Mandanten schicken Rechnungen als Handyfotos und PDFs per Outlook, Kontoauszüge werden von Hand erfasst, und der Monatsabschluss beginnt mit Erinnerungs-E-Mails. KI liest die Belege, prüft sie gegen E-Rechnungs-Daten (XRechnung, ZUGFeRD) und bereitet nicht freigegebene Buchungsvorschläge in DATEV, Sage 100 oder sevdesk vor, und der Sachbearbeiter gibt sie frei. Die Modelle laufen in einer privaten Cloud in Litauen (EU).
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Für eine Kanzlei mit Dutzenden oder Hunderten Mandanten beginnt jeder Monat gleich. Mandantenrechnungen landen in Outlook: Handyfotos, Lieferanten-PDFs, weitergeleitete E-Mails ohne Kommentar. Der Sachbearbeiter öffnet DATEV, Sage 100 oder sevdesk, je nachdem, in welchem System der Mandant geführt wird, erfasst Lieferant, Betrag, Umsatzsteuersatz und Aufwandskonto und prüft dann anhand der E-Rechnungs-Daten (XRechnung, ZUGFeRD), ob die Angaben des Lieferanten stimmig sind. Kontoauszüge werden als SEPA-XML oder CSV heruntergeladen und Zeile für Zeile mit Rechnungen abgeglichen. Nach dem 10. beginnen die Erinnerungen an die Mandanten: Drei Rechnungen, eine Reisekostenabrechnung und ein Kontoauszug fehlen, während Mandanten nachfragen: „Wie viel Umsatzsteuer muss ich zahlen, und bis wann?“ Abends sucht der Sachbearbeiter noch, was das BMF zum Vorsteuerabzug beim Kfz-Leasing geschrieben hat, und zum Jahresbeginn bereiten alle gemeinsam die Jahresabschlüsse für das Handelsregister vor.
KI gibt keine Steuererklärungen ab und entscheidet keine Steuerfragen anstelle des Sachbearbeiters. Sie übernimmt das Erfassen, Prüfen und Erinnern. Rechnungen aus Outlook, SharePoint und von Fotos werden erkannt, klassifiziert, gegen E-Rechnungs-Daten geprüft und erscheinen in DATEV, Sage 100 oder sevdesk als nicht freigegebene Buchungsvorschläge. Ein Agent folgt dem Abschlusskalender, erinnert Mandanten an fehlende Unterlagen und legt Eingehendes in Mandantenordnern in SharePoint ab. Zeilen der Kontoauszüge werden Rechnungen zugeordnet und als Zahlungsbuchungen vorbereitet. Ein Assistent beantwortet Fragen der Sachbearbeiter aus dem Umsatzsteuer- und Einkommensteuerrecht, aus BMF-Schreiben und den Arbeitsanweisungen der Kanzlei, mit Quellenangabe, und beantwortet Mandantenfragen aus den eigenen Buchhaltungsdaten und den Fristen für Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen. Der Sachbearbeiter gibt jede Buchung, jeden Betrag und jede E-Mail an Mandanten frei. Da es sich um Finanzdaten von Mandanten handelt, laufen die Modelle in der privaten GPU-Cloud von MDP CLOUD in Litauen (EU) oder als Claude über Amazon Bedrock in einer EU-Region, ohne Training mit Ihren Daten, mit Aktionsprotokoll und DSGVO-Kontrollen. Wir binden DATEV, Sage 100, sevdesk, Lexware Office und weclapp über Schnittstellen, Importdateien oder den E-Mail-Fluss an, je nach Version, und für Kanzleien mit ERP-System bieten wir auch ERP-Hosting in einer Cloud in Litauen (EU) an: ERP-Hosting. Der erste Schritt ist immer derselbe: Welche Mitarbeitenden betreuen welche Mandanten, wo liegen die Daten und was darf die KI ohne Sachbearbeiter vorbereiten.
Die 5 Lösungen, die wir in dieser Branche am häufigsten einführen. Jede beginnt mit einem einzelnen Prozess, hat einen Freigabeschritt durch einen Menschen und wird gemessen.
Rechnungen aus den Outlook-E-Mails der Mandanten, Handyfotos und PDFs werden gelesen und klassifiziert: Lieferant, Betrag, Umsatzsteuersatz und Aufwandskonto aus dem Kontenrahmen dieses Mandanten. Jede Rechnung wird gegen E-Rechnungs-Daten geprüft und erscheint in DATEV, Sage 100 oder sevdesk als nicht freigegebener Buchungsvorschlag. Der Sachbearbeiter gibt ihn frei, korrigiert oder lehnt ihn ab, und ohne ihn gelangt nichts in die Bücher.
Womit wir es umsetzen: Private KI in der GPU-Cloud von MDP CLOUD + DATEV, Sage 100, sevdesk
Nach dem Abschlusskalender der Kanzlei erinnert ein Agent die Mandanten aus Outlook an fehlende Rechnungen, Kontoauszüge und Reisekostenabrechnungen, sortiert die eingehenden Dateien in Mandantenordner in SharePoint und gleicht die Liste der eingegangenen Rechnungen mit E-Rechnungs-Daten ab. Der Sachbearbeiter erhält in Teams eine Liste der Lücken je Mandant, statt sie selbst zu suchen.
Womit wir es umsetzen: Copilot-Studio-Agent + Outlook, SharePoint, E-Rechnungs-Daten
Zeilen aus SEPA-XML- und CSV-Kontoauszügen werden anhand von Verwendungszweck, Betrag und bisherigem Verlauf den Ausgangs- und Eingangsrechnungen der Mandanten zugeordnet, und die vorbereiteten Zahlungsbuchungen gehen mit dem Status „wartet auf Freigabe“ nach DATEV oder Sage 100. Nicht erkannte Zeilen bleiben in einer eigenen Liste für den Sachbearbeiter. Der Sachbearbeiter gibt den Abgleich frei.
Womit wir es umsetzen: Private KI in der Cloud von MDP CLOUD + Import nach DATEV und Sage 100
Der Assistent beantwortet Fragen der Sachbearbeiter aus dem Umsatzsteuer- und Einkommensteuerrecht, aus BMF-Schreiben und den internen Arbeitsanweisungen der Kanzlei in SharePoint und nennt bei jeder Antwort Paragraf, Dokument und Datum. Ist eine Quelle älter als eine spätere Änderung, weist der Assistent darauf hin. Er trifft keine steuerlichen Entscheidungen für den Sachbearbeiter, sondern zeigt nur, wo die Regel steht.
Womit wir es umsetzen: Claude über Bedrock in einer EU-Region + SharePoint-Arbeitsanweisungen, BMF-Schreiben
Bei wiederkehrenden Mandantenfragen in Outlook (wie viel Umsatzsteuer, Lohnsteuer und Sozialversicherung zu zahlen sind, bis wann, wo ist meine Rechnung) bereitet der Assistent einen Antwortentwurf aus den Daten in DATEV oder Sage 100 und den Fristen für Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen vor. Zum Monatsende entwirft er für jeden Mandanten eine Zusammenfassung per E-Mail. Der Sachbearbeiter prüft und gibt vor dem Versand frei.
Womit wir es umsetzen: Claude über Bedrock in einer EU-Region + Daten aus DATEV / Sage 100 + Outlook
Vom ersten Gespräch bis zur funktionierenden Lösung – mit Messung und laufender Betreuung.
Gemeinsam wählen wir den Prozess aus, der sich am häufigsten wiederholt, ein klares Kriterium für „erledigt“ hat und dessen Daten in Ihren Systemen liegen. Wir legen fest, was die KI selbstständig erledigt und was erst nach Freigabe durch einen Menschen.
Wir ordnen die Zugriffe auf Dateien und Systeme, geben der KI eine eigene Identität mit den minimal nötigen Berechtigungen, schalten ein Aktionsprotokoll ein und legen fest, wo das Modell läuft: in Ihrem Microsoft-365-Tenant, in Amazon Bedrock in einer EU-Region oder in unserer GPU-Cloud in Litauen (EU).
Wir bauen die Lösung mit Copilot, Claude oder ChatGPT, je nach Aufgabe, verbinden sie mit Ihren Systemen und testen sie mit historischen Dokumenten und Anfragen, bis die Genauigkeit den vereinbarten Schwellenwert erreicht.
Wir starten mit einem Menschen in der Schleife, prüfen Protokolle und Ausnahmen und passen die Regeln an. Sobald der erste Prozess stabil läuft, gehen wir zum nächsten auf der Liste über.
Diese Lösungen sind ein Ausgangspunkt für ein Gespräch, keine vollständige Liste. Erzählen Sie uns, welche Prozesse sich bei Ihnen wiederholen, und wir sagen Ihnen in einem Gespräch, was sich davon für KI lohnt und was nicht.
Nein. Bei Einführungen für diese Branche laufen die Modelle in der privaten GPU-Cloud von MDP CLOUD in Litauen (EU) oder als Claude über Amazon Bedrock in einer EU-Region: Rechnungen, Kontoauszüge und Buchhaltungsdaten werden nicht zum Training von Modellen verwendet und mit niemandem geteilt. Der Zugriff ist auf die Mandanten beschränkt, die der Sachbearbeiter in DATEV oder sevdesk sehen darf, und jede Aktion wird gemäß DSGVO protokolliert.
Nein, und das ist eine bewusste Entscheidung. Die KI bereitet nur Buchungen vor, prüft Daten gegen E-Rechnungs-Daten und erinnert an Fristen. Der Sachbearbeiter gibt Erklärungen über ELSTER ab, übermittelt Lohn- und Sozialversicherungsmeldungen über das SV-Meldeportal und reicht Jahresabschlüsse beim Handelsregister ein. Jeder Betrag und jede steuerliche Entscheidung bleibt in menschlicher Verantwortung.
Ja, aber die Art der Anbindung hängt von der Version ab: bei DATEV über eine Schnittstelle oder Importdateien, bei Sage 100 über Import, bei sevdesk über eine Schnittstelle, bei Lexware Office und weclapp über Import oder Export. Führt eine Kanzlei verschiedene Mandanten in verschiedenen Systemen, arbeitet die Lösung mit mehreren gleichzeitig. Wir haben keine offiziellen Partnerschaften mit diesen Herstellern; wir arbeiten mit deren öffentlichen Schnittstellen und prüfen, was Ihre Version zulässt, bevor wir etwas vorschlagen.
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Der Nutzen von KI hängt nicht von der Plattform ab, sondern davon, welche Prozesse sich in Ihrer Branche wiederholen.
Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
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