den E-Rechnungs-Daten auftaucht, deren Original aber nie ankam, der Kontoauszug der letzten Woche, die Reisekostenabrechnung des Geschäftsführers mit den Belegen. Dann schreibt er dem Mandanten eine E-Mail, drei Tage später eine zweite, und der Mandant schickt alles in einer Nachricht mit zwanzig Anhängen, die erst sortiert werden müssen. Zehn Mandanten sind noch zu bewältigen, hundert nicht: Erinnerungen gehen spät raus, die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird am letzten Tag abgegeben, und manche Rechnungen kommen nach der Frist und enden als Berichtigungen.
Der Agent übernimmt das Nachfragen. Der Abschlusskalender der Kanzlei und die Liste der erwarteten Unterlagen je Mandant sind in SharePoint beschrieben. Danach schickt der Agent dem Mandanten aus dem Outlook des Sachbearbeiters eine E-Mail mit einer konkreten Liste: welche Rechnungen fehlen, für welchen Zeitraum ein Kontoauszug nötig ist, wessen Reisekostenabrechnung noch nicht eingegangen ist. Die Rechnungsliste entsteht nicht aus dem Gedächtnis, sondern durch den Vergleich der E-Rechnungs-Daten (XRechnung, ZUGFeRD) dieses Mandanten mit dem, was schon im Mandantenordner und in DATEV oder Sage 100 liegt. Der Agent liest eingehende Dateien, sortiert sie nach Belegart und Zeitraum in die SharePoint-Ordner des Mandanten, benennt sie nach der Konvention der Kanzlei um und markiert, was eingegangen ist. Die verbleibenden Lücken landen in einer Liste für den Sachbearbeiter in Teams, mit dem Stand je Mandant und dem Datum der nächsten Erinnerung. Die Kanzleileitung gibt Wortlaut und Häufigkeit der Erinnerungen frei, E-Mails an Mandanten gehen nur aus einer freigegebenen Vorlage hinaus, und der Agent beantwortet keine Steuerfragen, sondern gibt sie an den Sachbearbeiter weiter. Wir bauen den Agenten in Copilot Studio in Ihrem Microsoft-365-Tenant, und den Inhalt von E-Mails und Anhängen, der Finanzdaten von Mandanten enthält, verarbeitet ein Modell in der privaten GPU-Cloud von MDP CLOUD in Litauen (EU), ohne Training mit Ihren Daten und mit einem DSGVO-konformen Protokoll.
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Gemeinsam mit der Kanzleileitung beschreiben wir den Abschlusskalender der Kanzlei in SharePoint: wann Rechnungen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung nötig sind, wann Kontoauszüge und Reisekostenabrechnungen, und welche Unterlagen für welche Mandanten gelten. Jeder Mandant erhält einen Ansprechpartner und eine Erinnerungsvorlage.
Der Agent vergleicht die E-Rechnungs-Daten (XRechnung, ZUGFeRD) mit dem SharePoint-Ordner des Mandanten und den Buchungen in DATEV oder Sage 100 und erstellt eine Liste fehlender Rechnungen. Nach dem Kalender schickt er dem Mandanten aus dem Outlook des Sachbearbeiters mit dieser konkreten Liste eine E-Mail aus einer freigegebenen Vorlage und notiert, wann erneut zu erinnern ist.
Der Agent liest eingehende Anhänge, sortiert sie nach Belegart und Zeitraum in die SharePoint-Ordner des Mandanten und markiert sie in der Liste als eingegangen. In Teams sieht der Sachbearbeiter den Stand jedes Mandanten: was eingegangen ist, was noch fehlt und wann die letzte Erinnerung rausging, und entscheidet, wie mit säumigen Mandanten umzugehen ist.
Stellt ein Mandant eine Steuerfrage, schickt eine nicht lesbare Datei oder antwortet nach zwei Erinnerungen nicht, übergibt der Agent den Fall an den Sachbearbeiter und schreibt nicht von sich aus weiter. Jeden Monat prüfen wir im Protokoll, wie viele Unterlagen vor der Frist eingegangen sind, und passen Vorlagen und Kalender gemeinsam mit der Kanzleileitung an.
Der Agent läuft in Ihrem Microsoft-365-Tenant, verbunden mit dem Outlook der Sachbearbeiter, den Mandantenordnern in SharePoint und Teams, mit minimal nötigen Berechtigungen.
Die Liste fehlender Rechnungen entsteht aus dem Vergleich der E-Rechnungs-Daten mit dem Mandantenordner und den Buchungen in DATEV oder Sage 100 über eine Schnittstelle oder einen Export.
Eingegangene Unterlagen werden gelesen, umbenannt und nach Art und Monat in die Ordner des Mandanten abgelegt, nach der Konvention der Kanzlei, die wir bei der Einführung vereinbaren.
Jede Erinnerung, jede eingegangene Datei und jede Liste der Lücken wird im Protokoll festgehalten. Schulung der Sachbearbeiter und Betreuung im ersten Abschlusszyklus gehören zur Einführung.
Copilot-Studio-Agent + Outlook, SharePoint, E-Rechnungs-Daten. Die Plattform wählen wir nach der Aufgabe und danach, wo Ihre Daten liegen dürfen. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Erinnerungen gehen nur aus einer von der Kanzleileitung freigegebenen Vorlage hinaus und nur mit einer Liste von Unterlagen, ohne Erläuterungen zu Steuern oder Beträgen. Wenn Sie es wünschen, bereitet der Agent im ersten Monat die E-Mails nur vor, und der Sachbearbeiter verschickt sie aus Outlook. Der Agent beantwortet keine Mandantenfragen, sondern gibt sie an den Sachbearbeiter weiter.
Aus E-Rechnungs-Daten (XRechnung, ZUGFeRD): Der Agent vergleicht diese Liste mit dem, was schon im SharePoint-Ordner des Mandanten und in DATEV oder Sage 100 liegt. Dazu kommen periodische Unterlagen aus dem Kalender, etwa Kontoauszüge und Reisekostenabrechnungen.
E-Mails und Dateien bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant in der EU, und ihren Inhalt liest ein Modell in der privaten GPU-Cloud von MDP CLOUD in Litauen (EU), ohne Training mit Ihren Daten. Das Protokoll führen Sie gemäß DSGVO selbst.
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