Zeiterfassung und Eingangsrechnungen

In einem Dienstleistungsunternehmen beruht die Kundenrechnung auf der Zeiterfassung in Clockify oder Harvest, und die Zeiterfassung beruht auf dem Gedächtnis des Mitarbeitenden. Ein Berater arbeitet an einem Tag für mehrere Kunden, beantwortet E-Mails in Outlook, nimmt an Teams-Terminen teil und schließt Aufgaben in Jira oder Asana, füllt die Erfassung aber am Ende der Woche aus, wenn die Hälfte der kleinen Aufgaben schon vergessen ist. Manche Stunden rutschen in „allgemeine Arbeit“, und die Rechnung an den Kunden fällt kleiner aus als der tatsächliche Aufwand. Gleichzeitig erhält die Buchhaltung Lieferantenrechnungen, die Projekten zugeordnet und in SAP Business One oder sevdesk erfasst werden müssen, damit sich die Projektrentabilität erkennen lässt, und auch das geschieht von Hand, indem herumgefragt wird, für wen die Rechnung ist.

Am Ende jedes Tages prüft die Lösung über Microsoft Graph den Outlook-Kalender, die gesendeten E-Mails und die Teams-Termine des Mitarbeitenden, nimmt die an diesem Tag geschlossenen oder kommentierten Aufgaben aus Jira oder Asana hinzu und erstellt einen Entwurf für die Tageserfassung: welcher Kunde und welches Projekt, wie viel Zeit, eine kurze Beschreibung. Der Mitarbeitende erhält den Entwurf in Teams, korrigiert Dauer oder Zuordnung und gibt ihn in einer Minute frei. Freigegebene Einträge werden über die API unter dem richtigen Projekt in Clockify oder Harvest geschrieben, sammeln sich in einer Projekttabelle und werden zum Monatsende zur Grundlage der Kundenrechnungen, die der Projektleiter prüft und der Buchhalter ausstellt. Parallel werden in Outlook eingehende Lieferantenrechnungen erkannt, nach Lieferant, Projektnummer oder Bestellung einem Projekt und einer Kostenart zugeordnet und für den Import in SAP Business One, sevdesk oder Sage 100 vorbereitet, wo der Buchhalter den Stapel freigibt. Wir bauen das mit Power-Automate-Abläufen in Ihrem Microsoft-365-Tenant, rufen Daten über Microsoft Graph mit minimalen Berechtigungen ab, erkennen Rechnungen mit AI Builder oder Azure AI Document Intelligence in einer EU-Region und binden Clockify, Harvest, Jira und das Buchhaltungssystem über eine API, einen Datei-Export oder einen E-Mail-Ablauf an, je nach Tarif. Kalender und E-Mails des Mitarbeitenden werden nur für den Entwurf verwendet, nicht gespeichert und nirgendwohin kopiert.