Kunden rufen in der Mittagspause an, schreiben abends im Messenger und hinterlassen Sprachnachrichten, wenn der Serviceberater am Tresen beschäftigt ist. Der Assistent nimmt die Anfrage auf, bestätigt Fahrzeug und Problem, bietet einen freien Termin aus dem Werkstattkalender an und bucht ihn, und der Kundensatz in WERBAS oder Loco-Soft wird mit einer Beschreibung aktualisiert. Komplexe Fälle gehen an den Techniker.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
In einer Kfz-Werkstatt kümmert sich meist ein Serviceberater um die Termine, der gleichzeitig Fahrzeuge annimmt, in WERBAS oder Loco-Soft Rechnungen schreibt und ans Telefon geht. Anrufe in der Mittagspause oder während ein anderer Kunde bedient wird, bleiben unbeantwortet, Messenger-Nachrichten werden erst abends gelesen und die Mailbox hört niemand ab. Ein Kunde, der keine Antwort bekommt, bucht woanders. Dazu fehlt einem telefonisch vereinbarten Termin oft das Wesentliche: das genaue Modell, der Motor, der Kilometerstand und eine klare Beschreibung des Problems, sodass der Techniker morgens Zeit und Teile nicht planen kann und der Serviceberater dieselben Daten noch einmal in die Werkstattsoftware tippt.
Der Assistent basiert auf der Plattform Copilot Studio und arbeitet auf Ihrer Website, in Ihrem Messenger-Konto, bei Nachrichten im Google Business Profile und auf der Mailbox: Eine telefonisch hinterlassene Nachricht wird transkribiert und wie eine Textanfrage behandelt. Im Gespräch fragt er nach dem Kennzeichen, findet das Fahrzeug und frühere Besuche im Kundensatz in WERBAS oder Loco-Soft (bei einem Neukunden bestätigt er Marke, Modell und Baujahr), beschreibt das Problem knapp in den Worten des Kunden und bietet einen freien Termin aus dem Microsoft-Bookings-Kalender an, passend zu Art und Dauer der Arbeit, die Sie festlegen (zum Beispiel dauert ein Ölwechsel eine Stunde und eine Diagnose zwei). Sobald der Kunde bestätigt, wird die Buchung in Bookings eingetragen, und der Kundensatz in WERBAS oder Loco-Soft erhält eine Besuchsnotiz mit der Problembeschreibung und dem Kanal, über den die Anfrage kam. Der Serviceberater sieht die Buchung im gewohnten Kalender neben den telefonisch vereinbarten. Preisfragen, Garantiefälle oder unklare Fehler beantwortet der Assistent nicht: Er gibt dem Techniker eine Zusammenfassung mit den Fahrzeugdaten und der Beschreibung des Kunden und sagt dem Kunden, dass der Techniker zurückruft. Wir binden WERBAS und Loco-Soft je nach Version über eine API an und andere Werkstattsoftware über eine API oder einen Export; die Methode legen wir nach einer Prüfung fest. Der Assistent und der Kalender laufen in Ihrem Microsoft-365-Tenant, und die Gesprächsdaten bleiben in Ihrer Umgebung. Wenn Sie noch kein Microsoft 365 haben oder eine Migration zu Microsoft 365 brauchen, erledigen wir das vor der Einführung des Assistenten.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Der Kunde schreibt im Chatfenster der Website, im Messenger oder im Google Business Profile oder hinterlässt eine Sprachnachricht, die transkribiert wird. Der Assistent erkennt, ob es um eine Buchung, eine Statusfrage oder eine Preisanfrage geht, und startet den passenden Gesprächsablauf.
Der Assistent fragt nach dem Kennzeichen und findet damit das Fahrzeug und frühere Besuche im Datensatz in WERBAS oder Loco-Soft; bei einem Neukunden stellt er nur die fehlenden Fragen: Modell, Baujahr, was dem Kunden aufgefallen ist. Aus der Beschreibung wählt er die Arbeitsart aus Ihrer Liste und die dafür festgelegte Dauer, sodass der Kalender genau so viel Zeit reserviert, wie nötig ist.
Aus dem Bookings-Kalender werden die nächsten freien Termine angeboten, abhängig von der Verfügbarkeit der Hebebühne oder des Technikers. Wählt der Kunde einen aus, wird die Buchung in Bookings eingetragen, der Kunde erhält eine Bestätigung, und der Kundensatz in WERBAS oder Loco-Soft bekommt eine Besuchsnotiz mit Problembeschreibung und Kanal. Der Serviceberater sieht den Eintrag mit allen Details im Kalender.
Preisfragen, Garantiefälle oder ein unklarer Fehler gehen mit einer Zusammenfassung und einem Link zum Datensatz in WERBAS oder Loco-Soft an den Techniker, und der Kunde erfährt, dass er einen Anruf erwarten kann. Jeden Monat prüfen wir die Gespräche, die der Assistent nicht abschließen konnte, und verbessern die Abläufe und die Leistungsliste.
Gesprächsabläufe für Buchungen, Statusfragen und die Übergabe an den Techniker, angepasst an die Leistungen und den Ton Ihrer Werkstatt, mit angebundenem Messenger und Google Business Profile.
Ein aufgeräumter Bookings-Kalender mit Arbeitsarten, Dauern, Hebebühnen oder Technikern und eine Anbindung an die Kundensätze in WERBAS oder Loco-Soft über eine API oder einen Export.
Nachrichten verpasster Anrufe werden in Text umgewandelt und wie Anfragen behandelt, und der Serviceberater erhält eine Zusammenfassung mit der Nummer des Kunden und dem Fahrzeug aus der Werkstattsoftware.
Ein Protokoll aller Buchungen und Übergaben, eine monatliche Auswertung dessen, was Kunden im Messenger und auf der Website am häufigsten fragen, und unsere Betreuung mit Reaktion ab 30 Minuten.
Ein Copilot-Studio-Agent + Bookings-Kalender, Nachrichten aus Messenger und Google Business Profile, Kundensätze in WERBAS oder Loco-Soft über eine API oder einen Export, je nach Version. Die Plattform wählen wir nach der Aufgabe und danach, wo Ihre Daten liegen dürfen. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Er kann nur die Standardpreise nennen, die Sie in die Liste eingetragen haben, zum Beispiel für einen Ölwechsel oder die Reifenmontage. Alle anderen Preisfragen, vor allem zu Reparaturen, gibt er an den Techniker weiter, weil der Preis von einer Untersuchung abhängt.
Ja. Den Kundensatz und die Besuchsnotiz schreiben wir je nach Version über die Schnittstelle von WERBAS oder Loco-Soft. Andere Werkstattsoftware binden wir über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Fluss an. Die Art der Anbindung legen wir nach einer Prüfung fest, und wenn es keine Schnittstelle gibt, arbeitet der Assistent mit dem Bookings-Kalender und der Serviceberater übernimmt die Notiz von Hand.
Der erste Kanal, meist Website und Messenger, mit einem Bookings-Kalender dauert 2–4 Wochen. Von Ihnen brauchen wir einen Microsoft-365-Tenant, eine Leistungsliste mit Dauern, Zugriff auf die Kundensätze in WERBAS oder Loco-Soft und Antworten auf die Fragen, die Kunden am häufigsten stellen.
Notizen des Mechanikers auf einem Zettel, Vermutungen des Serviceberaters und eine Rechnung, die abends aus dem Gedächtnis geschrieben wird.
WERBAS oder Loco-Soft enthält alles: letzte Hauptuntersuchung, Versicherungsdatum, Reifensaison und Kilometerstand, aber niemand hat Zeit, die…
Ein Versichererformular, eine Audatex-Kalkulation, eine Herstellergarantie, Fotos, Teilerechnungen und die VIN: Jeder Fall bedeutet eine Stunde…
Ein Kunde schickt ein Foto mit der Frage „Was kostet das?“, und der Techniker blättert eine halbe Stunde per VIN durch TecDoc und Lieferantenkataloge.
Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
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