Wie läuft die Vertragskündigung ab, wann sind verstärkte Sorgfaltspflichten nötig, wer genehmigt eine Ausnahme: Mitarbeitende fragen Kollegen in Teams oder durchsuchen alte Fassungen in SharePoint-Bibliotheken. Der Assistent in Teams antwortet mit einem Zitat und einem Link auf das aktuelle Dokument, und wenn es keines gibt, sagt er das.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Ein Finanzunternehmen hat Dutzende gültiger Dokumente: allgemeine Geschäftsbedingungen für Dienstleistungsverträge, Produktregeln, Verfahren zur Geldwäscheprävention, ein Beschwerdeverfahren, eine Richtlinie zur internen Kontrolle. Sie liegen in SharePoint in mehreren Bibliotheken, und manche alte Fassungen stecken noch in OneDrive und in Outlook-Anhängen von Mitarbeitenden. Ein neuer Kundenberater, der eine Frage zur Gebühr bei vorzeitiger Kündigung hat, fragt einen Kollegen in Teams, der Kollege antwortet aus dem Gedächtnis, und die Antwort entspricht manchmal der Fassung des Vorjahres. Die Compliance-Abteilung bekommt jede Woche dieselbe Frage zu den Schwellen für verstärkte Sorgfaltspflichten, und in Dynamics 365 bleibt eine Notiz mit der falschen Frist im Kundeneintrag stehen.
Der Copilot-Studio-Agent läuft in Ihrem Microsoft-365-Tenant als Chat in Teams. Ein Mitarbeitender stellt eine Frage, der Agent durchsucht nur freigegebene SharePoint-Bibliotheken, die der Mitarbeitende mit seinen Entra-ID-Berechtigungen sehen darf, und antwortet mit einem Zitat aus dem Dokument, der Nummer der Klausel und einem Link auf die aktuelle Fassung. Betrifft die Frage einen bestimmten Kunden, nennt der Agent das Verfahren und die zuständige Abteilung, trifft aber die Entscheidung nicht. Ist ein Thema in keinem Dokument behandelt, sagt der Agent, dass er keine Antwort hat, statt zu raten. Die Dokumenteneigentümer steuern, welche Bibliotheken einbezogen werden, und veraltete Fassungen gelangen nicht in die Suche. Die Daten bleiben in Ihrem Tenant, werden nicht zum Training des Modells genutzt, und Fragen und Antworten werden so protokolliert, dass die Compliance-Abteilung sie einsehen kann.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Ein Mitarbeitender schreibt dem Agenten in einem Teams-Chat in einfachen Worten: wann verstärkte Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden gelten, wie lang die Kündigungsfrist für einen Geschäftskunden ist, wer eine Limitausnahme genehmigt. Der Agent kann nachfragen, um welches Produkt oder Kundensegment es geht, und verweist eine Frage zu einem bestimmten Kunden auf das Verfahren, nicht auf Daten aus Dynamics 365.
Der Agent durchsucht nur die SharePoint-Bibliotheken, die die Dokumenteneigentümer einbezogen haben, und nur die Dateien, die der Mitarbeitende mit seinen Entra-ID-Berechtigungen öffnen darf. Entwürfe und archivierte Fassungen sind über Metadaten gekennzeichnet und gelangen nicht in die Suche, und Kopien in OneDrive und in Outlook-Anhängen werden nicht indexiert.
In der Antwort erhält der Mitarbeitende ein Zitat aus dem Dokument, die Nummer der Klausel und einen Link auf die aktuelle Fassung in der SharePoint-Bibliothek. Ist das Thema der Frage in den freigegebenen Dokumenten nicht behandelt, antwortet der Agent, dass er keine Informationen hat, und nennt die Abteilung, an die man sich wenden kann. Die Entscheidung über den Kunden trifft weiterhin der Mitarbeitende, der sie selbst im CRM festhält.
Im Protokoll sieht die Compliance-Abteilung, welche Fragen der Agent nicht beantworten konnte, und schließt die Lücken in den Dokumenten. Wird ein Vertrag oder Verfahren in SharePoint aktualisiert, sieht der Agent die neue Fassung nach wenigen Stunden, und die alte verschwindet aus den Antworten. Wir betreuen die Einstellungen des Agenten und die Liste der Bibliotheken.
Ein Agent in Ihrem Microsoft-365-Tenant, in einem Teams-Chat für alle Mitarbeitenden oder per Entra ID für bestimmte Gruppen verfügbar.
SharePoint-Bibliotheken freigegebener Dokumente mit Metadaten zu Version und Gültigkeit, damit nur gültige Dokumente in die Antworten gelangen.
Ein Protokoll mit Fragen, Antworten und unbeantworteten Themen in Ihrem Tenant, das zeigt, welche Dokumente fehlen oder unklar sind.
Schulung für Dokumenteneigentümer und Mitarbeitende sowie Pflege der Agenten-Einstellungen und der Liste der SharePoint-Bibliotheken nach dem Start.
Copilot-Studio-Agent in Teams mit Suche in freigegebenen SharePoint-Bibliotheken in Ihrem Microsoft-365-Tenant. Liegen einzelne Dokumente in Dynamics 365 oder einem anderen System, holen wir sie je nach Version über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Ablauf herein. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Nein. Der Agent arbeitet mit den Entra-ID-Berechtigungen des Mitarbeitenden, sieht also nur die SharePoint-Dateien, die dieser selbst öffnen könnte. Dokumente der Geschäftsleitung oder des Risikoausschusses bleiben unsichtbar.
Ja, aber zuerst verschieben wir die freigegebenen Dokumente in SharePoint-Bibliotheken mit Metadaten, das ist die verlässlichste Quelle für den Agenten. Dokumente aus Dynamics 365 oder von einem Dateiserver holen wir je nach Version über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Ablauf herein, und die Methode wählen wir nach einer Prüfung.
Nein. Copilot Studio läuft in Ihrem Microsoft-365-Tenant unter den kommerziellen Bedingungen von Microsoft, und Ihre Dokumente und Gespräche werden nicht zum Training von Modellen genutzt. Das Protokoll bleibt in Ihrem Tenant.
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