Eine neue Preisliste oder ein Angebot für jede Kundengruppe bedeutet einen Tag Arbeit in Excel und Word. Aus den Basispreisen in SAP Business One oder weclapp und Ihren Preisregeln erzeugt die Lösung Dokumente aus Ihren Vorlagen mit Daten aus HubSpot oder Pipedrive, und der Vertriebsmitarbeiter prüft, passt an und versendet.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Ein Großhändler ändert Preise häufig: Ein Lieferant hat seinen Preis geändert, eine saisonale Aktion beginnt, es gibt eine neue Mengenrabattstaffel. Bei jeder Änderung exportiert der Vertriebsmitarbeiter Preise aus SAP Business One oder weclapp nach Excel, rechnet sie für jede Kundengruppe neu, kopiert sie in eine Word-Angebotsvorlage, übernimmt Kundendaten aus HubSpot oder Pipedrive und prüft, dass keine Ausnahme vergessen wurde. Bei mehreren Gruppen und Hunderten Kunden dauert das ein bis zwei Tage, und in dieser Zeit erhalten manche Kunden noch die alte Preisliste. Ein Fehler in den Angaben oder ein falscher Rabatt fällt erst auf, wenn der Kunde anruft.
Die Lösung baut auf dem auf, was Sie in Ihrem Microsoft-365-Tenant bereits haben. Die Preisregeln (Kundengruppen, Mengenrabatte, Aktionszeiträume) liegen in einer Excel-Tabelle oder einer SharePoint-Liste, die Ihr Vertriebsleiter pflegt. Ein Power-Automate-Flow, manuell oder nach Zeitplan gestartet, übernimmt die aktuellen Basispreise aus einem Export von SAP Business One oder weclapp, die Kundendaten und den zuständigen Vertriebsmitarbeiter aus HubSpot oder Pipedrive, wendet die Regeln an und erstellt aus Ihrer Word- oder Excel-Vorlage je Gruppe eine Preisliste und je Kunde ein Angebot. Copilot in Word schreibt nach Ihren Vorgaben einen auf die Gruppe zugeschnittenen Begleittext und markiert, was sich gegenüber der vorherigen Preisliste geändert hat. Der Vertriebsmitarbeiter erhält ein Dokumentenpaket zur Prüfung: Er passt an, was nötig ist, und versendet erst dann, und das versendete Angebot wird dem Kundendatensatz in HubSpot oder Pipedrive zugeordnet. An SAP Business One binden wir über einen Berichtsexport oder die Schnittstelle an, an das CRM über eine API; die Methode wählen wir nach einer Prüfung. Copilot arbeitet innerhalb Ihres Microsoft-365-Tenants, die Daten verlassen Ihre Umgebung nicht, und die Berechtigungen auf den Preisdateien bleiben so, wie Sie sie gesetzt haben. Übergeben Sie uns die Microsoft-365-Administration, betreuen wir Lizenzen und Flows gemeinsam.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Der Vertriebsleiter pflegt die Preistabelle in Excel oder einer SharePoint-Liste: welche Gruppe welchen Rabatt erhält und welche Aktionen wann gelten. Die aktuellen Basispreise stammen aus einem Export von SAP Business One oder weclapp, Kundengruppen und Kundendaten aus HubSpot oder Pipedrive, sodass nichts von Hand abgetippt werden muss.
Der Flow wendet die Regeln auf jede Gruppe an, füllt Ihre Word- oder Excel-Vorlage mit Preisen aus SAP Business One und Kundendaten aus dem CRM, und Copilot schreibt den Begleittext und markiert geänderte Positionen. Die Dokumente werden nach Gruppen in einem SharePoint-Ordner abgelegt.
Der Vertriebsmitarbeiter öffnet das Paket, prüft die Angebote, ändert Text oder Preis für Sonderkunden und markiert, welche versendet werden. Die E-Mails gehen mit den Anhängen aus seinem eigenen Outlook hinaus, sodass der Kunde den gewohnten Absender sieht, und das versendete Angebot wird mit Datum dem Kundendatensatz in HubSpot oder Pipedrive zugeordnet.
Ein Kunde ohne zugewiesene Gruppe im CRM, ein Artikel ohne Basispreis in SAP Business One oder zwei widersprüchliche Rabatte stoppen das jeweilige Dokument und landen in der Ausnahmeliste. Wir betreuen den Flow, aktualisieren die Vorlagen und passen ihn an, wenn sich die Preislogik ändert.
Ein strukturierter Satz aus Kundengruppen, Mengenrabatten und Aktionen in einer Excel- oder SharePoint-Liste, verknüpft mit den Kundengruppen in HubSpot oder Pipedrive und gepflegt von Ihrem Vertriebsleiter.
Ein Flow, der Preislisten und Angebote erstellt, mit Daten aus dem CRM, aus einem Preisexport von SAP Business One oder weclapp und Ihren Word- und Excel-Vorlagen.
Fertige Prompts, um den Begleittext in Copilot in Word an eine Gruppe anzupassen, und eine kurze Schulung für das Team.
Eine Zusammenfassung jedes Durchlaufs: was sich geändert hat, wie viele Dokumente erstellt wurden, welche gestoppt wurden, Nachweise versendeter Angebote in HubSpot oder Pipedrive und unsere Betreuung nach der Einführung.
Copilot in Word und Excel + Power-Automate-Vorlagen-Flow, mit Basispreisen aus einem Export von SAP Business One oder weclapp und Kundendaten aus HubSpot oder Pipedrive über API. Die Plattform wählen wir nach Aufgabe und danach, wo Ihre Daten liegen dürfen: Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Nein. Der Flow legt die Dokumente in einem Prüfordner ab, und nur der Vertriebsmitarbeiter versendet sie, aus seinem eigenen Outlook. So behalten Sie die Kontrolle über Preise, die Ihr Geschäftsgeheimnis sind, und können vor dem Versand Ausnahmen berücksichtigen.
Ja. Basispreise holen wir aus SAP Business One über einen Berichtsexport oder die Integrationsschnittstelle und aus weclapp je nach Version über eine API oder einen Export. HubSpot und Pipedrive haben eine API, über die wir Kundengruppen und Kundendaten abrufen und das versendete Angebot an den Datensatz zurückgeben. Die Methode wählen wir nach einer Prüfung in Ihrer Umgebung.
Ja, die Erstellung kann nach Zeitplan laufen, zum Beispiel am ersten Tag jedes Monats oder vor einer Aktion, der Versand bleibt aber bei einem Menschen. Wir empfehlen, nur die Erstellung der Dokumente zu automatisieren und den Vertriebsmitarbeiter in Teams oder Outlook daran zu erinnern, dass sie auf Prüfung warten.
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