Migration zu Microsoft 365

Ein Unternehmen entscheidet sich für den Umstieg auf Microsoft 365, doch die E-Mails liegen auf einem Hosting-Server mit IMAP, die Kalender bei Google, die Dateien auf einem alten Netzlaufwerk, und manche Mitarbeitende haben mehrere E-Mail-Adressen. Die größte Sorge gilt nicht der Technik, sondern dem Montag: Kommen die E-Mails an, sind die alten Ordner da, funktioniert das Smartphone? Nach unserer Erfahrung scheitern Migrationen nicht an den Werkzeugen, sondern an einer ausgelassenen Bestandsaufnahme und einer fehlenden Pilotmigration: Jemand vergisst ein freigegebenes Postfach, einen Drucker, der Scans verschickt, oder ein Buchhaltungsprogramm, das Rechnungen über den alten Server versendet.

Deshalb beginnen wir mit einer Bestandsaufnahme: Wir erfassen alle Postfächer, freigegebenen Postfächer, Verteilergruppen, Domains, Dateivolumen und alles, was E-Mail ohne Person nutzt, etwa Drucker, Buchhaltungsprogramme und Website-Formulare. Dann bereiten wir den Microsoft-365-Tenant vor: Wir verbinden die Domains, legen Entra-ID-Konten an und aktivieren die Multifaktor-Authentifizierung und den Bedingten Zugriff. Wir führen eine Pilotmigration für einige Postfächer durch, um die reale Geschwindigkeit und mögliche Probleme zu sehen. Die Hauptmigration erledigen wir außerhalb der Arbeitszeit, in der Regel an einem Wochenende, stellen DNS um und stehen am Montagmorgen jedem Mitarbeitenden zur Verfügung. Wir nutzen die Migrationswerkzeuge von Microsoft für Exchange und SharePoint und Werkzeuge von Drittanbietern für komplexere Fälle. Das alte System läuft noch einige Wochen weiter, bis wir sicher sind, dass nichts fehlt, und erst dann schalten wir es ab.