Jeden Tag wählt ein Sachbearbeiter im Forderungsmanagement Kunden aus der Fälligkeitsliste in Business Central aus und schreibt je nach Stufe Erinnerungen, Vereinbarungsangebote und Mahnungen. Der Agent bereitet Entwürfe nach Ihren Abläufen und Ihrem Ton aus Daten von Soft4Leasing vor, der Sachbearbeiter gibt den Versand frei, und heikle Fälle, Beanstandungen und die SCHUFA-Meldung bleiben bei einem Menschen.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
In einer Leasinggesellschaft läuft das Forderungsmanagement in Stufen: eine Zahlungserinnerung nach wenigen Tagen Verzug, ein zweites Schreiben mit Verzugszinsen, ein Angebot zur Vereinbarung eines Zahlungsplans, eine Warnung vor Kündigung des Vertrags und schließlich die Entscheidung über die Meldung an die SCHUFA. Jeden Morgen öffnet der Sachbearbeiter die Fälligkeitsliste in Soft4Leasing oder Business Central, schreibt je nach Stufe jedem Kunden in Outlook ein Schreiben, trägt Beträge und Daten ein und ergänzt die Vertragsnummer. Sind Hunderte überfällig, gehen einige Erinnerungen einen Tag zu spät raus, der Ton hängt davon ab, wer geschrieben hat, und ein Kunde, der mit dem Kundenbetreuer bereits etwas vereinbart hat oder eine Beanstandung führt, erhält manchmal eine automatische Mahnung und ruft empört an.
Ein Copilot-Studio-Agent in Ihrem Microsoft-365-Tenant erhält jeden Morgen über einen Power-Automate-Flow die Liste überfälliger Zahlungen aus Soft4Leasing oder Business Central: Vertrag, Verzugstage, Betrag, Verzugszinsen, Stufe und bisherige Kommunikation. Nach Ihren Stufenabläufen und freigegebenen Tonbeispielen bereitet der Agent für jeden Kunden einen Entwurf für Brief oder SMS in der Sprache des Kunden vor, mit den richtigen Beträgen und Daten. Zuvor sondert der Flow heikle Fälle aus: Kunden mit offener Beanstandung, Zahlungsvereinbarung, Markierung als schutzbedürftig oder Übergabe an Juristen erhalten keinen Entwurf, und der Sachbearbeiter bekommt eine gesonderte Liste. Der Sachbearbeiter prüft die Entwürfe in Teams, korrigiert sie und gibt den Versand einzeln oder gruppenweise frei. Erst dann gehen die Schreiben über Outlook oder das SMS-Gateway raus, und eine Kopie samt Freigabe wird am Vertrag in Business Central und im Protokoll im Einklang mit der DSGVO festgehalten. Über die Meldung an die SCHUFA entscheidet ausschließlich ein Mensch: Der Agent schlägt sie weder vor noch löst er sie aus. Die Anbindung an Soft4Leasing erfolgt je nach Version über die Business-Central-API, einen Datei-Export oder einen E-Mail-Fluss.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Nach Zeitplan holt der Ablauf überfällige Verträge aus Soft4Leasing oder Business Central mit Verzugstagen, Beträgen, Verzugszinsen, Stufe und bisheriger Kommunikation. Der Zugriff ist rein lesend, und die Liste wird um Markierungen für Beanstandungen, Vereinbarungen und Übergaben an Juristen aus Ihrem CRM oder Ihren Notizen in Business Central ergänzt.
Kunden mit offener Beanstandung, gültiger Vereinbarung, Markierung als schutzbedürftig oder Übergabe an Juristen gelangen nicht in den automatisierten Ablauf und werden dem Sachbearbeiter gesondert angezeigt. Für die übrigen bereitet der Agent nach Stufe und freigegebenen Tonbeispielen einen Entwurf für Brief oder SMS in der Sprache des Kunden vor, mit Beträgen, Daten und Vertragsnummer aus Soft4Leasing.
In einem Teams- oder Power-Apps-Fenster sieht der Sachbearbeiter im Forderungsmanagement die nach Stufen gruppierten Entwürfe, bearbeitet den Text, nimmt Kunden heraus, die kein Schreiben brauchen, und gibt den Versand frei. Die Schreiben gehen über Outlook oder Ihr SMS-Gateway raus, und eine Kopie samt Freigabevermerk wird am Vertrag in Business Central festgehalten. Über die Meldung an die SCHUFA entscheidet und sie veranlasst ein Mensch nach Ihren Abläufen.
Stimmt der Betrag in Soft4Leasing und im CRM nicht überein oder fehlt ein Kontakt, wird für diesen Kunden kein Entwurf erstellt, und der Fall geht in eine manuelle Warteschlange. Alle Entwürfe, Änderungen und Versendungen werden protokolliert. Ändern Sie den Stufenablauf oder den Ton, aktualisieren wir die Regeln und Beispiele, und bei einem Upgrade von Business Central prüfen wir den Ablauf erneut.
Ein Agent in Ihrem Microsoft-365-Tenant und ein Power-Automate-Flow aus Soft4Leasing oder Business Central, mit Regeln zur Aussonderung heikler Fälle.
Ihre Mahnstufen, Beispiele für Briefe und SMS in mehreren Sprachen und eine Liste unzulässiger Formulierungen, von Ihren Juristen freigegeben, mit der klaren Grenze, dass die Meldung an die SCHUFA bei einem Menschen bleibt.
Ein Fenster für den Sachbearbeiter in Teams oder Power Apps mit Entwürfen nach Stufen, Bearbeiten, Entfernen und gruppenweiser Freigabe sowie Versand über Outlook oder das SMS-Gateway.
Eine Kopie und die Freigabe jedes versendeten Schreibens, am Vertrag in Business Central festgehalten, ein Protokoll der Versendungen und ein monatlicher Bericht je Stufe.
Ein Copilot-Studio-Agent in Ihrem Microsoft-365-Tenant + ein Power-Automate-Flow aus Soft4Leasing oder Business Central und zurück zum Vertrag. Die Anbindung an Soft4Leasing erfolgt über die Business-Central-API und einen Power-Automate-Konnektor, bei älteren Versionen über einen Datei-Export oder einen E-Mail-Fluss; die Methode wählen wir nach einer Prüfung. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Nein. Der Agent bereitet nur Entwürfe vor, und der Sachbearbeiter im Forderungsmanagement gibt den Versand einzeln oder gruppenweise frei. Das Protokoll und der Vertrag in Business Central zeigen, wer jedes Schreiben wann freigegeben hat. Der Agent schlägt eine Meldung an die SCHUFA weder vor noch löst er sie aus.
Ja. Soft4Leasing läuft auf Business Central, daher holen wir die Fälligkeitsliste mit reinem Lesezugriff über die Business-Central-API oder einen Power-Automate-Konnektor, bei älteren Versionen über einen regelmäßigen Export oder einen E-Mail-Fluss. Die Kopie halten wir über denselben Kanal am Vertrag fest. Die Art der Anbindung legen wir nach einer Prüfung in der ersten Woche fest.
Vor dem Erstellen der Entwürfe prüft der Flow die Markierungen im CRM und in Business Central auf Beanstandungen, Vereinbarungen, Schutzbedürftigkeit und Übergabe an Juristen. Solche Kunden werden dem Sachbearbeiter ohne Entwurf in einer gesonderten Liste angezeigt. Der Agent schreibt nach den Beispielen, die Ihre Juristen für jede Stufe freigegeben haben, jede Abweichung wird dem Sachbearbeiter angezeigt, und ein Mensch gibt den endgültigen Text frei.
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