Lieferantenrechnung, Lieferschein, Bestellung in SAP Business One und Wareneingang stimmen selten überein, und die Abweichungen fallen erst nach der Zahlung auf. Die Lösung erkennt die Belege, gleicht die Positionen mit der Bestellung in SAP Business One und den tatsächlich eingegangenen Mengen ab, markiert Abweichungen und bereitet eine Eingangsbuchung in SAP Business One, Lexware Office oder Sage 100 vor, die die Buchhaltung freigibt.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
In einem Handelsbetrieb kommen jeden Tag Dutzende Lieferantenrechnungen an: manche als PDF per E-Mail, manche auf Papier mit der Lieferung. Ein Lagermitarbeiter nimmt die Ware an und erfasst die Mengen in einem Wareneingangsbeleg in SAP Business One oder in einer Excel-Tabelle, die Buchhaltung erfasst die Rechnung separat in SAP Business One, Lexware Office oder Sage 100, und die Bestellung liegt im Bestellmodul von SAP Business One oder in einer E-Mail an den Lieferanten. Ein Mengenunterschied, ein geänderter Preis oder eine Position, die niemand bestellt hat, wird meist erst später bemerkt, wenn die Rechnung schon bezahlt ist und Verhandlungen mit dem Lieferanten schwierig sind. Die manuelle Erfassung verdoppelt zudem die Arbeit, weil dieselbe Rechnung zweimal abgetippt wird.
Wir führen eine Belegerkennung mit einem Power-Automate-Ablauf und einem Import in SAP Business One ein. Rechnungen und Lieferscheine aus einem Postfach oder von einem Scanner laufen in den Ablauf, und die Erkennung liest Lieferant, Nummer, Positionen, Mengen, Preise und MwSt. aus. Jede Position wird dann in drei Richtungen abgeglichen: mit Ihrer Bestellung in SAP Business One, mit dem Wareneingangsbeleg des Lagers und mit dem Vertrag oder der Preisliste des Lieferanten. Passende Belege werden als Eingangsbuchung in SAP Business One mit den richtigen Artikelstammsätzen und Konten vorbereitet, während Abweichungen (Menge, Preis, fehlender oder zusätzlicher Artikel) in einer Liste mit der genauen Position und der Differenz markiert werden. Die Buchhaltung sieht die vorbereitete Buchung in SAP Business One, prüft die markierten Stellen und gibt frei, und abweichende Rechnungen gehen vor der Zahlung an den Einkauf zurück. Führen Sie Ihre Buchhaltung in Lexware Office oder Sage 100, wird die Buchung im Importformat dieses Systems vorbereitet. Die Belege werden in Ihrem Microsoft-365-Tenant oder in der Cloud von MDP CLOUD in Litauen (EU) verarbeitet, und der Weg jedes Belegs vom Eingang bis zur Buchung ist im Protokoll sichtbar.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Ein Power-Automate-Ablauf überwacht das Rechnungspostfach und den Scanner-Ordner. Jeder Beleg wird mit Eingangsdatum und Quelle im Protokoll erfasst, damit zwischen den E-Mails nichts verloren geht, und mit dem Lieferanten aus der Lieferantenliste in SAP Business One verknüpft.
Die Erkennung liest Lieferant, Nummer, Positionen, Mengen, Preise und MwSt. aus. Das System gleicht jede Position mit der Bestellung in SAP Business One ab, mit den tatsächlich eingegangenen Mengen im Wareneingangsbeleg in SAP Business One oder in der Excel-Tabelle des Lagers und mit dem Preis aus dem Vertrag.
Passende Rechnungen werden als Eingangsbuchung in SAP Business One mit Artikelstammsätzen, Konten und Kostenstellen vorbereitet oder als Importdatei für Lexware Office und Sage 100. Die Buchhaltung prüft die Buchung, korrigiert sie bei Bedarf und gibt sie frei. Ohne Freigabe gelangt nichts in die Bücher.
Rechnungen mit Mengen- oder Preisabweichungen landen mit der genauen Position und der Differenz auf der Abweichungsliste des Einkaufs, während die Buchung in SAP Business One wartet, bis der Lieferant eine Gutschrift schickt. Wir halten die Erkennungsgenauigkeit für neue Lieferantenformate aktuell.
Ein Power-Automate-Ablauf mit einer auf die Rechnungs- und Lieferscheinformate Ihrer Lieferanten abgestimmten Erkennung, aus Postfach und Scanner, mit Zuordnung der Lieferanten zur Liste in SAP Business One.
Automatischer Abgleich der Positionen mit der Bestellung in SAP Business One, dem Wareneingang und dem Vertragspreis, innerhalb der von Ihnen festgelegten Toleranzen.
Vorbereitete Eingangsbuchungen in SAP Business One, Lexware Office oder Sage 100 mit einem Freigabeschritt für die Buchhaltung und einer Abweichungsliste für den Einkauf; ERP-Hosting wird ebenfalls unterstützt.
Der Weg jedes Belegs vom Eingang bis zur Buchung in SAP Business One für Prüfzwecke und unsere Betreuung, wenn neue Lieferanten oder Formate hinzukommen.
Belegerkennung + Power Automate + Import in SAP Business One (oder Lexware Office, Sage 100) über eine API oder Importdateien, je nach Version. Für Kunden mit von uns betreutem ERP-Hosting richten wir die Anbindung selbst ein. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Nein. Die Lösung bereitet die Buchung vor und gleicht sie ab, doch die Buchhaltung gibt sie in SAP Business One frei, und Ihre Mitarbeitenden veranlassen Zahlungen wie gewohnt. Wir automatisieren die Vorbereitung, nicht die Entscheidung.
SAP Business One binden wir je nach Version über eine API oder Importdateien an, und für Kunden mit von uns betreutem ERP-Hosting richten wir es selbst ein. Lexware Office und Sage 100 beliefern wir über ihre Importformate. Die Art der Anbindung wählen wir nach der Prüfung Ihrer Buchhaltung, und wir behaupten keine offizielle Partnerschaft mit diesen Systemen.
Ja. Wir können Wareneingangsdaten aus einem Wareneingangsbeleg in SAP Business One, aus dem Kassensystem oder aus einer Excel-Tabelle mit vereinbarter Struktur übernehmen. Bei der Einführung vereinbaren wir, wie der Lagermitarbeiter Mengen erfasst, damit der Abgleich zuverlässig funktioniert, und Lieferscheine auf Papier werden in einen festgelegten Ordner fotografiert.
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Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
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