DKV- und Eurowag-Abrechnungen sowie Maut-, Fähr- und Subunternehmerrechnungen kommen aus Outlook und Portalen, und die Buchhaltung tippt sie einzeln in SAP Business One ein. Die KI zerlegt jede Rechnung in Positionen, ordnet sie einem Lkw und einer Tour aus CarLo zu und bereitet sie für den Import in SAP Business One vor. Die Buchhaltung gibt den Stapel frei.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Die Buchhaltung eines Transportunternehmens erhält jeden Monat Hunderte Kostenbelege: DKV- und Eurowag-Abrechnungen mit Dutzenden Zeilen je Lkw (Kraftstoff, AdBlue, Maut in mehreren Ländern, Fähren und Tunnel) und Rechnungen von Subunternehmern für einzelne Touren. Sie kommen in Outlook an, als PDF und aus Lieferantenportalen, in denen man sich anmelden und sie herunterladen muss. Die Buchhaltung tippt jeden Beleg in SAP Business One ein und ordnet ihn einem Lkw, einer Tour und einer Kostenart zu. Fehler fallen auf, wenn die Tourkosten in CarLo nicht dem entsprechen, was die Geschäftsleitung erwartet, und jemand suchen muss, wo etwas falsch zugeordnet wurde.
Die Lösung sammelt Rechnungen nach Zeitplan aus vereinbarten Outlook-Postfächern und den Portalen von DKV und Eurowag. Jedes Dokument wird in Positionen zerlegt: Lieferant, Nummer, Datum, Ort, Menge, Betrag, Umsatzsteuer. Anhand von Kennzeichen, Kartennummer, Datum und Ort werden die Positionen einem Lkw und einer Tour aus CarLo zugeordnet und anhand von Lieferant und Positionsart einer Kostenart im Kontenrahmen Ihres SAP Business One. Der vorbereitete Stapel wird der Buchhaltung in einer Tabelle gezeigt: Sie sieht das Dokument, die erkannten Felder und die Zuordnung, korrigiert, was nötig ist, und gibt den ganzen Stapel frei, nicht Rechnung für Rechnung. Der freigegebene Stapel wird in SAP Business One importiert, und die Tourkosten fließen in die Kostenspalte von CarLo zurück. Wir setzen das mit Power-Automate-Abläufen in Ihrem Microsoft-365-Tenant um, nutzen für die Dokumentenerkennung AI Builder oder Azure AI Document Intelligence in einer EU-Region und binden SAP Business One über eine Importdatei oder API sowie CarLo je nach Version über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Ablauf an. Läuft Ihr ERP in unserem ERP-Hosting, ist die Anbindung einfacher, die Lösung funktioniert aber auch mit Sage 100 oder einem anderen Buchhaltungssystem.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Power-Automate-Abläufe holen Rechnungen aus vereinbarten Outlook-Postfächern ab und laden nach Zeitplan Abrechnungen aus den Portalen von DKV und Eurowag sowie von Mautbetreibern herunter. Jedes Dokument wird mit Quelle und Eingangszeit protokolliert, damit nichts verloren geht.
Das Dokument wird in Zeilen zerlegt: Datum, Ort, Menge, Betrag, Umsatzsteuer. Anhand von Kennzeichen oder Kartennummer und Datum wird jede Zeile einem Lkw und einer Tour aus CarLo zugeordnet und anhand von Lieferant und Positionsart einer Kostenart im Kontenrahmen Ihres SAP Business One. Unklare Zuordnungen werden markiert.
Die Buchhaltung sieht den Stapel: jede Rechnung mit ihren erkannten Feldern und der Zuordnung, markierte Zweifelsfälle und die mit dem Beleg abgestimmten Summen. Sie korrigiert, was nötig ist, und gibt frei. Erst nach der Freigabe werden die Daten in SAP Business One importiert und die Tourkosten in CarLo aktualisiert.
Rechnungen eines neuen Lieferanten oder in einem ungewöhnlichen Format gehen in eine gesonderte Liste, in der die Buchhaltung sie von Hand zuordnet, und wir ergänzen eine Vorlage. Jeden Monat prüfen wir das Korrekturprotokoll in SAP Business One und passen die Zuordnungsregeln an, damit weniger Handarbeit bleibt.
Outlook-Postfächer und die Portale von DKV, Eurowag und Mautbetreibern zu einem einzigen Belegfluss mit Protokoll in Ihrem Microsoft-365-Tenant zusammengeführt.
Zuordnungslogik für Lkw, Touren und Kostenarten auf Basis des Kontenrahmens Ihres SAP Business One und der Tourdaten aus CarLo, die die Buchhaltung selbst erweitern kann.
Ein Fenster für die Buchhaltung mit Belegen, erkannten Feldern, der Zuordnung zu einem Lkw und einer Tour aus CarLo und abgestimmten Summen, mit Freigabe für den ganzen Stapel.
Erzeugung der Importdatei nach den Anforderungen von SAP Business One oder Sage 100, Rückführung der Kosten nach CarLo, Begleitung im ersten Monat und Ergänzung von Vorlagen für neue Lieferanten.
Power Automate + Dokumentenerkennung + DKV- und Eurowag-Abrechnungen + Import in SAP Business One + Tourdaten aus CarLo. Die Art der Anbindung an SAP Business One und CarLo wählen wir nach der Prüfung Ihrer Versionen. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Nein. In SAP Business One wird nur ein von der Buchhaltung freigegebener Stapel importiert. Die Buchhaltung sieht jeden Beleg und jede Zuordnung, und Korrekturen werden in einem Protokoll festgehalten. Das spart Zeit bei der Dateneingabe, während die Verantwortung für die Buchung bei einem Menschen bleibt.
Ja. SAP Business One binden wir über eine Importdatei oder API an, Sage 100 über sein Importformat und CarLo je nach Version über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Ablauf. Erkennung und Zuordnung hängen nicht vom Buchhaltungssystem ab; nur das Importformat ändert sich, und die Art der Anbindung wählen wir nach einer Prüfung zu Beginn des Projekts.
DKV- und Eurowag-Abrechnungen werden in Zeilen zerlegt, und jede Zeile wird über Karten- oder Kennzeichennummer einem Lkw und über Datum und Ort einer Tour aus CarLo zugeordnet. Hatte ein Lkw an dem Tag mehrere Touren, wird die Zeile nach einer von Ihnen vereinbarten Regel zugeordnet oder für die Buchhaltung markiert.
Fahrer schicken Fotos von CMR-Frachtbriefen und Zollanmeldungen über WhatsApp oder Teams, und die Logistik prüft sie per Auge und ordnet sie der…
Fahrer rufen den Disponenten mit denselben Fragen an: wie ein CMR-Frachtbrief auszufüllen ist, was nach einem Unfall zu tun ist, wann geladen wird.
Aufträge kommen in Outlook mit PDF, von der Börse Trans.eu und von Transporeon, und der Disponent tippt sie von Hand in CarLo ein.
Eine Anfrage aus Outlook, Trans.eu oder TimoCom wartet, während der Vertriebsmitarbeiter die Entfernung berechnet, eine ähnliche Tour in CarLo…
Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
Antwort innerhalb von 1 Werktag
