Nach einem Kundengespräch schreibt der Manager seine Notizen aus dem Gedächtnis in Salesforce oder Dynamics 365, und manche vereinbarten Maßnahmen gehen verloren. Copilot erstellt eine Zusammenfassung und zieht Maßnahmen und Kundenwünsche heraus, der Manager gibt frei, und erst dann trägt Power Automate sie in den Kundendatensatz im CRM ein, legt Aufgaben an und versendet die vereinbarten Dokumente über DocuSign zur Unterschrift.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Ein Portfoliomanager führt am Tag mehrere Teams-Gespräche mit Kunden: eine Überprüfung, eine veränderte Familiensituation, eine neue Einzahlung, die Bitte, ein Dokument zu senden oder einen Geeignetheitsfragebogen zu ändern. Am Abend versucht er sich zu erinnern, was er zugesagt hat, und schreibt eine kurze Notiz in den Kundendatensatz in Salesforce oder Dynamics 365, manchmal erst am nächsten Tag. Der Wunsch, die Risikostufe nicht zu ändern, oder die Bitte, nur außerhalb der Arbeitszeit angerufen zu werden, bleibt in Papiernotizen, und ein aktualisierter Fragebogen geht eine Woche später zur Unterschrift hinaus. Aus Sicht der Compliance ist das ein Problem: Informationen zur Situation des Kunden, die für die Geeignetheitsprüfung wichtig sind, müssen im CRM festgehalten werden, und dem Kunden gemachte Zusagen müssen fristgerecht eingehalten werden.
Microsoft 365 Copilot in Ihrem Tenant erstellt nach einem Gespräch, dessen Aufzeichnung mit dem Kunden vereinbart war, eine Zusammenfassung und zieht die vereinbarten Maßnahmen, Fristen und Kundenwünsche heraus. Informationen zu Änderungen in der Situation des Kunden markiert es gesondert. Der Manager prüft die Zusammenfassung in Teams: Er korrigiert Ungenauigkeiten, streicht, was nicht vereinbart wurde, und gibt frei. Erst dann trägt ein Power-Automate-Flow die Zusammenfassung in den Kundendatensatz in Salesforce oder Dynamics 365 ein, legt Aufgaben mit Fristen für die Verantwortlichen an und bereitet, falls ein Dokument vereinbart wurde, zum Beispiel ein aktualisierter Geeignetheitsfragebogen, dieses aus einer Vorlage vor und versendet es über DocuSign zur Unterschrift. Die Zusammenfassung enthält keine Anlageempfehlungen und kann sie nicht enthalten: Sie ist eine Liste vereinbarter Maßnahmen und Fakten. Salesforce, Dynamics 365 und DocuSign binden wir je nach Version über eine API oder einen E-Mail-Fluss an. Aufzeichnungen und Gesprächsinhalte bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant und werden nicht zum Training von Modellen verwendet, und jeder Eintrag ins CRM wird mit Zeitpunkt und freigebender Person protokolliert.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Das Gespräch findet in Teams statt, und der Kunde wird gemäß Ihrem Verfahren und den Anforderungen der DSGVO über die Aufzeichnung informiert. Das Transkript bleibt in Ihrem Microsoft-365-Tenant. Für Gespräche ohne Zustimmung startet der Flow nicht, und der Manager schreibt seine Notizen wie bisher in Salesforce oder Dynamics 365.
Copilot erstellt eine Zusammenfassung in Ihrer Struktur: besprochene Themen, vereinbarte Maßnahmen mit Fristen, Wünsche des Kunden, Dokumente, die über DocuSign zu senden oder zu unterschreiben sind, und Informationen zu Änderungen in der Situation des Kunden, die für die Geeignetheitsprüfung wichtig sind. Sätze, die wie eine Empfehlung oder ein Renditeversprechen klingen, werden für den Manager markiert.
In Teams prüft der Manager die Zusammenfassung, korrigiert Ungenauigkeiten, streicht, was nicht vereinbart wurde, und gibt frei. Ein Power-Automate-Flow trägt die Zusammenfassung in den Kundendatensatz in Salesforce oder Dynamics 365 ein, legt Aufgaben mit Fristen für die Verantwortlichen an und sendet, falls ein Dokument vereinbart wurde, dieses über DocuSign zur Unterschrift. Ohne Freigabe gelangt nichts ins CRM.
Wird eine Zusammenfassung nicht innerhalb der vereinbarten Zeit freigegeben, erhält der Manager in Teams eine Erinnerung, und seine Führungskraft sieht eine Liste offener Zusammenfassungen. Einträge in Salesforce oder Dynamics 365 und Versendungen über DocuSign werden mit Zeitpunkt und freigebender Person protokolliert. Wir betreuen den Flow und die Zusammenfassungsstruktur, wenn sich CRM-Felder oder Ihr Verfahren ändern.
Ihre Struktur für Gesprächszusammenfassungen mit Abschnitten für Maßnahmen, Wünsche, Dokumente und Änderungen in der Situation des Kunden sowie eine Liste zu markierender Formulierungen.
Eintrag der freigegebenen Zusammenfassung im Kundendatensatz in Salesforce oder Dynamics 365, Anlage von Aufgaben für die Verantwortlichen und Versand von Dokumenten zur Unterschrift über DocuSign.
Eine Prüfkarte für den Manager in Teams mit Bearbeiten, Streichen und Freigeben in einem Schritt vor dem Eintrag ins CRM.
Ein Protokoll der CRM-Einträge und DocuSign-Versendungen, Erinnerungen bei nicht freigegebenen Zusammenfassungen und Pflege des Flows, wenn sich Felder in Salesforce oder Dynamics 365 ändern.
Microsoft 365 Copilot in Ihrem Tenant + ein Power-Automate-Flow nach Salesforce oder Dynamics 365 und Dokumentenversand über DocuSign. Das CRM und den E-Signatur-Dienst binden wir je nach Version und Lizenzen über eine API oder einen E-Mail-Fluss an und wählen die Methode nach einer Prüfung. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Nein. Der Power-Automate-Flow startet erst, nachdem der Manager in Teams freigegeben hat, und das Protokoll zeigt, wer wann freigegeben hat. Nicht freigegebene Zusammenfassungen bleiben allein bei der Prüfung durch den Manager, und ohne Freigabe wird kein Dokument über DocuSign versendet.
Ja. Wir schreiben in Dynamics 365 über einen Power-Automate-Konnektor und in Salesforce über einen API-Konnektor oder, wenn Ihre Lizenz die API nicht enthält, über einen E-Mail-Fluss in ein CRM-Postfach. Dokumente versenden wir über DocuSign mit dessen API. Die Art der Anbindung wählen wir nach einer Prüfung in der ersten Woche, und die Einwilligung des Kunden zur Aufzeichnung und das Transkript bleiben nach DSGVO in Ihrem Microsoft-365-Tenant.
Nein, Lizenzen für die Portfoliomanager, die Kundengespräche führen, genügen. Alle Verantwortlichen sehen die Aufgaben in Salesforce oder Dynamics 365 ohne zusätzliche Lizenz. Lizenzen und Tenant-Einstellungen klären wir gemeinsam mit der Einführung.
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Zum Monatsende bereitet der Portfoliomanager Dutzende Berichte und Anschreiben aus denselben Clearstream-Auszügen und Excel-Tabellen vor.
Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
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