Eine Frage zum Vorsteuerabzug oder zur Lohnsteuer kostet eine halbe Stunde Suche in BMF-Schreiben, und die Arbeitsanweisungen der Kanzlei stecken in den Köpfen der Kollegen. Der Assistent antwortet aus Umsatz- und Einkommensteuerrecht, BMF-Schreiben und SharePoint-Anweisungen, mit Paragraf, Dokument und Datum. Der Sachbearbeiter entscheidet.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Ein Sachbearbeiter in einer Kanzlei beantwortet täglich Dutzende Fragen, die mit „können wir“ beginnen: Kann die Vorsteuer aus dem Leasing des Dienstwagens des Mandanten-Geschäftsführers abgezogen werden, ist der Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen steuerfrei, wie werden Gutscheine für Mitarbeitende gebucht, was ist mit einer Rechnung aus einem anderen EU-Land ohne Umsatzsteuer zu tun. Die Antwort wird im Text des Umsatzsteuer- und Einkommensteuerrechts gesucht, in BMF-Schreiben und Kommentaren, im Kollegen-Chat in Teams und in den internen Arbeitsanweisungen der Kanzlei in SharePoint, die beschreiben, wie die Kanzlei solche Fälle für alle Mandanten gleich behandelt. Ein junger Sachbearbeiter fragt einen erfahrenen, der erfahrene sucht ein Schreiben, das er letztes Jahr gelesen hat, und niemand ist sicher, ob es nach der letzten Änderung noch gilt. Eine halbe Stunde geht für eine einzige Frage drauf, und die Antworten unterscheiden sich von Mandant zu Mandant.
Der Assistent antwortet aus Quellen, nicht aus Allgemeinwissen. Der Sachbearbeiter fragt in Teams in einfacher Sprache, und der Assistent durchsucht die aktuellen Fassungen des Umsatzsteuer- und Einkommensteuerrechts, die von der Kanzlei angebundenen BMF-Schreiben und Kommentare sowie die internen Arbeitsanweisungen in SharePoint. Bei jeder Aussage nennt er Paragraf und Absatz, Dokumenttitel und Datum; widersprechen sich die Anweisung der Kanzlei und die Auffassung der Finanzverwaltung, zeigt er beides. Ist ein Schreiben älter als eine spätere Gesetzesänderung, weist der Assistent darauf hin und empfiehlt eine Prüfung. Gibt es keine Quelle, sagt er das, statt zu raten. Der Assistent trifft keine steuerlichen Entscheidungen und formuliert keine Antwort an den Mandanten: Er zeigt, wo die Regel steht, und der Sachbearbeiter entscheidet, wie sie auf einen konkreten Mandanten anzuwenden ist. Wir führen ihn mit Claude über Amazon Bedrock in einer EU-Region ein, denn die Fragen enthalten Situationen von Mandanten: Die Daten werden in der EU verarbeitet, nicht zum Training von Modellen verwendet, und jede Anfrage und Antwort mit ihren Quellen wird gemäß DSGVO protokolliert. Die Anweisungen bleiben in Ihrem SharePoint und werden von der Kanzleileitung gepflegt, nicht von uns.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Der Sachbearbeiter schreibt dem Assistenten in Teams: „Kann die Vorsteuer aus einem Pkw-Leasing abgezogen werden, wenn der Mandant das Auto auch privat nutzt?“ Bei Bedarf klärt der Assistent die Situation mit einer Rückfrage, etwa ob das Auto für eine umsatzsteuerpflichtige Tätigkeit genutzt wird.
Der Assistent durchsucht die aktuellen Fassungen des Umsatzsteuer- und Einkommensteuerrechts, die von der Kanzlei angebundenen BMF-Schreiben und Kommentare sowie die internen Arbeitsanweisungen in SharePoint. Er findet die Passagen, die die Frage beantworten, und versieht jede mit Paragraf, Dokument und Datum. Er vergleicht die Daten der Quellen mit den neuesten Änderungen.
Der Sachbearbeiter erhält eine kurze Zusammenfassung und unter jeder Aussage einen Link zur Norm oder zum Dokument, das er öffnet und prüft. Ist ein Schreiben älter als eine Gesetzesänderung oder weicht die Anweisung der Kanzlei von der Auffassung der Finanzverwaltung ab, wird das markiert. Wie es beim Mandanten anzuwenden ist, entscheidet der Sachbearbeiter, der auch den Mandanten beantwortet.
Enthalten die Quellen keine Antwort, sagt der Assistent das und empfiehlt, beim Finanzamt nachzufragen oder die Kanzleileitung einzubeziehen. Jeden Monat prüfen wir das Anfrageprotokoll und die Antworten ohne Quelle und aktualisieren gemeinsam mit der Kanzleileitung die angebundenen Schreiben und die Anweisungen der Kanzlei in SharePoint.
Aktuelle Fassungen des Umsatzsteuer- und Einkommensteuerrechts sowie die von der Kanzlei ausgewählten BMF-Schreiben und Kommentare werden mit Datum indiziert, damit der Assistent erkennt, was neuer ist.
Interne Anweisungen, die beschreiben, wie die Kanzlei wiederkehrende Fälle behandelt, werden aus Ihrem SharePoint angebunden und automatisch aktualisiert, wenn die Kanzleileitung sie ändert.
Sachbearbeiter fragen in Teams in Ihrem Microsoft-365-Tenant, und die Antworten mit ihren Quellen verarbeitet Claude über Amazon Bedrock in einer EU-Region, ohne Training mit Ihren Daten.
Jede Anfrage, Antwort und Quelle wird mit Zeit und Benutzer protokolliert. Schulung der Sachbearbeiter und Anpassung der Quellen im ersten Monat gehören zur Einführung.
Claude über Bedrock in einer EU-Region + SharePoint-Anweisungen, BMF-Schreiben. Die Plattform wählen wir nach der Aufgabe und danach, wo Ihre Daten liegen dürfen. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Er kann die falsche Passage wählen, deshalb trägt jede Aussage einen Link zu einer Norm oder einem Dokument, das der Sachbearbeiter öffnet und prüft. Der Assistent formuliert nie eine Entscheidung für einen konkreten Mandanten und antwortet nie direkt dem Mandanten; er zeigt, wo die Regel steht. Die Verantwortung für die steuerliche Entscheidung bleibt beim Sachbearbeiter, wie schon heute.
Der Assistent vergleicht das Datum des Schreibens mit den Daten der letzten Änderungen des Umsatzsteuer- oder Einkommensteuerrechts und markiert es, wenn die Quelle älter ist als die Änderung. Das heißt nicht, dass das Schreiben nicht mehr gilt, aber der Sachbearbeiter weiß, dass es geprüft werden muss. Die Liste der angebundenen Quellen prüfen wir jeden Monat mit der Kanzleileitung.
Ja, deshalb führen wir mit Claude über Amazon Bedrock in einer EU-Region ein: Anfragen werden in der EU verarbeitet, nicht zum Training von Modellen verwendet und nicht an andere weitergegeben, und das Protokoll führen Sie gemäß DSGVO selbst. Verlangt die Richtlinie Ihrer Kanzlei, dass die Daten im Land bleiben, setzen wir denselben Assistenten in der privaten GPU-Cloud von MDP CLOUD in Litauen (EU) ein.
Mandanten schicken Rechnungen als Handyfotos, Lieferanten-PDFs und weitergeleitete E-Mails, und der Sachbearbeiter erfasst sie von Hand.
Mandanten fragen täglich per Outlook, wie viel Umsatzsteuer und Lohnsteuer zu zahlen sind, bis wann und wo ihre Rechnung ist, und der…
Nach dem 10. schreiben die Sachbearbeiter ihren Mandanten wegen fehlender Rechnungen, Kontoauszüge und Reisekostenabrechnungen.
Kontoauszüge werden als XML oder CSV heruntergeladen und Zeile für Zeile von Hand mit Rechnungen abgeglichen, unklare Verwendungszwecke beim…
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