Mandanten schicken Rechnungen als Handyfotos, Lieferanten-PDFs und weitergeleitete E-Mails, und der Sachbearbeiter erfasst sie von Hand. KI liest die Angaben, ordnet Aufwandskonto und Umsatzsteuersatz zu, prüft die Rechnung gegen E-Rechnungs-Daten und bereitet in DATEV, Sage 100 oder sevdesk einen nicht freigegebenen Buchungsvorschlag vor. Der Sachbearbeiter gibt frei.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
In einer Kanzlei mit Dutzenden Mandanten kommen Eingangsrechnungen auf jedem denkbaren Weg an: Die Bürokraft des Mandanten leitet eine Lieferanten-E-Mail mit PDF weiter, der Geschäftsführer schickt das Foto eines Belegs vom Handy, und manche Rechnungen landen in einem gemeinsamen Kanzlei-Postfach in Outlook, ohne dass klar ist, zu welchem Mandanten sie gehören. Der Sachbearbeiter öffnet DATEV, wenn der Mandant dort geführt wird, andernfalls Sage 100 oder sevdesk, erfasst Lieferant, Nummer, Datum, Nettobetrag und Bruttobetrag und wählt dann Steuersatz und Aufwandskonto aus dem Kontenrahmen dieses Mandanten. Danach prüft er, ob die Angaben zur Rechnung passen, und schreibt dem Mandanten, falls nicht. Bei einer Rechnung dauert das Minuten, bei hundert Mandanten im Monat sind es Wochen an Arbeit, und unter Zeitdruck schleichen sich Fehler ein: der falsche Umsatzsteuersatz, Tankkosten als Bewirtung gebucht, dieselbe Rechnung doppelt erfasst.
Die Lösung übernimmt das Erfassen und überlässt die Entscheidung dem Sachbearbeiter. Rechnungen werden aus den Outlook-E-Mails der Mandanten, dem Kanzlei-Postfach und dem SharePoint-Ordner des Mandanten gesammelt; Fotos und gescannte PDFs werden in Text umgewandelt. Das Modell liest Lieferant, Handelsregister- und USt-IdNr., Rechnungsnummer, Daten, Beträge und Steuersatz aus, ordnet anhand des Lieferanten, der Positionsbeschreibung und früherer Buchungen dieses Mandanten ein Aufwandskonto zu, markiert, ob die Vorsteuer abzugsfähig ist, und prüft, ob die Rechnung schon erfasst wurde. Jede Rechnung wird gegen E-Rechnungs-Daten (XRechnung, ZUGFeRD) geprüft: Stimmen die Beträge nicht überein, wird das markiert. Das Ergebnis erscheint in DATEV, Sage 100 oder sevdesk als nicht freigegebener Buchungsvorschlag mit dem angehängten Original, und der Sachbearbeiter gibt ihn frei, korrigiert Konto oder Steuersatz oder lehnt ihn ab. Wir setzen private KI in der GPU-Cloud von MDP CLOUD in Litauen (EU) ein: Mandantenrechnungen verlassen unser Rechenzentrum nicht, die Modelle lernen nicht aus Ihren Daten, und jede Erkennung und jede Entscheidung des Sachbearbeiters wird gemäß DSGVO protokolliert. Wir binden DATEV über eine Schnittstelle oder Importdatei, Sage 100 über Import und sevdesk über eine Schnittstelle an, je nach Version.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Die Lösung überwacht die Outlook-Postfächer der Kanzlei und der Sachbearbeiter sowie die SharePoint-Ordner der Mandanten. Anhand von Absender, Domain und Mandantenliste erkennt sie, zu welchem Mandanten eine Rechnung gehört, und legt unklare Fälle als Rückfrage an den Sachbearbeiter beiseite. Fotos und gescannte PDFs werden in Text umgewandelt, mehrseitige Rechnungen zusammengeführt.
Das Modell liest Lieferant, USt-IdNr., Rechnungsnummer, Daten und Beträge aus, ordnet ein Aufwandskonto aus dem Kontenrahmen dieses Mandanten in DATEV oder sevdesk anhand von Lieferant und Positionsbeschreibung zu und markiert die Abzugsfähigkeit der Vorsteuer. Es lernt wiederkehrende Lieferanten aus früheren Freigaben des Sachbearbeiters und markiert Dubletten sowie ungewöhnliche Beträge.
Die Rechnung wird gegen E-Rechnungs-Daten (XRechnung, ZUGFeRD) geprüft: ob Betrag und Datum übereinstimmen. Danach wird in DATEV, Sage 100 oder sevdesk ein nicht freigegebener Buchungsvorschlag mit angehängtem Original und dem Ergebnis der Prüfung angelegt. Der Sachbearbeiter gibt ihn frei, korrigiert oder lehnt ihn ab, und erst dann wird die Rechnung zur Buchung.
Ist unklar, zu welchem Mandanten eine Rechnung gehört, fehlt eine USt-IdNr. oder stimmen die E-Rechnungs-Daten nicht überein, wird keine Buchung angelegt, und der Sachbearbeiter erhält in Teams eine Rückfrage mit dem Bild der Rechnung. Jeden Monat prüfen wir, wie viele Buchungen die Sachbearbeiter korrigiert haben, und passen die Klassifizierungsregeln je Mandant gemeinsam mit der Kanzleileitung an.
Nicht freigegebene Eingangsbuchungen werden in DATEV über eine Schnittstelle oder Importdatei, in Sage 100 über Import und in sevdesk über eine Schnittstelle angelegt, in allen Systemen, in denen Sie Ihre Mandanten führen, gleichzeitig.
Jede erkannte Rechnung wird automatisch mit E-Rechnungs-Daten (XRechnung, ZUGFeRD) verglichen, und Abweichungen werden an der Buchung markiert.
Das Erkennungsmodell läuft in der GPU-Cloud von MDP CLOUD in Litauen (EU), Mandantenrechnungen werden nicht an externe Anbieter weitergegeben, und die Modelle lernen nicht aus Ihren Daten.
Jede Erkennung, Prüfung und Entscheidung des Sachbearbeiters wird mit Zeit und Benutzer protokolliert. Schulung der Sachbearbeiter und Anpassung der Regeln im ersten Monat gehören zur Einführung.
Private KI in der GPU-Cloud von MDP CLOUD + DATEV, Sage 100, sevdesk. Die Plattform wählen wir nach der Aufgabe und danach, wo Ihre Daten liegen dürfen. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Nein. DATEV, Sage 100 oder sevdesk erhält nur einen nicht freigegebenen Buchungsvorschlag mit angehängtem Original und dem Ergebnis der Prüfung. Der Sachbearbeiter gibt ihn frei, korrigiert Konto oder Steuersatz oder lehnt ihn ab. Nur was ein Mensch freigegeben hat, fließt in die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Steuerauswertungen, und die Voranmeldung gibt der Sachbearbeiter über ELSTER ab.
Aus dem Lieferanten, der Beschreibung der Ware oder Leistung und den früheren Buchungen dieses Mandanten in DATEV oder sevdesk. Im ersten Monat prüfen wir mit der Kanzleileitung, was die KI vorgeschlagen und was die Sachbearbeiter korrigiert haben, und passen die Regeln je Mandant an. Bei einem unbekannten Lieferanten schlägt die KI eine Variante vor und kennzeichnet sie als Vermutung.
Nein, das ist für eine Kanzlei ein normaler Zustand. Jedem Mandanten wird sein System zugeordnet, und die Buchung wird dort angelegt: bei DATEV über eine Schnittstelle oder Importdatei, bei Sage 100 über Import, bei sevdesk über eine Schnittstelle, bei Lexware Office und weclapp über eine Importdatei. Wir haben keine offiziellen Partnerschaften mit diesen Herstellern; wir arbeiten mit deren öffentlichen Schnittstellen und prüfen vor der Einführung, was Ihre Versionen zulassen.
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Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
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