Zum Monatsende gleicht die Buchhaltung Kontoauszüge von Hand mit Rechnungen ab und schreibt Kunden einzeln Mahnungen. Aus der Offene-Posten-Liste von SAP Business One oder Sage 100 und den Kontoauszügen ordnet die Lösung Zahlungen zu, markiert unklare Beträge und entwirft Mahnungen nach Überfälligkeitsstufe, und der Buchhalter gibt frei, bevor etwas versendet wird.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Ein Großhändler hat Hunderte Rechnungen mit Zahlungsziel, und Kunden zahlen nicht rechnungsgenau: Einer begleicht drei Rechnungen mit einer Überweisung, ein anderer zahlt einen Teil, ein dritter schreibt nur den Firmennamen in den Verwendungszweck, und Handelsketten, deren Rechnungen per EDI hinausgehen, zahlen nach eigenem Zeitplan mit Abzügen. Jeden Morgen öffnet der Buchhalter den Kontoauszug und die Offene-Posten-Liste aus SAP Business One, Sage 100 oder Lexware Office, gleicht die Beträge von Hand ab und schreibt säumigen Kunden Mahnungen. Dabei muss er jedes Mal daran denken, wer schon eine erste E-Mail erhalten hat, wer eine zweite und bei welchem Kunden der Vertriebsmitarbeiter gebeten hat, keine strengen Schreiben zu schicken.
Jeden Morgen holt die Lösung den Kontoauszug (einen Export oder eine eigene Bankschnittstelle) und die Offene-Posten-Liste aus SAP Business One, Sage 100 oder Lexware Office ab. Ein Claude-Modell über API ordnet die eingegangenen Zahlungen den Rechnungen anhand von Betrag, Zahler, Verwendungszweck und Rechnungsnummern zu, auch bei Teilzahlungen, Zahlungen für mehrere Rechnungen und Zahlungen von EDI-Ketten mit Abzügen. Eindeutige Zuordnungen werden als abgeglichen markiert, unklare Beträge (eine Überzahlung, ein unbekannter Zahler, ein Betrag ohne Rechnung) landen in der Liste des Buchhalters. Anschließend bereitet der Agent anhand der verbleibenden Forderungen und Ihrer Regeln (Tage der Überfälligkeit, Bedeutung des Kunden, vereinbarte Ausnahmen) Erinnerungs-E-Mails vor: eine freundliche Zahlungserinnerung, eine zweite Mahnung mit Rechnungsliste und einen Hinweis auf einen möglichen Lieferstopp. Der Buchhalter prüft die Liste, streicht, was nötig ist, und gibt frei; erst dann gehen die E-Mails aus Ihrem Outlook hinaus, und die versendete Mahnung wird im Kundendatensatz in HubSpot oder Pipedrive vermerkt, damit der Vertriebsmitarbeiter Bescheid weiß. Entscheidungen über Kreditlimits oder Lieferstopps werden nie automatisch getroffen: Ihre Geschäftsführung trifft sie anhand der Zusammenfassung, die der Agent vorbereitet. Das Modell läuft in einer EU-Region über die Anthropic-API oder Amazon Bedrock, und Ihre Daten werden nicht zum Training des Modells verwendet. Abgeglichene Zahlungen buchen wir in SAP Business One über das Importformat, in Sage 100 oder Lexware Office je nach Version per Import oder API, und wenn Ihr ERP im betreuten ERP-Hosting läuft, läuft alles auf Infrastruktur, die wir betreuen.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Der Flow holt den Kontoauszug von gestern und die Offene-Posten-Liste je Kunde aus SAP Business One, Sage 100 oder Lexware Office über einen Export oder eine Schnittstelle ab. Manuelle Exporte sind nicht nötig, und hat die Bank keine Schnittstelle, wird der Auszug in einen vereinbarten Ordner hochgeladen.
Das Modell ordnet jede Zahlung anhand von Betrag, Zahler und Verwendungszweck einer oder mehreren Rechnungen zu, auch Zahlungen von Ketten mit Abzügen auf EDI-Rechnungen. Teilzahlungen, Überzahlungen und unbekannte Zahler werden gesondert markiert und dem Buchhalter mit einer Erklärung angeboten, warum sie nicht zugeordnet werden konnten.
Nach Tagen der Überfälligkeit und Kundengruppe bereitet der Agent aus Ihren Vorlagen E-Mails mit der Liste der Rechnungen und Beträge vor. Der Buchhalter sieht die gesamte Liste, streicht Kunden, mit denen etwas anderes vereinbart wurde, und gibt den Versand aus Outlook frei. Abgeglichene Zahlungen werden per Import in SAP Business One oder Sage 100 gebucht, und im Kundendatensatz in HubSpot oder Pipedrive erscheint ein Vermerk zur Mahnung.
Kunden, deren Schulden das vereinbarte Limit überschreiten oder die zum dritten Mal säumig sind, gelangen mit der Historie aus Buchhaltung und CRM in die Zusammenfassung für die Geschäftsführung. Sie entscheidet über Limit oder Lieferungen, und wir betreuen den Flow und aktualisieren die Regeln, wenn sich Ihre Richtlinie ändert.
Automatisches Abholen der Kontoauszüge und der Offene-Posten-Liste aus SAP Business One, Sage 100 oder Lexware Office und Rückimport abgeglichener Zahlungen über das Importformat oder die API des Systems.
Überfälligkeitsstufen, Kundengruppen, eine Ausnahmeliste und E-Mail-Vorlagen in Ihrem Ton, die die Buchhaltung ohne Entwickler ändern kann.
Eine Morgenliste mit abgeglichenen Zahlungen, unklaren Beträgen und Mahnungen, die sich mit einem Klick freigeben lassen.
Eine wöchentliche Übersicht der offenen Posten für die Geschäftsführung mit Entscheidungsvorschlägen, Mahnvermerke in den Datensätzen von HubSpot oder Pipedrive, ein Protokoll aller E-Mails und unsere Betreuung.
Claude über API + Offene-Posten-Listen und Kontoauszüge aus SAP Business One, Sage 100 oder Lexware Office und Rückimport abgeglichener Zahlungen über das Importformat oder die API des Systems, je nach Version. Die Plattform wählen wir nach Aufgabe und danach, wo Ihre Daten liegen dürfen: Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Nein. Alle E-Mails warten in der Freigabeliste des Buchhalters, und nur freigegebene werden aus Ihrem Outlook versendet. Einen Lieferstopp oder eine Änderung des Kreditlimits veranlasst das System nie automatisch: Das ist die Entscheidung Ihrer Geschäftsführung.
Ja. Die Offene-Posten-Liste holen wir aus SAP Business One über die Schnittstelle oder einen Export und geben abgeglichene Zahlungen über das Importformat zurück. Bei Sage 100 und Lexware Office integrieren wir je nach Version über eine API, einen Dateiexport und -import oder einen E-Mail-Ablauf. Die Methode wählen wir nach einer Prüfung, und die erste Stufe kann allein mit Exporten laufen.
An das Modell werden nur die für den Abgleich nötigen Zeilen des Kontoauszugs übergeben, ohne Zugangsdaten und ohne den vollständigen Kontoverlauf. Das Modell läuft in einer EU-Region über die Anthropic-API oder Amazon Bedrock, die Daten werden nicht für Training verwendet, und jede Aktion wird in einem Protokoll festgehalten.
Eine neue Preisliste oder ein Angebot für jede Kundengruppe bedeutet einen Tag Arbeit in Excel und Word.
Im Großhandel kommen Aufträge als E-Mails, Excel-Dateien, Kunden-PDFs und EDI-Nachrichten von Handelsketten, und der Vertriebsmitarbeiter tippt…
Kunden rufen an und schreiben wegen Lagerbestand, ihren Preisen und dem Auftragsstatus, und Vertriebsmitarbeiter beantworten dieselben Fragen…
Jeder Lieferant schickt einen Katalog in eigenem Format: andere Spalten, Einheiten, Sprache und Nummern.
Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
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