Assistent für Mandantenanfragen und Monatsberichte

Die meisten Mandanten-E-Mails in einer Kanzlei wiederholen sich. „Wie viel Umsatzsteuer zahle ich diesen Monat und bis wann?“, „Wie hoch sind Lohnsteuer und Sozialversicherung für die Mitarbeitenden?“, „Schicken Sie mir die Rechnung für April“, „Haben Sie die Erklärung schon abgegeben?“. Der Sachbearbeiter öffnet die Daten des Mandanten in DATEV oder Sage 100, schaut sich die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Lohnabrechnungen an, tippt die Beträge in eine E-Mail und ergänzt die Frist aus dem Gedächtnis. Bei zehn Mandanten ist das beherrschbar, bei hundert sind es mehrere Stunden am Tag, und unter Zeitdruck wird der falsche Betrag getippt oder der falsche Mandant beantwortet. Am Monatsende braucht jeder Mandant noch eine Zusammenfassung, was zu zahlen ist und was fehlt, und oft wird sie nie geschrieben.

Der Assistent bereitet den Entwurf vor, und der Sachbearbeiter versendet ihn. Er liest das Outlook-Postfach des Sachbearbeiters, erkennt wiederkehrende Mandantenanfragen und bereitet, bevor der Sachbearbeiter die E-Mail öffnet, eine Antwort aus den Daten dieses Mandanten in DATEV oder Sage 100 vor: die Umsatzsteuer-Zahllast laut freigegebener Voranmeldung, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge aus der Lohnabrechnung, eine Kopie der Rechnung für die Leistungen der Kanzlei, und die Fristen entnimmt er dem Fristenkalender für Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen, nicht dem Gedächtnis. Fragt ein Mandant etwas, das nicht in den Daten steht, zum Beispiel ob sich eine Umsatzsteuer-Registrierung lohnt, schreibt der Assistent keinen Entwurf und markiert die E-Mail für den Sachbearbeiter. Am Abschlusstag bereitet er für jeden Mandanten eine Zusammenfassung per E-Mail vor: fällige Beträge und Fristen, abgegebene Erklärungen, fehlende Unterlagen. Der Sachbearbeiter sieht alle Entwürfe in Outlook als nicht gesendet, prüft die Beträge, korrigiert und versendet; ohne ihn geht nichts an den Mandanten. Wir führen mit Claude über Amazon Bedrock in einer EU-Region ein: Buchhaltungsdaten von Mandanten werden in der EU verarbeitet, nicht zum Training von Modellen verwendet, und jeder Entwurf und jede Entscheidung des Sachbearbeiters wird gemäß DSGVO protokolliert. Wir binden DATEV und Sage 100 über eine Schnittstelle oder einen Export an, aber nicht die Portale des Finanzamts oder der Sozialversicherungsträger: Die Fristen stammen aus einem öffentlichen Kalender, und die Erklärungen und Meldungen übermittelt der Sachbearbeiter.