Wir aktivieren und konfigurieren die Microsoft-Viva-Apps in Ihrem Microsoft-365-Tenant: ein Mitarbeiterportal in Teams, Communities, Weiterbildung, Umfragen und interne Kommunikation. Wir sagen Ihnen, was Ihre Lizenz bereits enthält und wofür Viva Suite nötig ist.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
In den meisten Unternehmen wird Microsoft 365 für drei Dinge genutzt: E-Mail, Teams-Anrufe und Dateien. Interne Neuigkeiten gehen dagegen in E-Mails unter, die niemand bis zum Ende liest, Schulungsunterlagen liegen in einem freigegebenen Ordner, und Führungskräfte erfahren erst im Jahresgespräch oder am letzten Arbeitstag, wie es den Mitarbeitenden geht. Beschäftigte in Produktion oder Handel ohne festen Computer fallen oft ganz aus dem Unternehmensalltag heraus: Sie sehen die Neuigkeiten nicht, erhalten keine Schulungen und beantworten Umfragen auf Papier.
Microsoft Viva ist eine Sammlung von Apps, die diese Funktionen in dasselbe Teams bringt, das Ihre Mitarbeitenden ohnehin täglich öffnen. Wir prüfen, was Ihr Unternehmen tatsächlich braucht, und führen nur diese Apps ein: das Portal Viva Connections mit Neuigkeiten und Links zu Ihren Systemen, die Communities in Viva Engage, den Weiterbildungsbereich Viva Learning, die Umfragen Viva Glint oder Viva Pulse, die Kommunikationskampagnen Viva Amplify für die Unternehmensleitung und die Auswertungen zu Arbeitsgewohnheiten in Viva Insights. Es muss nichts zusätzlich installiert werden. Alles läuft in Ihrem Microsoft-365-Tenant, mit denselben Entra-ID-Konten, denselben Sicherheitsrichtlinien und auf demselben Smartphone, auf dem die Mitarbeitenden bereits Teams haben. Einige Funktionen sind bereits Teil Ihres Microsoft-365-Tarifs, andere erfordern eine Viva-Suite-Lizenz – vor dem Start sagen wir Ihnen genau, was zu welcher Gruppe gehört.
Wir konfigurieren jede App passend zu Ihrer Struktur, statt die Standardeinstellungen zu belassen.
Wir klären, welche Probleme bei Kommunikation, Weiterbildung und Feedback am schwersten wiegen, und wählen die Apps, die sie lösen. Die gesamte Suite schlagen wir nicht vor, wenn zwei Apps genügen.
Wir bauen ein Mitarbeiterportal in Teams: Neuigkeiten, Ankündigungen, Links zu Buchhaltungs-, Personal- und Dokumentensystemen sowie unterschiedliche Inhalte für Büro, Lager und Produktion.
Wir richten Communities nach Abteilungen und Themen ein, einen Bereich für Fragen und Antworten und einen Kanal für Mitteilungen der Unternehmensleitung. Wir legen fest, wer Communities anlegen darf und wer nur teilnimmt.
Wir aktivieren einen Lernbereich in Teams: eigene Unterlagen aus SharePoint, Inhalte von Microsoft Learn und LinkedIn Learning, Pflichtkurse für neue Mitarbeitende und die Nachverfolgung des Kursabschlusses.
Wir bereiten eine jährliche Mitarbeiterbefragung mit Viva Glint oder kurze Team-Umfragen mit Viva Pulse vor. Die Antworten sind anonym, und Führungskräfte sehen die Ergebnisse nach Abteilungen.
Wir geben Unternehmensleitung und Personalabteilung einen zentralen Ort für Kampagnen: Eine Mitteilung wird einmal verfasst, in Teams, Engage und per E-Mail veröffentlicht, und die Reichweite ist in einem Bericht sichtbar.
Wir aktivieren persönliche Einblicke für jeden Mitarbeitenden: Fokuszeit, Besprechungsaufkommen, E-Mails außerhalb der Arbeitszeit. Auswertungen für Führungskräfte und auf Organisationsebene hängen von der Lizenz und unserer Vereinbarung ab.
Wir klären, ob Ihr Microsoft-365-Tarif genügt oder Viva Suite nötig ist, weisen Lizenzen zu und schulen Administratoren und Ersteller von Inhalten.
Was Sie mit Ihrem aktuellen Microsoft-365-Tarif erhalten und wofür eine Viva-Suite-Lizenz nötig ist.
| In Microsoft 365 enthalten | Viva Suite | Für wen geeignet | |
|---|---|---|---|
Viva Connections | Portal in Teams, Neuigkeiten, Links | zusätzliche Dashboard-Karten und Analysen | alle Unternehmen, besonders mit Beschäftigten ohne festen Computer |
Viva Engage | Communities, Fragen und Antworten | Kampagnen der Unternehmensleitung, erweiterte Analysen | Unternehmen ab einigen Dutzend Mitarbeitenden in mehreren Abteilungen |
Viva Insights | persönliche Einblicke in Teams und Outlook | Analysen für Führungskräfte und auf Organisationsebene | Büroteams mit vielen Besprechungen |
Viva Learning | Microsoft Learn, kostenlose Inhalte von LinkedIn Learning, SharePoint-Unterlagen | Anbindung von Lernsystemen, Zuweisung von Pflichtkursen | Unternehmen mit Pflichtschulungen und Onboarding neuer Mitarbeitender |
Viva Glint und Viva Pulse | nicht enthalten | Mitarbeiter- und Team-Umfragen | Personalabteilungen, die die Stimmung der Mitarbeitenden messen |
Viva Amplify | nicht enthalten | Kampagnen erstellen und Reichweitenberichte | Unternehmensleitung und interne Kommunikation |
In der Regel innerhalb von 2–4 Wochen, beginnend mit einer Pilotgruppe.
Wir treffen uns mit Geschäftsführung und Personalabteilung und klären die Ziele. Wir prüfen den Microsoft-365-Tenant: Lizenzen, Teams, SharePoint-Websites und Gruppen. Sie erhalten ein Angebot mit den konkreten Apps und dem, was sie verändern.
Wir bauen das Portal, die Communities oder den Lernbereich und öffnen sie für eine Abteilung. Wir füllen sie mit echten Neuigkeiten und Unterlagen, sammeln Feedback und passen Struktur und Berechtigungen an.
Wir aktivieren die Apps für das ganze Unternehmen, stellen sie den Mitarbeitenden vor und schulen Ersteller von Inhalten und Administratoren. Die erste Umfrage oder Kampagne starten wir gemeinsam, damit das Team sieht, wie es funktioniert.
Wir verfolgen die Änderungen von Microsoft an den Viva-Apps, verwalten Berechtigungen und Lizenzen und helfen beim Anlegen neuer Communities oder Kurse. Nach Vereinbarung ist dies Teil der Microsoft-365-Administration.
Berechtigungen, Gruppen, Lizenzen und Sicherheitsrichtlinien – alles, wovon Viva abhängt – pflegen wir als laufende Microsoft-365-Administration.
Nein. Viva Connections, die Communities in Viva Engage, persönliche Einblicke in Viva Insights und das grundlegende Viva Learning sind in den Microsoft-365-Business-Tarifen enthalten. Viva Suite ist für Umfragen (Glint, Pulse), Amplify-Kampagnen und Analysen für Führungskräfte nötig. Oft beginnen wir mit dem, was Sie bereits haben, und kaufen die Suite erst, wenn sie wirklich gebraucht wird.
Microsoft hat diese beiden Apps eingestellt: Viva Topics im Februar 2025 und Viva Goals Ende 2025. Wir bieten sie nicht mehr an. Die Wissenssuche läuft jetzt über Microsoft 365 Copilot und SharePoint, die Zielverfolgung über Planner oder andere Werkzeuge.
Persönliche Einblicke sieht nur der jeweilige Mitarbeitende, Führungskräfte öffnen sie nicht. Berichte für Führungskräfte und auf Organisationsebene zeigen nur aggregierte Daten für Gruppen ab einer festgelegten Mindestgröße. Bevor wir sie aktivieren, stimmen wir die Einstellungen mit der Personalabteilung und, falls nötig, mit dem Betriebsrat ab.
Viva Connections basiert auf einer SharePoint-Startseite (Home Site), Sie müssen aber vorher keine haben. Gibt es kein Intranet, legen wir eine einfache Home Site mit Neuigkeiten und Links an – das genügt für ein Portal in Teams.
Viva Connections mit Neuigkeiten und Links dauert etwa eine Woche. Für die Communities in Viva Engage und für Viva Learning kommt jeweils eine weitere Woche hinzu. Bei Umfragen hängt die Dauer davon ab, wie schnell der Fragebogen mit der Personalabteilung abgestimmt ist. Die gesamte Suite starten wir in der Regel innerhalb von 2–4 Wochen.
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