Kundenaufträge kommen in Outlook als E-Mails, PDFs und Excel-Anhänge in unterschiedlichen Formaten an, und ein Vertriebsmitarbeiter tippt jeden einzelnen von Hand in Business Central, SAP Business One oder Monitor ERP ein. Der Agent liest Nummern, Mengen und Termine aus, prüft sie gegen Preisliste und Vertrag und legt im ERP einen Auftragsentwurf an, den der Vertriebsmitarbeiter mit einem Klick freigibt.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
In einem Fertigungsunternehmen beginnt der Tag eines Vertriebsmitarbeiters im Auftragspostfach in Outlook: Ein Kunde schreibt Freitext, ein zweiter hängt seine eigene Bestellung als PDF mit eigenen Nummern an, ein dritter schickt eine Excel-Tabelle, deren Spalten jedes Mal anders sind. Der Mitarbeiter öffnet jede Nachricht, sucht anhand der Kundennummer Ihre Artikelnummer im Artikelstamm von Business Central, SAP Business One oder Monitor ERP, prüft den Preis gegen den Vertrag, erfasst den Kundenauftrag im ERP und kann erst dann etwas zum Liefertermin sagen. In Spitzenzeiten zieht sich das bis in den Abend, und ein Fehler bei Menge oder Nummer fällt erst in der Produktion oder im Lager auf, wenn die Korrektur schon teuer ist.
Wir führen einen Claude-Agenten über die API mit Anbindung an Ihr ERP ein. Der Agent überwacht das Auftragspostfach in Microsoft 365 und liest Artikelnummern, Mengen, Wunschtermin, Lieferadresse und Konditionen aus E-Mail-Text, PDFs und Excel-Anhängen aus. Er ordnet Kundennummern anhand früher freigegebener Zuordnungen Ihrem Artikelstamm in Business Central oder SAP Business One zu, prüft Preise gegen den Kundenvertrag und die gültige Preisliste im ERP sowie Mengen gegen Mindestlosgrößen und Verpackungseinheiten. Danach legt er im ERP einen Entwurf des Kundenauftrags mit dem Status „Freigabe ausstehend“ an und markiert die offenen Punkte: eine unbekannte Nummer, einen Preis, der nicht zum Vertrag passt, einen Termin, der kürzer ist als Ihre Durchlaufzeit. Der Vertriebsmitarbeiter sieht den vorbereiteten Auftrag in Business Central, SAP Business One oder Monitor ERP mit den markierten Stellen und einem Link zur ursprünglichen E-Mail, korrigiert ihn bei Bedarf und gibt ihn mit einem Klick frei, und der Kunde erhält noch in derselben Stunde eine Bestätigung mit dem Termin. Der Agent gibt nie selbstständig Aufträge frei und schreibt dem Kunden nie ohne Freigabe durch einen Menschen. Das Modell läuft über die Anthropic API oder Amazon Bedrock in einer EU-Region, Ihre Preislisten und Verträge werden nicht zum Training des Modells verwendet, und jeder Auftrag samt Quelle wird in einem Protokoll festgehalten.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Jede E-Mail im Auftragspostfach in Microsoft 365 wird im Protokoll festgehalten. Der Agent trennt Aufträge von anderen E-Mails, übernimmt Text und Anhänge (PDFs, Excel-Dateien, Fotos) und beginnt die Verarbeitung, ohne dass jemand eingreifen muss.
Claude liest die Positionen aus, ordnet Kundennummern Ihrem Artikelstamm in Business Central, SAP Business One oder Monitor ERP zu, Preise dem Kundenvertrag und der Preisliste im ERP, Mengen den Verpackungseinheiten und Mindestlosgrößen und den Termin der Durchlaufzeit. Jede Abweichung wird in der betreffenden Zeile markiert.
Der Agent legt in Business Central, SAP Business One oder Monitor ERP einen Entwurf des Kundenauftrags mit dem Status „Freigabe ausstehend“, den markierten Stellen und einem Link zur ursprünglichen E-Mail an. Der Vertriebsmitarbeiter prüft, korrigiert und gibt ihn frei, danach geht die Bestätigung mit dem Termin an den Kunden. Ohne Freigabe gelangt der Auftrag nicht in die Produktion.
Bestätigt der Vertriebsmitarbeiter eine neue Zuordnung einer Kundennummer, wird sie für spätere Aufträge gespeichert und auf Wunsch in die Tabelle der Kundenartikelnummern im ERP geschrieben. Jede Woche prüfen wir die nicht erkannten E-Mails und passen den Agenten an neue Kundenformate an.
Entwürfe von Kundenaufträgen in Business Central, SAP Business One oder Monitor ERP; Kunden-, Artikel- und Vertragsdaten werden über die API oder Importdateien gelesen, angepasst an Ihre Version.
Eine Datenbank der Zuordnungen zwischen Kundenartikelnummern und Ihrem ERP-Artikelstamm, die sich aus den Freigaben des Vertriebsmitarbeiters füllt.
Der vorbereitete Auftrag im ERP mit dem Status „Freigabe ausstehend“, markierten offenen Punkten, der ursprünglichen Outlook-E-Mail und Freigabe per Klick, danach geht die Bestätigung an den Kunden.
Der Weg jedes Auftrags von der E-Mail bis zum ERP-Datensatz und unsere Betreuung, wenn Kunden Formate ändern, Business Central auf eine neue Version aktualisiert wird oder neue Kunden hinzukommen.
Ein Claude-Agent über die API + ein Outlook-Postfach in Ihrem Microsoft-365-Tenant + eine Anbindung an Business Central, SAP Business One oder Monitor ERP. Je nach Version binden wir über die ERP-API, Importdateien oder eine Staging-Tabelle an. Einzelheiten und Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Business Central binden wir über die API und Power-Automate-Konnektoren an, SAP Business One je nach Version über die API oder Importdateien und Monitor ERP über die API oder einen Import, entsprechend der Einrichtung durch Ihren Einführungspartner. Jedes andere ERP, ob international oder lokal, binden wir über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Fluss an. Die Art der Anbindung legen wir nach einer Prüfung im ersten Gespräch fest, und wir behaupten keine offizielle Partnerschaft mit diesen Herstellern.
Er schlägt anhand von Bezeichnung und früheren Aufträgen die nächstliegende Übereinstimmung aus dem ERP-Artikelstamm vor, markiert die Zeile aber zur Prüfung. Der Vertriebsmitarbeiter bestätigt oder korrigiert sie im Entwurf in Business Central oder SAP Business One, und die Zuordnung wird für das nächste Mal gespeichert.
Die Bestätigung an den Kunden verschickt nach der Freigabe wie bisher Ihr ERP oder der Vertriebsmitarbeiter aus Outlook. Auf Wunsch können wir einen Hinweis auf die automatisierte Verarbeitung ergänzen, doch der Kunde bemerkt vor allem eine schnellere Bestätigung.
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Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
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