Garantie- und Versicherungsunterlagen

Versicherungs- und Garantiefälle sind für eine Kfz-Werkstatt lohnend, kosten aber viel Verwaltungszeit. Jeder Versicherer hat sein eigenes Formular und verlangt eine Audatex-Kalkulation, der Hersteller hat seinen eigenen Garantieantrag, und alle brauchen dasselbe: die VIN, den Kilometerstand, Fotos vor und nach der Reparatur, den Prüfbericht, den Werkstattauftrag aus WERBAS oder Loco-Soft und Teilerechnungen von Stahlgruber oder einem anderen Lieferanten. Der Serviceberater sammelt das aus verschiedenen Quellen zusammen, tippt dieselben Daten in mehrere Formulare und Kalkulationszeilen neu ein und bekommt eine Woche später eine E-Mail, dass ein Foto aus einem anderen Winkel oder eine Teilerechnung fehlt.

Die Lösung geht von der Werkstattsoftware aus: Wird ein Werkstattauftrag in WERBAS oder Loco-Soft als Versicherungs- oder Garantiefall markiert, sammelt der Agent alle zugehörigen Unterlagen, die Fotos vom Telefon des Mechanikers oder aus dem System, den Prüfbericht, Teilebestellungen und Lieferantenrechnungen. Die Dokumentenerkennung liest daraus VIN, Kilometerstand, Daten, Teilenummern und Beträge aus, und ein Claude-Modell in Amazon Bedrock in einer EU-Region füllt das Formular des jeweiligen Versicherers oder Herstellers nach dessen Feldern aus und schreibt die Beschreibung des Vorfalls und der ausgeführten Arbeiten in der Struktur, die diese Stelle verlangt. Der Agent bereitet die Liste der Arbeiten und Teile in einer Struktur vor, die sich in eine Audatex-Kalkulation übernehmen lässt, die Ihr Kalkulator erstellt und freigibt; die Audatex-Kalkulation selbst erstellt der Agent nicht. Anschließend prüft der Agent das Paket gegen die Anforderungsliste des Versicherers: Sind alle Fotos vorhanden, stimmen die Lieferantenrechnungen mit dem Werkstattauftrag überein, passt die VIN zur Zulassungsbescheinigung, sind die Daten stimmig, und meldet Fehlendes an den Serviceberater. Der Serviceberater prüft das ausgefüllte Formular und die Anlagen, ergänzt Fehlendes und sendet das Paket über das Portal des Versicherers oder per E-Mail ab, und am Werkstattauftrag in der Werkstattsoftware wird ein Vermerk mit dem Versanddatum eingetragen. Die Entscheidung über die Auszahlung und ihre Höhe trifft der Versicherer oder Hersteller, der Agent sagt sie nicht voraus. Wir binden WERBAS und Loco-Soft je nach Version über deren Schnittstellen oder Exporte an; die Methode legen wir nach einer Prüfung fest. Die Daten bleiben in der EU und werden nicht zum Trainieren des Modells verwendet, und alle Pakete werden in Ihrer Umgebung archiviert, mit Kopien, die wir im Rahmen unserer Backup-Lösungen aufbewahren können.