Beschwerden kommen in einem gemeinsamen Outlook-Postfach an, Meldungen zu IKT-Vorfällen aus dem Monitoring und aus Teams, und die Fristen laufen ab Eingang. Die KI vergibt Kategorie, Schweregrad und Frist nach Ihrem Verfahren und erfasst sie in einem SharePoint-Register, während ein Mensch freigibt und entscheidet, ob die BaFin informiert wird.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Eine Beschwerde kann an einem Freitagabend in einem gemeinsamen Outlook-Postfach eingehen, eine Meldung zu einem IKT-Vorfall kann über Nacht vom Monitoringsystem kommen, und eine weitere kann als Teams-Nachricht eines Mitarbeitenden eintreffen. Am Montag liest ein Compliance Officer sie, entscheidet, ob es sich um eine Beschwerde oder eine einfache Frage handelt und ob ein Vorfall nach den DORA-Kriterien schwerwiegend ist, erfasst ihn im Register, meist eine SharePoint-Liste oder ein Dynamics-365-Vorgang, und weist einen Verantwortlichen zu. Bis dieser an der Reihe ist, ist ein Teil der Frist schon verstrichen, und derselbe Fall steht manchmal unter verschiedenen Namen doppelt im Register. Die Einstufung des Schweregrads hängt davon ab, wer an dem Tag liest, und die Frist für die Meldung an die BaFin fällt erst am letzten Tag auf.
Die Lösung führt alle Kanäle zusammen. Ein Power-Automate-Flow greift eine neue E-Mail aus dem Outlook-Postfach, ein Formular im Kundenportal, eine Teams-Nachricht oder einen Monitoring-Alarm auf und gibt sie an Claude weiter, das in einer Amazon-Bedrock-EU-Region läuft. Nach Ihrem Beschwerdeverfahren und den DORA-Kriterien zur Klassifizierung von Vorfällen vergibt das Modell Kategorie, Schweregrad, betroffene Dienste und eine vorgeschlagene Frist und prüft, ob das Register keinen ähnlichen offenen Eintrag enthält. Der Flow legt im SharePoint-Register einen Eintrag oder in Dynamics 365 einen Vorgang mit dem Vermerk „Zur Freigabe“ an und weist nach Ihren Regeln einen Verantwortlichen zu, der eine Teams-Benachrichtigung erhält. Er gibt die Einstufung frei oder ändert sie, während die Entscheidung über die Meldung an die BaFin allein ein Mensch trifft und das System ihn an die Frist erinnert. Jeder Schritt bleibt mit Zeit und Benutzer im Protokoll.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Power Automate überwacht das Outlook-Postfach für Beschwerden, Formulare im Kundenportal, den Teams-Kanal für Vorfälle und die Alarme des Monitoringsystems. Jede neue Meldung erhält einen Eingangszeitpunkt, ab dem die Frist gezählt wird, und geht unabhängig von den Arbeitszeiten innerhalb von Minuten in die Klassifizierung.
Das Modell bewertet eine Meldung anhand Ihres Beschwerdeverfahrens und der DORA-Kriterien: betroffene Dienste, Zahl der Kunden, Dauer, Auswirkung auf Daten. Es vergibt Kategorie, Schweregrad und einen Fristvorschlag, erklärt, welches Kriterium das Ergebnis bestimmt hat, und prüft das SharePoint-Register oder Dynamics 365 auf einen ähnlichen offenen Fall.
Der Flow legt im SharePoint-Register einen Eintrag oder in Dynamics 365 einen Vorgang mit dem Vermerk „Zur Freigabe“ an und weist je nach Kategorie einen Verantwortlichen zu, der eine Teams-Benachrichtigung mit der vorgeschlagenen Einstufung erhält. Er gibt Einstufung und Frist frei oder ändert sie. Ob und wann die BaFin informiert wird, entscheidet ein Mensch; das System erinnert nur an nahende Fristen.
Eine Meldung, die das Modell nicht mit ausreichender Sicherheit einordnen kann, geht ohne Einstufungsvorschlag in eine manuelle Warteschlange. Alle Aktionen werden protokolliert: Eingang, Einstufung, Änderungen, Freigabe, das Kennzeichen zur Meldung an die BaFin. Wenn Sie Verfahren oder Kriterien aktualisieren, passen wir die Regeln an und testen sie mit Ihren Beispielfällen.
Sammeln von Meldungen aus dem Outlook-Postfach, dem Kundenportal, Teams und dem Monitoring, Anlegen von Einträgen in Ihrem SharePoint-Register oder in Dynamics 365 und Zuweisen der Verantwortlichen.
Ihr Beschwerdeverfahren und die DORA-Kriterien als dokumentiertes Regelwerk mit einer Begründung für jede Entscheidung und einer Dublettenprüfung im Register.
Prüfung durch den Verantwortlichen in einer Teams-Nachricht oder im Register, Fristerinnerungen und ein Kennzeichen, das die Entscheidung über die Meldung an die BaFin festhält.
Ein vollständiges Aktionsprotokoll für jeden Fall in SharePoint oder Dynamics 365 und ein monatlicher Bericht zu Kategorien, Fristen und schwerwiegenden Vorfällen.
Claude über API in einer Amazon-Bedrock-EU-Region + ein Power-Automate-Flow von Outlook und Teams in ein Register in SharePoint oder Dynamics 365. Das Register binden wir je nach Version über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Ablauf an; die Methode wählen wir nach einer Prüfung. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Nein. Das System klassifiziert und erinnert an Fristen, während die Entscheidung zur Meldung und die Meldung selbst der Compliance Officer nach dem Verfahren der Aufsicht vorbereitet. Das Protokoll zeigt, wer diese Entscheidung wann getroffen hat.
Ja. Wir schreiben über Power-Automate-Konnektoren in eine SharePoint-Liste und in Dynamics-365-Vorgänge, und wenn das Register in einem anderen System liegt, binden wir es je nach Version über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Ablauf an. Die Art der Anbindung wählen wir nach einer Prüfung, und bis dahin lassen sich Einträge in einer Teams-Freigabekarte anlegen.
Nein. Das Modell läuft in einer Amazon-Bedrock-EU-Region, Inhalte werden nicht für Training genutzt, und das Register bleibt in Ihrem Microsoft-365-Tenant oder in Dynamics 365. Den Ablauf beschreiben wir in Ihrem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach DSGVO.
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