WERBAS oder Loco-Soft enthält alles: letzte Hauptuntersuchung, Versicherungsdatum, Reifensaison und Kilometerstand, aber niemand hat Zeit, die Kunden zu erinnern. Die Lösung erstellt jede Woche persönliche Erinnerungen per SMS, E-Mail oder Messenger mit Terminvorschlag und Buchungslink, und der Serviceberater gibt die Liste vor dem Versand frei.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Der größte Teil des Umsatzes einer Kfz-Werkstatt sind wiederkehrende Arbeiten: die Hauptuntersuchung (HU), Ölwechsel nach Kilometerstand, der Reifenwechsel im Frühjahr und Herbst und die Verlängerung der Versicherung, die der Kunde oft mit der Werkstatt verbindet. Alle diese Termine stehen bereits in Ihrer Datenbank in WERBAS oder Loco-Soft: der Kilometerstand beim letzten Besuch, das eingetragene HU-Datum, der eingelagerte Reifensatz. Erinnerungen gehen aber nur raus, wenn der Serviceberater eine freie Stunde hat, und das kommt selten vor. Die Folge: In der Reifensaison rufen in derselben Woche alle an, im restlichen Jahr sind die Hebebühnen halb leer, und manche Kunden lassen die HU dort machen, wo sie zuerst erinnert wurden.
Die Lösung besteht aus Copilot Studio und Power Automate und läuft in Ihrem Microsoft-365-Tenant. Jede Woche holt ein Power-Automate-Ablauf aus einem Export oder einer Schnittstelle von WERBAS oder Loco-Soft die Kunden, deren Termin näher rückt: die Hauptuntersuchung nach dem Datum der letzten HU (fehlt das Datum in der Datenbank, bestätigen wir die Fälligkeit anhand der Zulassungsbescheinigung Teil I), Öl nach Kilometerstand und durchschnittlicher Fahrleistung, Reifen nach Saison und danach, ob Sie die Reifen des Kunden einlagern, und die Versicherung nach dem erfassten Datum. Für jeden Kunden erstellt ein Copilot-Studio-Agent in Ihrem Ton eine persönliche Erinnerung mit dem konkreten Fahrzeug, zwei oder drei Terminvorschlägen aus dem Bookings-Kalender und einem Buchungslink. Der Serviceberater erhält die Wochenliste: was an wen und über welchen Kanal gesendet wird, entfernt Kunden, die bereits gebucht haben oder nicht kontaktiert werden möchten, und gibt frei. Erst dann gehen die Erinnerungen per SMS, E-Mail oder Messenger raus, wenn der Kunde dort mit der Werkstatt schreibt. Eine Antwort des Kunden, zum Beispiel „Donnerstag passt“, geht an den Terminassistenten oder an den Serviceberater, der den Besuch einträgt, und im Kundensatz der Werkstattsoftware erscheint ein Vermerk über die gesendete Erinnerung. Wir binden WERBAS und Loco-Soft je nach Version über deren Schnittstellen oder Exporte an; die Methode legen wir nach einer Prüfung fest. Die Daten verlassen Ihre Umgebung nicht, die Werbeeinwilligung der Kunden wird geprüft, bevor sie in die Liste kommen, und wir pflegen die Abläufe zusammen mit Ihrer Microsoft-365-Administration.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Jede Woche durchsucht der Ablauf die Daten aus WERBAS oder Loco-Soft per Export oder Schnittstelle und wählt Kunden aus, bei denen in den nächsten Wochen die HU, ein kilometerabhängiger Ölwechsel, die Reifensaison oder das Ende der Versicherung ansteht. Ein fehlendes HU-Datum wird anhand der Zulassungsbescheinigung Teil I bestätigt. Die Einwilligung zum Empfang von Nachrichten wird geprüft.
Für jeden Kunden schreibt der Agent in Ihrem Ton eine kurze Erinnerung: welches Fahrzeug, was ansteht, warum man nicht warten sollte, und zwei oder drei freie Termine aus dem Bookings-Kalender mit einem Buchungslink für die Buchung mit einem Klick. Der Kanal wird aus dem Kundensatz gewählt: SMS, E-Mail oder Messenger.
Der Serviceberater sieht eine Tabelle mit Kunden, Kanal und Text, entfernt Kunden, die bereits gebucht haben oder nicht kontaktiert werden möchten, bearbeitet bei Bedarf den Text und gibt frei. Erinnerungen werden von Ihrem eigenen Absender versendet, und im Kundensatz in WERBAS oder Loco-Soft wird ein Vermerk über die gesendete Erinnerung eingetragen.
Die Antwort eines Kunden im Messenger oder per SMS geht an den Terminassistenten oder den Serviceberater, und ein Widerspruch wird in der Datenbank der Werkstattsoftware vermerkt, damit der Kunde nicht erneut kontaktiert wird. Wir verfolgen, wie viele Erinnerungen zu Besuchen führen, und verbessern Texte und Sendezeiten gemeinsam mit Ihnen.
Ein wöchentlicher Ablauf aus einem Export oder einer Schnittstelle von WERBAS oder Loco-Soft mit Fristenregeln, Prüfung der HU-Fälligkeit anhand der Zulassungsbescheinigung, Einwilligungsprüfung und Ausschlussliste.
Texte für HU, Öl, Reifen und Versicherung per SMS, E-Mail und Messenger, die der Serviceberater ohne Entwickler bearbeiten kann.
Die Wochenliste in Teams oder SharePoint, in der jede Erinnerung mit einem Klick freigegeben oder gestrichen wird.
Wer wann über welchen Kanal eine Erinnerung erhalten hat, Vermerke in den Datensätzen in WERBAS oder Loco-Soft, wie viele Erinnerungen zu Buchungen geführt haben, und unsere Betreuung nach der Einführung.
Copilot Studio + Power Automate aus Daten von WERBAS oder Loco-Soft über eine Schnittstelle, API oder einen Export, je nach Version, mit Prüfung der HU-Fälligkeit anhand der Zulassungsbescheinigung und Versand per SMS, E-Mail oder Messenger. Die Plattform wählen wir nach der Aufgabe und danach, wo Ihre Daten liegen dürfen. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Eine Serviceerinnerung an einen Bestandskunden gilt in der Regel als berechtigt, der Ablauf prüft aber trotzdem die in Ihrer Datenbank in WERBAS oder Loco-Soft erfassten Einwilligungen und Widersprüche, und jede Nachricht bietet die Möglichkeit zum Widerspruch. Die Rechtsgrundlage bestätigen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Ja. Wir lesen die Daten aus WERBAS und Loco-Soft je nach Version über deren Schnittstellen oder einen Export, bei anderer Werkstattsoftware über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Fluss; die Art der Anbindung legen wir nach einer Prüfung fest. Die vorgeschlagenen Termine kommen aus dem Microsoft-Bookings-Kalender, und wenn Sie den Kalender in der Werkstattsoftware führen, übernehmen wir die Zeiten von dort oder bieten nur einen Buchungslink an.
Dann werden diese Erinnerungen für den Kunden einfach nicht erzeugt, und der Serviceberater sieht eine Liste der fehlenden Daten. Die Gültigkeit der HU lässt sich anhand der Zulassungsbescheinigung Teil I bestätigen, der Kilometerstand füllt sich meist aus den Werkstattaufträgen, und das Versicherungsdatum wird bei einem Besuch erfasst, indem man den Kunden fragt.
Ein Versichererformular, eine Audatex-Kalkulation, eine Herstellergarantie, Fotos, Teilerechnungen und die VIN: Jeder Fall bedeutet eine Stunde…
Ein Kunde schickt ein Foto mit der Frage „Was kostet das?“, und der Techniker blättert eine halbe Stunde per VIN durch TecDoc und Lieferantenkataloge.
Kunden rufen in der Mittagspause an, schreiben abends im Messenger und hinterlassen Sprachnachrichten, wenn der Serviceberater am Tresen…
Notizen des Mechanikers auf einem Zettel, Vermutungen des Serviceberaters und eine Rechnung, die abends aus dem Gedächtnis geschrieben wird.
Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
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