Zeiterfassung und Rechnungsentwürfe

In einer Kanzlei, die nach Stunden abrechnet, entsteht das Geld in den Zeiteinträgen in RA-MICRO, aber die Einträge entstehen zuletzt. Ein Anwalt schreibt den ganzen Tag E-Mails in Outlook, spricht mit einem Mandanten in Teams, entwirft ein Dokument in Word und versucht erst abends oder am Freitag, sich zu erinnern, welcher Akte er wie viel Zeit gewidmet hat. Manche Stunden gehen verloren, manche landen in der falschen Akte, und am Monatsende liest ein Partner vor der Freigabe der Rechnungen die Einträge und fragt Kollegen, was sich hinter „Beratung, 2 Std.“ verbirgt. Die Buchhaltung tippt die freigegebenen Beträge dann von Hand in SAP Business One oder Sage 100 ab.

Der Assistent erstellt den Stundenzettel für den Anwalt als Entwurf. Jeden Abend sieht er die Outlook-Termine, versendeten E-Mails, Teams-Anrufe und die Bearbeitungszeit in Word auf SharePoint durch, ordnet sie anhand von Mandant, Beteiligten und Aktenzeichen den Akten in RA-MICRO zu und schlägt Zeiteinträge mit Dauer und Beschreibung vor: „Erwiderung auf die Klage vorbereitet, Akte Nr...., 1,5 Std.“. Der Anwalt bestätigt sie in Teams oder RA-MICRO, korrigiert die Dauer oder verschiebt sie in eine andere Akte, und ein unbestätigter Eintrag wird nicht abgerechnet. Zum Monatsende übernimmt der Assistent die bestätigten Einträge und bereitet für jeden Mandanten einen Rechnungstext in dem Detaillierungsgrad vor, der in der Mandatsvereinbarung der Kanzlei festgelegt ist, dazu eine Importdatei für SAP Business One oder Sage 100. Der Partner prüft den Text, schreibt Stunden ab, die dem Mandanten nicht gezeigt werden, und gibt frei, und erst dann wird die Rechnung im Buchhaltungssystem erstellt. Wir setzen das als Power-Automate-Ablauf in Ihrem Microsoft-365-Tenant um, und E-Mail- und Terminhinhalte mit Angaben zu Akten fasst ein Modell in der privaten GPU-Cloud von MDP CLOUD in Litauen (EU) oder Claude über Amazon Bedrock in einer EU-Region zusammen, ohne Training mit Ihren Daten und mit einem Protokoll nach DSGVO.