Jeden Tag kommt Ware von mehreren Lieferanten mit Lieferscheinen auf Papier, Rechnungen kommen per E-Mail, und die Buchhaltung tippt am Monatsende alles von Hand in SAP Business One ein. Die Lösung erkennt Dokumente aus einem Foto oder einer E-Mail, gleicht sie mit der Bestellung und dem Wareneingang in Ihrer Kassen-Warenwirtschaft ab und bereitet eine Buchung in SAP Business One oder Lexware Office zur Freigabe vor.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
In einer Woche erhält ein Restaurant Ware von Lieferanten für Gemüse, Fleisch, Getränke, Molkereiprodukte und Haushaltsbedarf. Der Küchenchef oder Souschef quittiert den Lieferschein bei der Annahme, das Papier landet in einer Schublade, und die Rechnung des Lieferanten kommt per E-Mail beim Inhaber oder bei der Restaurantleitung an. Später trägt jemand den Wareneingang in das Warenwirtschaftsmodul der Kasse ein, damit Kalkulation und Bestand stimmen, und am Monatsende erfasst die Buchhaltung dieselbe Rechnung noch einmal in SAP Business One oder Lexware Office. Dann wird geklärt, warum die Rechnungssumme nicht zur Bestellung passt, warum der Preis vom vereinbarten abweicht und wo die Position geblieben ist, die niemand erhalten hat. Der Wareneinsatz wird spät klar, und über den letzten Monat mit dem Lieferanten zu verhandeln, ist zu spät.
Wir führen eine Dokumentenerkennung mit Anbindung an SAP Business One oder Lexware Office ein. Bei der Anlieferung fotografiert der Küchenchef den Lieferschein mit dem Handy in einen eigenen Ordner oder ein eigenes Postfach, Lieferantenrechnungen aus dem E-Mail-Eingang laufen in denselben Strom, ebenso gescannte Dokumente. Die Erkennung liest Lieferant, Belegnummer, Positionen, Mengen, Mengeneinheiten, Preise und Umsatzsteuer aus und gleicht sie mit der Bestellung, der vereinbarten Preisliste und, wenn Sie den Bestand in Ihrer Kasse führen, mit dem dort erfassten Wareneingang ab. Passende Belege werden als Eingangsbuchung in SAP Business One oder Lexware Office mit den richtigen Artikelgruppen und Konten vorbereitet, Abweichungen (Menge, Preis, fehlende Position) werden an der betreffenden Zeile markiert. Die Buchhaltung sieht die vorbereitete Buchung in ihrer gewohnten Umgebung in SAP Business One oder Lexware Office, prüft die markierten Stellen und gibt frei, und Abweichungen gehen an den Küchenchef oder Inhaber, damit sie noch in derselben Woche mit dem Lieferanten geklärt werden. Dokumente werden in der Cloud von MDP CLOUD in Litauen (EU) oder in Ihrem Microsoft-365-Tenant verarbeitet, und der Weg jedes Dokuments ist im Protokoll sichtbar.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Der Küchenchef fotografiert den Lieferschein mit dem Handy in einen eigenen Ordner, Lieferantenrechnungen kommen in einem überwachten Postfach an, und gescannte Dokumente landen in einem Ordner. Ist ein Foto von schlechter Qualität, fordert das System sofort eine neue Aufnahme an, und der Lieferant wird anhand der Lieferantenliste in SAP Business One oder Lexware Office erkannt.
Die Erkennung liest Positionen, Mengen, Einheiten und Preise aus und gleicht sie mit der Bestellung, der vereinbarten Preisliste und dem Wareneingang in der Warenwirtschaft Ihrer Kasse ab, falls Sie diesen dort führen. Unterschiede zwischen Kilogramm und Stück gleicht das System anhand Ihrer Artikelkarte an.
Passende Belege werden als Eingangsbuchung in SAP Business One oder Lexware Office mit Artikelgruppen und Konten vorbereitet. Die Buchhaltung prüft, korrigiert bei Bedarf und gibt frei. Ohne ihre Freigabe gelangt nichts in die Buchhaltung.
Belege mit Mengen- oder Preisabweichungen kommen mit der betreffenden Zeile per E-Mail oder Teams in eine Liste für die verantwortliche Person, während die Buchung in SAP Business One oder Lexware Office auf die Gutschrift des Lieferanten wartet. Wir halten die Erkennungsgenauigkeit aufrecht, wenn ein neuer Lieferant hinzukommt oder sich das Layout seiner Belege ändert.
Eine auf Ihre Lieferantenrechnungen und Lieferscheine abgestimmte Erkennung aus Fotos, E-Mail und Scanner, mit Qualitätsprüfung und Zuordnung des Lieferanten anhand der Liste in SAP Business One oder Lexware Office.
Automatische Prüfung von Positionen, Mengen und Preisen gegen die Bestellung, vereinbarte Preise und den Wareneingang in der Warenwirtschaft Ihrer Kasse, mit Toleranzen, die Sie festlegen.
Vorbereitete Eingangsbuchungen in SAP Business One oder Lexware Office mit Artikelgruppen und Konten und ein Freigabeschritt für die Buchhaltung, funktioniert auch mit ERP-Hosting.
Der Weg jedes Dokuments vom Foto bis zur Buchung in SAP Business One oder Lexware Office für Prüfzwecke und unsere Betreuung bei neuen Lieferanten und Formaten.
Dokumentenerkennung + Anbindung an SAP Business One oder Lexware Office über API oder Importdateien, optional mit Wareneingangsdaten aus dem Export der Warenwirtschaft Ihrer Kasse. Die Art der Anbindung wählen wir nach Ihrer Version, und bei Kunden mit ERP-Hosting richten wir sie selbst ein. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Wir binden SAP Business One je nach Version über die API oder Importdateien an, bei Kunden mit ERP-Hosting richten wir es selbst ein, und Lexware Office beliefern wir über sein Importformat. Den Wareneingang übernehmen wir über einen Export aus der Warenwirtschaft Ihrer Kasse, falls Sie ihn dort führen. Die Art der Anbindung wählen wir nach einer Prüfung Ihrer Systeme, und wir behaupten keine offizielle Partnerschaft mit diesen Systemen.
Ja, der Abgleich erfolgt dann nicht gegen eine Bestellung, sondern gegen die vereinbarte Preisliste und frühere Einkäufe in SAP Business One oder Lexware Office. Nach der Einführung beginnen viele unserer Kunden, Bestellungen in Kurzform zu erfassen, weil dann auch Mengenabweichungen sichtbar werden.
Gedruckte Dokumente werden zuverlässig erkannt, handschriftliche weniger gut. Deshalb markiert das System sie zur Prüfung, und ein Mensch bestätigt die erkannten Mengen, bevor die Buchung in SAP Business One oder Lexware Office erfolgt. Bei der Einführung prüfen wir die Belege Ihrer Lieferanten und sagen Ihnen, was automatisch funktionieren wird.
Der Dienstplan entsteht aus dem Gedächtnis und nach Bauchgefühl, deshalb fehlen samstags Kellner und stehen dienstags herum, obwohl orderbird…
Bewertungen landen bei Google Business Profile, in den Bewertungen von Wolt und Lieferando sowie auf Facebook und Instagram, und die…
Reservierungsanfragen kommen über Messenger, Instagram, E-Mail und Google Business Profile, und die Restaurantleitung beantwortet sie zwischen den…
Ein Gast fragt, ob eine Sauce Nüsse enthält, und ein neuer Kellner läuft in die Küche oder rät.
Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
Antwort innerhalb von 1 Werktag
