Prozessbeschreibung
In ein bis zwei Terminen schreiben wir den Prozess so auf, wie er ist: wer ihn startet, wer freigibt, welche Daten nötig sind und wo sie landen müssen. Meistens zeigt sich, dass die Hälfte der Schritte überflüssig ist.
Microsoft Power Platform
Wir bauen Business-Apps und automatisieren Prozesse mit den Werkzeugen der Microsoft Power Platform, von denen die meisten bereits in Ihrer Microsoft-365-Lizenz stecken. Vom Urlaubsantrag bis zur Anbindung von SAP Business One und Business Central, mit Governance, damit daraus kein Chaos wird.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
- Power-Apps-Apps
- Power-Automate-Flows
- Power-Pages-Portale
Prozesse, die noch in Excel-Tabellen und E-Mails leben
- Microsoft 365 Standardconnectors bereits in der Lizenz enthalten
- Wochen vom Bedarf bis zur funktionierenden Lösung, nicht Monate
- SAP B1 / BC Anbindung der Buchhaltung über API oder SQL
- 3 Umgebungen Entwicklung, Test und Produktion mit DLP-Richtlinien
Fast jedes Unternehmen hat Prozesse, die nie ein eigenes System bekommen haben: Urlaubsanträge wandern per E-Mail, Eingangsrechnungen werden durch das Weiterleiten von PDFs freigegeben, das Geräteverzeichnis ist eine Excel-Tabelle auf einem Netzlaufwerk, und Begehungen werden auf Papier ausgefüllt. Jeder dieser Prozesse kostet Arbeitszeit und erzeugt Fehler, und für jeden ein eigenes System wäre zu teuer. Gleichzeitig haben die meisten dieser Unternehmen bereits Microsoft 365, das Werkzeuge der Power Platform enthält, aber niemand nutzt sie, oder die IT weiß nicht, was wo läuft.
Wir tun zwei Dinge. Erstens bauen wir konkrete Lösungen: eine Power-Apps-App mit einem Formular auf dem Smartphone, einen Power-Automate-Flow, der in Teams eine Freigabe startet und das Ergebnis in SharePoint oder Dataverse schreibt, ein Power-Pages-Portal für Kunden oder Partner, einen Copilot-Studio-Agenten, der Fragen von Mitarbeitenden anhand Ihrer Dokumente beantwortet. Wo nötig, binden wir SAP Business One, Business Central oder eine andere Buchhaltungssoftware über eine API oder eine Zwischendatenbank an. Zweitens richten wir Governance ein: getrennte Umgebungen für Entwicklung, Test und Produktion, DLP-Richtlinien, die verhindern, dass sich Geschäftsconnectors mit externen Diensten vermischen, Lizenzkontrolle und ein Lösungsverzeichnis, damit ein Jahr später klar ist, was läuft, für wen und warum. Was in Microsoft 365 enthalten ist und was eine Premium-Lizenz braucht, sagen wir Ihnen vor dem Start, nicht erst nach der Rechnung.
Was wir tun
Lösungen und die Governance drumherum.
Power-Apps-Apps
Canvas-Apps für Smartphone und Browser: Formulare, Verzeichnisse, Begehungen. Modellgesteuerte Apps auf Dataverse, wenn Sie Beziehungen zwischen Tabellen und Rollen brauchen.
Power-Automate-Flows
Cloud-Flows für Freigaben, Benachrichtigungen und den Datenaustausch zwischen Outlook, Teams, SharePoint und Buchhaltung. Desktop-RPA für ältere Anwendungen ohne API.
Power-Pages-Portale
Externe Portale für Kunden oder Lieferanten: Anfragen einreichen, Bestellstatus, Dokumentenaustausch, mit Anmeldung über Entra ID oder E-Mail.
Copilot-Studio-Agenten
Agenten in Teams und auf Ihrer Website, die anhand Ihrer Dokumente antworten, im Helpdesk-System eine Anfrage erfassen oder einen Power-Automate-Flow starten, mit klaren Grenzen.
Dataverse und Daten
Ein Datenmodell in Dataverse oder in SharePoint-Listen, je nach Umfang, mit rollenbasierten Berechtigungen, Überwachung und Backups. SQL- oder API-Verbindungen zu bestehenden Systemen.
SAP Business One und Business Central
Lesen und Schreiben von Rechnungen, Kunden und Salden: Business Central über Standardconnectors, SAP Business One über seine API oder eine Zwischendatenbank in einer ERP-Hosting-Umgebung.
Umgebungen und DLP
Umgebungen für Entwicklung, Test und Produktion, DLP-Richtlinien für Connectors und die Übertragung von Lösungen über Lösungspakete, damit sich die Produktivversion nicht mit einem Klick ändert.
Lizenzierung und Betreuung
Wir prüfen, was mit Microsoft 365 funktioniert und was eine Premium-Lizenz braucht, überwachen Fehler in Flows und betreuen die Lösungen.
Vier Werkzeuge: wofür welches
Wofür jedes geeignet ist, welche Lizenz es braucht und ein typisches Beispiel aus unserer Praxis.
| Power Apps | Power Automate | Power Pages | Copilot Studio | |
|---|---|---|---|---|
Für wen geeignet | interne Formulare, Verzeichnisse und Begehungen auf dem Smartphone | Freigaben, Benachrichtigungen und Datenaustausch zwischen Systemen | externe Portale für Kunden und Partner | Agenten in Teams und auf einer Website, die anhand Ihrer Daten antworten |
Lizenz | Microsoft 365; Dataverse und Premium-Connectors brauchen eine separate Lizenz | Microsoft 365; Premium-Connectors und Desktop-RPA brauchen eine separate Lizenz | separat, nach Anzahl der Benutzer | separat, nach Anzahl der Nachrichten |
Beispiel | Geräteverzeichnis mit QR-Code und Formular für die Begehung vor Ort | Eingangsrechnung von der E-Mail nach SharePoint, Freigabe in Teams, Buchung in Business Central | Kundenportal mit Bestellstatus aus Business Central | Agent, der Fragen zu Abläufen beantwortet und eine Anfrage an die IT erfasst |
Datenstandort | SharePoint, Dataverse, SQL | beliebiger Connector, SAP Business One über seine API | Dataverse | SharePoint, Websites, Dataverse |
Typische Dauer | 1–3 Wochen | von wenigen Tagen bis 2 Wochen | 2–6 Wochen | 1–3 Wochen |
So arbeiten wir
Von der Beschreibung des Prozesses bis zur Lösung im Produktivbetrieb.
Prototyp
Wir bauen eine funktionierende Version in der Entwicklungsumgebung und zeigen sie den Menschen, die sie nutzen werden. Änderungen sind in dieser Phase günstig, deshalb passen wir so lange an, bis sich der Ablauf gut anfühlt.
Anbindungen und Test
Wir binden Buchhaltung und andere Systeme an, richten Berechtigungen und DLP-Richtlinien ein, testen in der Testumgebung mit echten Daten und schulen die Benutzer.
Start und Betreuung
Wir übertragen die Lösung über Lösungspakete in die Produktion, überwachen Fehler in Flows, verwalten Lizenzen und nehmen Änderungen vor, wenn sich der Prozess ändert. Das Lösungsverzeichnis halten wir aktuell.
Sie brauchen einen Agenten, nicht nur einen Flow?
Wenn ein Prozess Freitext verstehen oder aus Dokumenten antworten muss, reicht Power Automate nicht aus. Copilot-Studio-Agenten bauen wir als eigenen Service.
Häufige Fragen
Ist die Power Platform in unserer Microsoft-365-Lizenz enthalten?
Teilweise. Power Apps und Power Automate mit Standardconnectors (SharePoint, Outlook, Teams, Excel) sind in den Microsoft-365-Business-Tarifen enthalten. Dataverse, SQL, API und andere Premium-Connectors, Desktop-RPA, Power Pages und Copilot Studio brauchen separate Lizenzen. Bevor wir beginnen, sagen wir Ihnen, was in Ihre aktuelle Lizenz passt.
Können Sie SAP Business One anbinden?
Ja. Wir greifen über die API oder direkt aus der Datenbank in einer ERP-Hosting-Umgebung auf die Daten von SAP Business One zu, wo Power Automate schreibt oder liest. Typische Fälle: die Erfassung von Eingangsrechnungen nach der Freigabe in Teams und Kundensalden in der App eines Vertriebsmitarbeiters.
Worin unterscheidet sich Power Automate von Copilot Studio?
Power Automate führt genau festgelegte Schritte aus: Ein Ereignis tritt ein, dann folgen diese Aktionen. Copilot Studio baut Agenten, die eine Frage in Freitext verstehen, die Antwort in Ihren Dokumenten finden und bei Bedarf einen Power-Automate-Flow starten. Ein Agent kommt dort hinzu, wo Menschen Fragen stellen, statt Formulare auszufüllen.
Können Mitarbeitende selbst etwas bauen?
Sie können es, und bei kleinen Lösungen ist das oft am besten. Wir bereiten die Umgebungen, DLP-Richtlinien und Regeln vor, schulen die Mitarbeitenden und prüfen, was gebaut wurde, damit kein Flow, der Daten an ein privates Postfach schickt, in die Produktion gelangt. Die Lösungen mit Anbindungen bauen wir.
Was passiert, wenn die Person, die eine Lösung gebaut hat, das Unternehmen verlässt?
Das ist das häufigste Problem der Power Platform: Flows gehören einem persönlichen Konto und funktionieren nicht mehr, wenn es deaktiviert wird. Wir halten Lösungen in einem Lösungspaket mit einem Dienstkonto als Besitzer, dokumentieren sie im Verzeichnis und betreuen sie.
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