Im Großhandel kommen Aufträge als E-Mails, Excel-Dateien, Kunden-PDFs und EDI-Nachrichten von Handelsketten, und der Vertriebsmitarbeiter tippt sie von Hand in SAP Business One ein. Der Agent erkennt Kundenartikelnummern, prüft Bestand und Vertragspreise und legt den Auftrag in SAP Business One oder weclapp an, den der Mitarbeiter mit einem Klick freigibt.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
In einem typischen Großhandelsunternehmen erhält ein Vertriebsmitarbeiter täglich Dutzende Aufträge in unterschiedlichen Formaten: Ein Kunde schreibt Freitext an ein Outlook-Postfach wie orders@, ein anderer schickt seine eigene Excel-Datei mit eigenen Artikelnummern, ein dritter ein PDF aus seinem Einkaufssystem, und Handelsketten senden Aufträge per EDI. Jeden davon muss man lesen, die Artikel in den Stammdaten von SAP Business One finden, den Lagerbestand prüfen, sich an den mit diesem Kunden vereinbarten Preis erinnern und den Auftrag erfassen. Dabei gehen Stunden verloren, und Fehler entstehen, wenn die Kundennummer „AB-100“ wie Ihre „AB-1000“ aussieht oder ein Vertragsrabatt vergessen wird.
Der Agent verbindet sich mit dem gemeinsamen Auftragspostfach in Microsoft 365 und mit dem EDI-Eingang: Die Dokumentenerkennung liest Positionen aus Excel und PDF aus, und ein Claude-Modell ordnet Kundenartikelnummern und Bezeichnungen anhand der Historie bereits freigegebener Aufträge Ihren Artikelstammdaten zu. Anschließend prüft der Agent Lagerbestand und die Vertragspreise dieses Kunden in SAP Business One oder weclapp und legt einen Auftragsbeleg mit dem Status „unbestätigt“ an. Positionen, die sich nicht zuordnen ließen oder für die der Bestand fehlt, werden für den Mitarbeiter markiert. Er prüft den Beleg im gewohnten Fenster von SAP Business One oder weclapp, korrigiert ihn und bestätigt ihn. Erst dann wird der Auftrag gültig, und der Kunde erhält eine Bestätigung mit Liefertermin. An SAP Business One binden wir über die Integrationsschnittstelle oder Importdateien an, an weclapp oder Business Central je nach Version über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Ablauf. Das Modell läuft in einer EU-Region über die Anthropic-API oder Amazon Bedrock, Ihre Daten werden nicht zum Training des Modells verwendet, und wenn Ihr ERP im betreuten ERP-Hosting läuft, wird die Anbindung ohne zusätzliche Server eingerichtet.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Der Kunde sendet den Auftrag an die übliche Outlook-Adresse, zum Beispiel orders@, eine Handelskette sendet ihn per EDI. Der Agent erkennt, dass es sich um einen Auftrag und nicht um eine Frage oder Beschwerde handelt, liest die Positionen aus Text, Excel-Datei, PDF oder EDI-Nachricht aus und identifiziert das absendende Unternehmen anhand der E-Mail-Domain, der GLN und Ihrer Kundenliste in SAP Business One.
Jede Position wird anhand von Nummer, Barcode, Bezeichnung und den bisherigen Aufträgen dieses Kunden Ihrem Artikel in SAP Business One oder weclapp zugeordnet. Der Agent prüft den Lagerbestand, wendet den Vertragspreis oder Rabatt aus dem Kundenstamm an und erstellt einen Auftragsentwurf mit Hinweisen zu zweifelhaften Positionen.
Der Agent legt den Auftragsbeleg in SAP Business One oder weclapp mit dem Status „unbestätigt“ an und hängt die ursprüngliche E-Mail an. Im gewohnten Systemfenster sieht der Vertriebsmitarbeiter Original und erstellten Auftrag nebeneinander, korrigiert, was nötig ist, und bestätigt. Erst dann geht der Auftrag ans Lager, und der Kunde erhält eine Bestätigung mit Nummer und Liefertermin.
Eine unbekannte Nummer, ein neuer Kunde ohne Datensatz in SAP Business One oder fehlender Bestand gelangen nicht automatisch ins System: Solche Positionen warten auf die Entscheidung des Vertriebsmitarbeiters. Eine bestätigte Zuordnung wird für das nächste Mal gespeichert, und jeden Monat prüfen wir das Protokoll und erweitern die Regeln.
Der Agent ist mit Ihrem Microsoft-365-Outlook-Postfach und Ihrem EDI-Eingang verbunden, liest E-Mails, Anhänge und EDI-Aufträge und greift auf keine anderen Postfächer zu.
Ein Verzeichnis der Kundenartikelnummern und der passenden Artikel in Ihrem SAP Business One oder weclapp, das mit jedem freigegebenen Auftrag wächst und die Zahl der Ausnahmen senkt.
Der „unbestätigte“ Auftrag in Ihrem Fenster von SAP Business One oder weclapp, mit angehängtem Original, Lagerbeständen und markierten zweifelhaften Positionen, ohne zusätzliche Anwendung.
Anbindung an SAP Business One über die Schnittstelle oder einen Import, an weclapp oder Business Central über eine API oder einen Export, eine Bestätigung an den Kunden und ein vollständiges Aktionsprotokoll, wer was wann freigegeben hat.
Dokumentenerkennung + Claude-Agent über API + Anbindung an SAP Business One über die Schnittstelle oder Importdateien; bei weclapp und Business Central binden wir je nach Version über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Ablauf an. Die Plattform wählen wir nach Aufgabe und danach, wo Ihre Daten liegen dürfen: Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Die Position wird als unklar markiert und dem Vertriebsmitarbeiter mit den nächstliegenden Vorschlägen aus Ihren Stammdaten in SAP Business One gezeigt. Er wählt den richtigen Artikel aus, die Auswahl wird gespeichert, und beim nächsten Mal wird dieselbe Nummer automatisch zugeordnet.
An SAP Business One binden wir über die Integrationsschnittstelle oder Importdateien an. Bei weclapp und Microsoft Dynamics 365 Business Central integrieren wir je nach Version und Lizenzen über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Ablauf. Die Methode wählen wir nach einer Prüfung in Ihrer Umgebung, und in jedem Fall wird der Auftrag als unbestätigter Beleg angelegt.
Eine erste funktionierende Lösung mit einem Outlook-Postfach und einer Anbindung an SAP Business One oder weclapp dauert in der Regel 2–4 Wochen. Von Ihnen benötigen wir den Zugriff auf das Postfach, einen Export der Artikelstammdaten und einige Dutzend Beispiele früherer Aufträge, um das Zuordnungsverzeichnis aufzubauen. Den EDI-Eingang ergänzen wir in einer zweiten Stufe.
Kunden rufen an und schreiben wegen Lagerbestand, ihren Preisen und dem Auftragsstatus, und Vertriebsmitarbeiter beantworten dieselben Fragen…
Jeder Lieferant schickt einen Katalog in eigenem Format: andere Spalten, Einheiten, Sprache und Nummern.
Zum Monatsende gleicht die Buchhaltung Kontoauszüge von Hand mit Rechnungen ab und schreibt Kunden einzeln Mahnungen.
Eine neue Preisliste oder ein Angebot für jede Kundengruppe bedeutet einen Tag Arbeit in Excel und Word.
Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
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