Jede Materiallieferung kommt mit Rechnung, Lieferschein und Konformitätserklärung, die Bestellung liegt in Business Central, SAP Business One oder weclapp, und bei einem Audit zeigt sich, dass das Zertifikat im SharePoint-Ordner der falschen Charge zugeordnet ist. Die Lösung erkennt die Dokumente, prüft sie gegen die ERP-Bestellung und die Gültigkeit der Zertifikate, und nur freigegebene Buchungen gelangen in die Buchhaltung.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Für einen Fertigungsbetrieb gehören zu einer Materiallieferung nicht nur Rechnung und Lieferschein, sondern auch Konformitätsnachweise: eine CE-Erklärung, ein Werkstoffzeugnis nach EN-Norm, der Prüfbericht des Herstellers. Der Einkauf erhält sie per E-Mail oder mit der Lieferung und legt sie in einem SharePoint-Ordner je Lieferant ab, die Bestellung liegt in Business Central, SAP Business One oder weclapp, und die Buchhaltung erfasst die Rechnung separat im selben ERP, ohne sie mit dem Zertifikat zu verknüpfen. Fragt ein Kunde oder Auditor, aus welcher Charge ein Produkt gefertigt wurde und ob das Zertifikat gültig war, beginnt die Suche durch die Ordner. Häufiger fällt ein veraltetes oder fehlendes Zertifikat erst auf, nachdem das Material schon verarbeitet wurde.
Wir führen eine Dokumentenerkennung mit Anbindung an Business Central, SAP Business One oder weclapp ein. Rechnungen, Lieferscheine und Konformitätsnachweise aus dem Postfach oder vom Scanner laufen in einen einzigen Ablauf. Die Erkennung liest aus Rechnungen Positionen, Mengen und Preise aus und aus Erklärungen und Zertifikaten die Werkstoffbezeichnung, die Norm, die Chargen- oder Schmelzennummer, das Ausstellungsdatum und die Gültigkeit. Danach prüft die Lösung drei Dinge: ob Rechnung und Lieferschein zur Bestellung im ERP passen, ob jede Bestellposition, für die nach Ihren Regeln ein Zertifikat nötig ist, eines hat, und ob das Zertifikat genau dieser Charge zugeordnet und gültig ist. Fehlende, veraltete oder nicht passende Dokumente werden dem Einkauf mit der konkreten Zeile gemeldet, sodass beim Lieferanten nachgefragt werden kann, bevor das Material in die Produktion geht. Abgeglichene Dokumente werden als Eingangsrechnung im ERP mit dem Status „Freigabe ausstehend“ und mit den Zertifikaten, die in der SharePoint-Bibliothek der Charge zugeordnet sind, vorbereitet, und ein Buchhalter gibt sie frei. Ohne Freigabe gelangt nichts in die Buchhaltung. Die Dokumente werden in der Cloud von MDP CLOUD in Litauen (EU) oder in Ihrem Microsoft-365-Tenant verarbeitet, und der Dokumentensatz jeder Charge ist für Auditzwecke in einem Protokoll sichtbar.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Der Flow überwacht die Postfächer für Einkauf und Rechnungen sowie den Scannerordner. Jedes Dokument wird nach Typ erkannt (Rechnung, Lieferschein, Erklärung, Zertifikat) und dem Lieferanten und der Bestellung in Business Central, SAP Business One oder weclapp zugeordnet.
Die Erkennung liest Rechnungspositionen und Zertifikatsdaten aus. Die Lösung gleicht die Positionen mit der Bestellung im ERP ab, prüft, ob Positionen, für die nach Ihren Regeln ein Zertifikat nötig ist, eines haben, das dieser Charge zugeordnet und noch gültig ist, und erfasst die Chargennummer zum Artikel.
Abgeglichene Dokumente werden als Eingangsrechnung in Business Central, SAP Business One oder weclapp mit dem Status „Freigabe ausstehend“ und einem Link auf die Zertifikate im SharePoint-Chargenordner vorbereitet. Der Buchhalter prüft, korrigiert bei Bedarf und gibt frei. Nur freigegebene Buchungen gelangen in die Buchhaltung.
Fehlende, veraltete oder falsch zugeordnete Dokumente landen in der Liste des Einkaufs in Teams oder per E-Mail, mit der ERP-Bestellzeile und dem Lieferanten für die Nachfrage. Wir pflegen die Erkennung für neue Lieferanten und Zertifikatsformate.
Erkennung von Rechnungen, Lieferscheinen, CE-Erklärungen und Werkstoffzeugnissen aus Postfach und Scanner, auf Ihre Lieferanten abgestimmt, mit Verknüpfung über die ERP-Bestellung.
Eine mit Einkauf und Qualitätssicherung abgestimmte Tabelle: Welche Materialien welche Dokumente brauchen, wie die Gültigkeit geprüft wird und wie Chargen im ERP zugeordnet werden.
Vorbereitete Eingangsrechnungen in Business Central, SAP Business One oder weclapp mit verknüpften Zertifikaten, ein Freigabeschritt für den Buchhalter und eine Lückenliste für den Einkauf.
Der Dokumentensatz jeder Charge in SharePoint mit Rückverfolgbarkeit zur ERP-Buchung für Audits und Kundenanfragen und unsere Betreuung bei neuen Formaten.
Dokumentenerkennung + eine Einkaufsanbindung an Business Central, SAP Business One oder weclapp über eine API oder Importdateien und eine Zertifikatsbibliothek in SharePoint. Die Art der Anbindung für Ihre ERP-Version legen wir nach einer Prüfung fest. Einzelheiten und Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Business Central und SAP Business One binden wir über deren APIs an, weclapp je nach Version über die API oder einen Import. Wir lesen Bestellungen und legen Rechnungsbuchungen nur mit dem Status „Freigabe ausstehend“ an. Die Art der Anbindung legen wir nach einer Prüfung fest, und wir behaupten keine offizielle Partnerschaft mit diesen Herstellern.
Nein, es prüft Dokumente, nicht das Material: ob das Zertifikat vorhanden und gültig ist, die richtige Norm nennt und im ERP dieser Charge zugeordnet ist. Die tatsächliche Konformität und die Wareneingangsprüfung führt Ihre Qualitätssicherung nach ihren eigenen Verfahren durch.
Ja, oft beginnen wir mit dem Abgleich von Rechnungen und Lieferscheinen mit der Bestellung in Business Central oder SAP Business One und ergänzen in einer zweiten Stufe die Prüfung der Konformitätsnachweise und die Chargenbibliothek in SharePoint, sobald die Zertifikatsregeln mit Ihrer Qualitätssicherung abgestimmt sind.
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Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
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