Eine neue Kassenkraft an der JTL-POS-Kasse weiß nicht, ob eine Rückgabe ohne Kassenbon erlaubt ist, welche Aktion heute läuft oder was mit einem nicht abgeholten Paket in einer DHL-Packstation zu tun ist, während die Filialleitung telefonisch aus einem anderen Geschäft antwortet. Der Assistent in Teams antwortet aus Ihren internen Dokumenten, mit Link zur Quelle.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
In einer Filialkette liegen die Regeln an mehreren Orten: die Rückgaberegeln in einem SharePoint-Dokument, die Aktionen in einer wöchentlichen E-Mail, die Bedingungen des Treueprogramms in einer Marketingpräsentation, die Anleitungen zur JTL-POS-Kasse in einem Papierordner und der Ablauf der DHL-Paketübergabe in einem PDF des Paketdienstes. Eine Kassenkraft mit Schlange vor der Kasse hat keine Zeit zum Suchen, also ruft sie die Schichtleitung an oder entscheidet allein. Die Folge: Dieselbe Situation wird in verschiedenen Filialen unterschiedlich gehandhabt, ein Kunde bekommt an der Kasse den falschen Rabatt, eine Rückgabe wird mit dem falschen Beleg in JTL-POS erfasst, und die ersten Wochen einer neuen Mitarbeiterin vergehen unter Aufsicht.
Wir bauen einen Copilot-Studio-Agenten in Ihrem Microsoft-365-Tenant. Er antwortet nur aus freigegebenen Dokumenten in einer SharePoint-Bibliothek: Rückgaberegeln, Aktionsliste, Treueregeln, Anleitungen zur JTL-POS-Kasse, Ablauf der DHL-Paketübergabe und häufige Kundenfragen. Ein Mitarbeiter fragt in Teams auf dem Handy oder am Kassenrechner in Alltagssprache, zum Beispiel wie eine Rückgabe ohne Kassenbon in JTL-POS abgewickelt wird, und der Agent antwortet mit einem Link zum Dokument und zum Abschnitt, aus dem die Antwort stammt. Steht die Antwort nicht in den Dokumenten, sagt der Agent das und verweist auf die Schichtleitung, statt sich etwas auszudenken. Das Marketing pflegt die Aktionsliste in derselben SharePoint-Datei, sodass der Agent am nächsten Morgen nach der neuen Liste antwortet. Der Zugriff wird über Entra ID gesteuert: Jeder Mitarbeiter sieht nur die Dokumente seiner Filialgruppe und Rolle, und alle Fragen und Antworten bleiben in Ihrem Tenant und sind im Protokoll sichtbar.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Gemeinsam mit Ihnen fassen wir die aktuellen Rückgaberegeln, Aktionen, Treueregeln, Anleitungen zur JTL-POS-Kasse und den Ablauf der DHL-Paketübergabe in einer SharePoint-Bibliothek mit klaren Zuständigen zusammen. Veraltete Versionen werden entfernt, damit der Agent nicht aus ihnen antwortet.
Ein Mitarbeiter fragt in Teams, zum Beispiel wie ein Treuerabatt auf einen Aktionsartikel in JTL-POS angewendet wird, und der Copilot-Studio-Agent findet die Antwort nur in der Bibliothek und liefert sie mit Link zu Dokument und Abschnitt. Fehlt die Information, sagt er das und verweist auf die Schichtleitung.
Nur die Zuständigen ändern Aktionen und Regeln in ihren SharePoint-Dokumenten; der Agent legt selbst nichts an und schreibt nichts in JTL-POS. Gruppen in Entra ID bestimmen, welche Dokumente welcher Filialgruppen und Rollen jeder Mitarbeiter sehen kann.
Jede Woche prüfen wir die Fragen, auf die der Agent keine Antwort hatte, und schlagen vor, welches Dokument zu ergänzen ist, zum Beispiel um eine neue Regel zur DHL-Übergabe. Wir betreuen den Agenten, wenn sich Copilot Studio oder die Struktur Ihrer Bibliothek ändert.
Ein Agent in Ihrem Microsoft-365-Tenant, verfügbar in Teams auf dem Handy und am Kassenrechner mit JTL-POS, mit Antworten und Links zur Quelle.
Eine geordnete Dokumentstruktur mit Zuständigen und Versionen: Rückgaben, Aktionen, Treueprogramm, Anleitungen zu JTL-POS, Abläufe für DHL-Pakete, dazu ein Leitfaden zur Pflege.
Gruppen nach Filialgruppe und Rolle, damit jeder Mitarbeiter nur die Dokumente und Antworten sieht, die für ihn bestimmt sind.
Eine kurze Schulung für Schichtleitungen und ein wöchentlicher Bericht zu den häufigsten Fragen und zu Lücken in den Dokumenten.
Copilot-Studio-Agent in Teams mit einer SharePoint-Bibliothek, die Anleitungen zur JTL-POS-Kasse sowie die Abläufe für Retouren, Aktionen und DHL-Pakete enthält. Auf Wunsch binden wir Abfragen des ERP-Bestands mit reinem Lesezugriff an. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Ein Copilot-Studio-Agent wird anders lizenziert als Microsoft 365 Copilot, daher sind nicht für alle Mitarbeitenden vollständige Copilot-Lizenzen nötig. Zu Beginn der Einführung prüfen wir Ihre Lizenzen und schlagen die passendste Variante vor.
In der ersten Stufe antwortet der Agent nur aus SharePoint-Dokumenten. In der zweiten Stufe können wir je nach ERP-Version über eine API oder einen Export Abfragen des ERP-Bestands oder des DHL-Paketstatus mit reinem Lesezugriff anbinden. Die Art der Anbindung wählen wir nach einer Prüfung, und wir behaupten keine offizielle Partnerschaft mit diesen Systemen.
Das Marketing aktualisiert das Aktionsdokument in SharePoint, und der Agent antwortet nach der Indexierung, meist innerhalb weniger Stunden, nach der neuen Version. Für dringende Fälle empfehlen wir zusätzlich eine Ankündigung in einem Teams-Kanal, und die Preise an der Kasse legt in jedem Fall JTL-POS fest.
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Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
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