Analyse öffentlicher Ausschreibungsunterlagen

Ein Bauunternehmen, das sich an öffentlichen Ausschreibungen beteiligt, plant für jede Bekanntmachung mehrere Arbeitstage allein für das Lesen der Unterlagen ein: die Vergabeunterlagen mit den Eignungsanforderungen, die technische Spezifikation, den Vertragsentwurf mit Vertragsstrafen und Gewährleistung sowie die Antworten auf Bieterfragen, die die ursprünglichen Bedingungen ändern. Die Anforderungen sind über verschiedene Dokumente verstreut, manche stehen nur in einer Anlage, und ein übersehener Punkt, etwa ein bestimmter Nachweis oder die Form einer Bankbürgschaft, bedeutet ein ausgeschlossenes Angebot. Gleichzeitig versucht der Kalkulator, aus der Spezifikation Mengen für die Kalkulation in RIB iTWO zusammenzustellen, der Jurist liest denselben Vertrag gesondert, und die Entscheidung über die Angebotsabgabe fällt erst wenige Tage vor der Frist.

Die Lösung nimmt das gesamte Paket der Vergabeunterlagen entgegen, das von der Vergabeplattform in einen SharePoint-Ordner oder auf unsere private Plattform heruntergeladen wurde, und zerlegt es in eine Anforderungsliste nach Ihren Kategorien: Eignung und Referenzen, erforderliche Nachweise und ihre Form, Fristen und Termine, Bürgschaften und Sicherheiten, Vertragsstrafen und Haftung, technische Anforderungen an Materialien und Leistungen sowie das Verfahren der Angebotsabgabe auf der Plattform. Jede Anforderung verweist auf Dokument und Seite, und durch Antworten auf Fragen geänderte Anforderungen werden mit beiden Fassungen markiert. Aus der technischen Spezifikation und den Leistungsverzeichnissen erstellt sie außerdem eine Liste von Leistungspositionen in Excel, die der Kalkulator als Start der Kalkulation in RIB iTWO oder ORCA AVA importiert, statt sie von Hand einzutippen. Das Team erhält in SharePoint eine Checkliste mit einer Spalte „erfüllen wir / erfüllen wir nicht / klärungsbedürftig“, die es selbst ausfüllt. Die Entscheidung zur Angebotsabgabe, der Preis und die Risikobewertung liegen bei Ihren Mitarbeitenden. Wir verarbeiten die Dokumente mit privater KI in unserer GPU-Cloud in Litauen (EU), sodass Ausschreibungsunterlagen die EU nicht verlassen, und nutzen für komplexere rechtliche Analysen, wenn wir das vereinbaren, Claude über Amazon Bedrock in einer EU-Region. Jedes verarbeitete Dokument und jede erzeugte Liste wird in einem Protokoll festgehalten.