Kontoauszüge werden als XML oder CSV heruntergeladen und Zeile für Zeile von Hand mit Rechnungen abgeglichen, unklare Verwendungszwecke beim Mandanten erfragt. KI ordnet Zeilen nach Verwendungszweck, Betrag und Verlauf zu, bereitet Zahlungsbuchungen in DATEV oder Sage 100 vor und führt nicht zugeordnete Zeilen getrennt auf. Der Sachbearbeiter gibt frei.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Jeder Mandant einer Kanzlei hat mindestens ein Bankkonto, oft zwei oder drei bei verschiedenen Banken. Zu Monatsbeginn lädt der Sachbearbeiter die Kontoauszüge als SEPA-XML- oder CSV-Dateien herunter, importiert sie in DATEV oder Sage 100 und beginnt mit der Arbeit, die der Import nicht leistet: jede Zeile einer Ausgangsrechnung zuzuordnen, für die der Mandant bezahlt wurde, einer Eingangsrechnung, die der Mandant beglichen hat, Gehältern, Lohnsteuer, Zahlungen ans Finanzamt oder Bankgebühren. Der Verwendungszweck lautet oft nur „für Leistungen“ oder enthält eine Nummer mit Tippfehler, ein Betrag deckt drei Rechnungen ab, und eine Teilzahlung passt zu nichts. Dann wird der Mandant gefragt, die Kanzlei wartet auf Antwort, und ein nicht abgeglichener Auszug wird erst einen Tag vor Fälligkeit der Umsatzsteuer-Voranmeldung fertig.
Die Lösung gleicht ab, was abgeglichen werden kann, und zeigt offen, was nicht. SEPA-XML- und CSV-Dateien werden aus dem SharePoint-Ordner des Mandanten oder einer Outlook-E-Mail übernommen, und die Zeilen werden mit offenen Ausgangs- und Eingangsrechnungen in DATEV oder Sage 100 verglichen: anhand der Rechnungsnummer im Verwendungszweck, der Kennung von Zahler oder Empfänger und des Betrags, und bei leerem Verwendungszweck anhand des Verlaufs dieses Mandanten, also wie derselbe Zahler und derselbe Betrag zuvor zugeordnet wurden. Zahlungen ans Finanzamt und an die Sozialversicherungsträger, Gehälter und Bankgebühren werden am Empfänger erkannt und den passenden Konten zugeordnet. Zahlungen, die mehrere Rechnungen in einem Betrag abdecken, werden aufgeteilt, Teilzahlungen werden markiert. Das Ergebnis sind Zahlungsbuchungen in DATEV oder Sage 100 mit dem Status „wartet auf Freigabe“ und eine getrennte Liste nicht zugeordneter Zeilen mit Hinweisen, was beim Mandanten zu erfragen ist. Der Sachbearbeiter gibt frei, verschiebt oder lehnt ab; ohne ihn wird keine Zahlung zugeordnet. Wir setzen private KI in der GPU-Cloud von MDP CLOUD in Litauen (EU) ein: Auszüge, die Umsätze von Mandanten und ihren Geschäftspartnern zeigen, verlassen unser Rechenzentrum nicht, die Modelle lernen nicht aus Ihren Daten, und jede Zuordnung und jede Entscheidung des Sachbearbeiters wird gemäß DSGVO protokolliert.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Kontoauszugsdateien im XML- oder CSV-Format werden aus dem SharePoint-Ordner des Mandanten oder einer Outlook-E-Mail übernommen und anhand der Kontonummer dem Mandanten und seinem Bankkonto zugeordnet. Formate verschiedener Banken werden vereinheitlicht, und ein bereits importierter Zeitraum wird erkannt, damit Zeilen nicht doppelt auftauchen.
Jede Zeile wird mit offenen Rechnungen in DATEV oder Sage 100 anhand der Nummer im Verwendungszweck, der Zahlerkennung und des Betrags verglichen, bei unklarem Verwendungszweck anhand des Verlaufs dieses Mandanten. Zeilen für Zahlungen ans Finanzamt und an die Sozialversicherung, Gehälter und Bankgebühren werden am Empfänger erkannt. Mehrere mit einer Zahlung beglichene Rechnungen werden aufgeteilt.
Zugeordnete Zeilen erscheinen in DATEV oder Sage 100 als Zahlungsbuchungen mit dem Status „wartet auf Freigabe“ und einem Verweis auf die Auszugszeile. Nicht zugeordnete Zeilen kommen auf eine Liste mit einem Vorschlag, was beim Mandanten zu erfragen ist. Der Sachbearbeiter prüft, gibt frei, verschiebt eine Zeile auf eine andere Rechnung oder lehnt sie ab.
Teilzahlungen, neue Zahler ohne Verlauf und Beträge, die zu mehreren Rechnungen gleich gut passen, werden nicht zugeordnet, sondern mit Optionen beim Sachbearbeiter belassen. Jeden Monat prüfen wir, wie viele Zuordnungen korrigiert wurden, und passen die Regeln je Mandant gemeinsam mit der Kanzleileitung an.
Zugeordnete Zeilen werden in DATEV über eine Schnittstelle oder Importdatei und in Sage 100 über Import als nicht freigegebene Zahlungsbuchungen mit Verweis auf die Auszugszeile angelegt.
SEPA-XML-Auszüge (ISO 20022) und CSV-Auszüge verschiedener Banken werden vereinheitlicht und gleich verarbeitet, und importierte Zeiträume werden nachgehalten, damit Zeilen nicht doppelt auftauchen.
Jeden Morgen sieht der Sachbearbeiter in Teams die nicht zugeordneten Zeilen jedes Mandanten mit Vorschlägen und einer vorbereiteten Rückfrage an den Mandanten, die der Sachbearbeiter selbst verschickt.
Jede Zuordnung und jede Entscheidung des Sachbearbeiters wird mit Zeit und Benutzer protokolliert. Schulung der Sachbearbeiter und Anpassung der Regeln im ersten Monat gehören zur Einführung.
Private KI in der Cloud von MDP CLOUD + Import nach DATEV und Sage 100. Die Plattform wählen wir nach der Aufgabe und danach, wo Ihre Daten liegen dürfen. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Nein. DATEV oder Sage 100 erhält nur Zahlungsbuchungen mit dem Status „wartet auf Freigabe“, und der Sachbearbeiter bucht sie nach Prüfung der Zuordnung in einem Schritt. Zweifelhafte Zeilen werden gar nicht erst zu Buchungen, sie bleiben mit Optionen auf der Liste.
Anhand des Verlaufs des Mandanten in DATEV oder Sage 100: wem dieser Zahler und dieser Betrag zuvor zugeordnet wurden und welche Rechnungen des Mandanten derzeit offen sind. Gibt es keinen Verlauf oder passen mehrere Rechnungen gleich gut, bleibt die Zeile unzugeordnet, und der Sachbearbeiter erhält eine vorbereitete Rückfrage an den Mandanten.
Ja: bei DATEV über eine Schnittstelle oder Importdatei, bei Sage 100 über Import und bei sevdesk, Lexware Office und weclapp über Import- oder Exportdateien, je nach Version. Wir übernehmen Auszüge aus Dateien, die Sie bei der Bank herunterladen, und verbinden uns nicht direkt mit Banksystemen. Wir haben keine offiziellen Partnerschaften mit Herstellern von Buchhaltungssoftware; wir arbeiten mit deren öffentlichen Schnittstellen.
Eine Frage zum Vorsteuerabzug oder zur Lohnsteuer kostet eine halbe Stunde Suche in BMF-Schreiben, und die Arbeitsanweisungen der Kanzlei stecken…
Mandanten schicken Rechnungen als Handyfotos, Lieferanten-PDFs und weitergeleitete E-Mails, und der Sachbearbeiter erfasst sie von Hand.
Mandanten fragen täglich per Outlook, wie viel Umsatzsteuer und Lohnsteuer zu zahlen sind, bis wann und wo ihre Rechnung ist, und der…
Nach dem 10. schreiben die Sachbearbeiter ihren Mandanten wegen fehlender Rechnungen, Kontoauszüge und Reisekostenabrechnungen.
Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
Antwort innerhalb von 1 Werktag
