Fahrer schicken Fotos von CMR-Frachtbriefen und Zollanmeldungen über WhatsApp oder Teams, und die Logistik prüft sie per Auge und ordnet sie der Tour in CarLo von Hand zu. Die KI erkennt das Dokument, gleicht es mit der Tour in CarLo und den Telematikdaten von Teltonika ab, meldet Abweichungen an die Logistik und ordnet einwandfreie Dokumente zu.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Eine Tour endet nicht, wenn die Ladung abgeladen ist, sondern wenn die Papiere wieder im Büro sind. Der Fahrer fotografiert den unterschriebenen CMR-Frachtbrief, den Lieferschein oder die T1-Anmeldung und sendet sie über WhatsApp, Teams oder E-Mail. Die Fotos sind schief, ein Teil des Stempels ist abgeschnitten, und am selben Tag kommen Dutzende an. Die Logistik muss herausfinden, zu welcher Tour in CarLo das Dokument gehört, prüfen, ob Empfänger, Gewicht und Datum zum Auftrag passen und Unterschrift und Stempel des Empfängers vorhanden sind, und erst dann ordnet sie es der Tour zu. Bis das erledigt ist, wird die Rechnung in SAP Business One nicht gestellt, und wenn eine Abweichung erst eine Woche später auffällt, hat der Streit mit dem Kunden schon begonnen.
Die Lösung nimmt Fotos aus vereinbarten Kanälen entgegen, aus Teams, E-Mail oder der Fahrer-App, und erkennt jedes Dokument: Sie bestimmt die Art und liest Absender, Empfänger, Warenbeschreibung, Gewicht, Daten sowie die Felder für Unterschrift und Stempel. Anhand von Auftragsnummer, Kennzeichen oder Datum wird das Dokument einer Tour in CarLo zugeordnet, und Entladedatum und -ort werden zusätzlich mit einem Teltonika-Telematikeintrag abgeglichen, sofern vorhanden. Stimmt alles überein, wird das Dokument der Tour in CarLo zugeordnet und die Tour als bereit zur Abrechnung markiert; die Rechnung stellt die Buchhaltung in SAP Business One wie gewohnt. Weichen Gewicht, Empfänger oder Datum ab oder fehlt eine Unterschrift, erhält die Logistik in Teams eine Nachricht mit der konkreten Abweichung und entscheidet, was zu tun ist. Den Text in den Fotos erkennen wir mit Azure AI Document Intelligence in einer EU-Region oder mit privater KI in unserer GPU-Cloud in Litauen (EU), Claude gleicht die Felder über Amazon Bedrock in einer EU-Region ab, und CarLo binden wir je nach Version über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Ablauf an. Die Originaldokumente bleiben in Ihrem CarLo und in SharePoint und werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Der Fahrer fotografiert das unterschriebene Dokument und sendet es über Teams, E-Mail oder die Fahrer-App, so wie er es gewohnt ist. Die Lösung nimmt das Foto entgegen, richtet es gerade aus, erkennt die Dokumentart und bestimmt anhand von Auftragsnummer oder Kennzeichen, zu welcher Tour in CarLo es gehört.
Aus dem Dokument werden Absender, Empfänger, Ladung, Gewicht, Daten sowie die Felder für Unterschrift und Stempel gelesen. Jedes Feld wird mit den Auftragsdaten in CarLo abgeglichen, Entladedatum und -ort mit einem Teltonika-Telematikeintrag. Abweichungen werden als wesentlich (Empfänger, Gewicht, fehlende Unterschrift) oder formal eingestuft.
Gibt es keine Abweichungen, wird das Dokument mit den erkannten Feldern der Tour in CarLo zugeordnet und die Tour als bereit zur Abrechnung markiert. Die Logistik sieht eine Liste der Touren, die heute bereit geworden sind, und die Buchhaltung stellt die Rechnung in SAP Business One wie gewohnt.
Weichen Gewicht, Empfänger oder Datum ab oder fehlt ein Stempel, erhält die Logistik in Teams eine Nachricht mit einem Bild des Dokuments und der markierten Abweichung. Sie kontaktiert den Fahrer oder Kunden und vermerkt, ob die Abweichung akzeptabel ist. Wir beobachten die Erkennungsqualität und passen Vorlagen für neue Dokumentarten an.
Anbindung der vereinbarten Kanäle (Teams, E-Mail, Fahrer-App) in Ihrem Microsoft-365-Tenant, damit Fahrer ihre Gewohnheiten nicht ändern müssen.
Anbindung an CarLo je nach Version über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Ablauf und ein vereinbartes Regelwerk: welche Felder mit der Tour übereinstimmen müssen, welche abweichen dürfen und was als blockierende Abweichung gilt.
Ein Fenster in Teams mit allen Abweichungen des Tages, dem Bild des Dokuments, den Tourdaten aus CarLo und dem Telematikeintrag nebeneinander, mit der Möglichkeit, eine Entscheidung zu vermerken.
Jedes erkannte Dokument wird mit einem Konfidenzwert und der Entscheidung des Disponenten in einem Protokoll abgelegt, und wir prüfen regelmäßig Fehler und passen die Erkennung an neue CMR- und Anmeldungsvorlagen an.
Dokumentenerkennung (OCR + LLM) + CarLo-Anbindung + Teams-Kanal für Fahrer. Die Art der Anbindung an CarLo wählen wir nach der Prüfung Ihrer Version. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Die meisten Smartphone-Fotos werden problemlos erkannt, auch schiefe oder im Schatten. Ist ein Teil des Textes unleserlich, rät die Lösung nicht: Sie markiert das Feld als ungelesen, und die Logistik sieht das Original in Teams. Der Fahrer kann automatisch gebeten werden, das Foto erneut aufzunehmen.
Ja. CarLo binden wir je nach Version über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Ablauf an, und Teltonika-Telematikdaten übernehmen wir über deren API, wenn Sie Zugriff haben. Die Art der Anbindung wählen wir nach einer Prüfung zu Beginn der Einführung; Telematik ist nicht erforderlich, und ohne sie erfolgt der Abgleich nur mit den Auftragsdaten in CarLo.
Ja, und so gehen wir meistens vor. Die erste Stufe sind CMR-Frachtbriefe und Lieferscheine, weil es davon am meisten gibt und sie den Weg für die Rechnung in SAP Business One freigeben. Zollanmeldungen, Fährtickets oder Wiegescheine kommen später als neue Dokumentarten mit eigenen Abgleichsregeln hinzu.
Fahrer rufen den Disponenten mit denselben Fragen an: wie ein CMR-Frachtbrief auszufüllen ist, was nach einem Unfall zu tun ist, wann geladen wird.
Aufträge kommen in Outlook mit PDF, von der Börse Trans.eu und von Transporeon, und der Disponent tippt sie von Hand in CarLo ein.
Eine Anfrage aus Outlook, Trans.eu oder TimoCom wartet, während der Vertriebsmitarbeiter die Entfernung berechnet, eine ähnliche Tour in CarLo…
DKV- und Eurowag-Abrechnungen sowie Maut-, Fähr- und Subunternehmerrechnungen kommen aus Outlook und Portalen, und die Buchhaltung tippt sie…
Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
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