Fahrer rufen den Disponenten mit denselben Fragen an: wie ein CMR-Frachtbrief auszufüllen ist, was nach einem Unfall zu tun ist, wann geladen wird. Ein Assistent in Teams antwortet aus Ihren Anweisungen in SharePoint und den Tourdaten in CarLo, mit Link zur Quelle, und gibt an den Disponenten weiter, was weder in den Dokumenten noch im System steht.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Das Telefon eines Disponenten in einem Transportunternehmen klingelt nicht nur wegen der Touren. Ein Fahrer fragt, wie Feld 24 eines CMR-Frachtbriefs auszufüllen ist, was zu tun ist, wenn ihn der Zoll angehalten hat, welche Nummer er nach einem Unfall im Ausland anrufen muss, wann ein bestimmtes Lager Ladung annimmt, wie er DKV-Belege einreicht. Die Antworten stehen in Anweisungen des Unternehmens in SharePoint, im Fahrerhandbuch, in der Tourkarte in CarLo und im Kopf des Disponenten, aber ein Fahrer unterwegs liest kein dreißigseitiges PDF und hat keinen Zugriff auf CarLo. Der Disponent gibt zum zehnten Mal dieselbe Antwort, und wenn er beschäftigt ist, entscheidet der Fahrer allein, nicht immer so, wie das Unternehmen es wünscht.
Der Assistent arbeitet in Teams, das Fahrer auf ihrem Smartphone haben. Fragen zu Abläufen beantwortet er aus Ihren Dokumenten in SharePoint: Fahrerhandbuch, Ausfüllanleitung für den CMR-Frachtbrief, Vorgehen bei Unfällen, Grenzabfertigung, Lagerregeln und Kontaktliste, mit Link zu Dokument und Abschnitt. Fragen zur eigenen Tour des Fahrers, etwa zu Ladezeit, Entladeadresse und Auftragsnummer, beantwortet er aus CarLo-Daten, die er über eine API oder einen Export erhält, und zwar nur für die diesem Fahrer zugewiesene Tour; wenn Sie Teltonika-Telematik haben, kann er auch die voraussichtliche Ankunftszeit prüfen. Geht es bei einer Frage um eine Änderung oder eine Entscheidung, antwortet der Assistent nicht nach eigenem Ermessen, sondern übergibt das Gespräch mit einer Zusammenfassung an den Disponenten in Teams. Wir setzen einen Copilot-Studio-Agenten in Ihrem Microsoft-365-Tenant ein: Dokumente bleiben in SharePoint, Zugriffsrechte werden aus den bestehenden übernommen, und CarLo binden wir je nach Version über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Ablauf an. Wird eine Anweisung in SharePoint aktualisiert, antwortet der Assistent aus der neuen Version.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Der Fahrer öffnet den Assistenten in Teams und stellt eine Frage in eigenen Worten und in seiner Sprache, ob Deutsch, Polnisch oder Russisch. Der Assistent versteht den Sinn und bestimmt, ob es um ein Verfahren (SharePoint), um die eigene Tour des Fahrers (CarLo) oder um eine Entscheidung des Disponenten geht.
Bei Abläufen durchsucht der Assistent in SharePoint das Fahrerhandbuch, die CMR-Anleitung, das Vorgehen bei Unfällen, die Zollabläufe und die Lagerliste. Bei einer Tour entnimmt er Ladezeit, Adresse und Auftragsnummer aus CarLo, nur für die diesem Fahrer zugewiesene Tour. Allgemeines Wissen aus dem Internet nutzt er nicht.
Der Fahrer erhält eine kurze Antwort mit einer Abfolge von Schritten und einem Link zum Dokument in SharePoint oder der Tournummer in CarLo. Wird ein Formular oder ein Kontakt gebraucht, liefert der Assistent ihn direkt im Gespräch. Der Fahrer kann vermerken, ob die Antwort geholfen hat, und daran erkennen wir Lücken in den Dokumenten.
Geht es um eine Tourenänderung, zusätzliche Ladung oder eine Entscheidung, die weder in den Dokumenten noch in CarLo steht, übergibt der Assistent das Gespräch mit einer Zusammenfassung an den Disponenten in Teams. Jeden Monat prüfen wir die unbeantworteten Fragen und schlagen vor, welche Anweisungen in SharePoint erweitert werden sollten.
Ein Agent in Ihrem Microsoft-365-Tenant, über Teams auf Smartphone und Computer erreichbar, mit dem Namen Ihres Unternehmens, Ihrem Tonfall und den Tourdaten aus CarLo.
Eine geordnete Struktur von Anweisungen in SharePoint, die der Assistent als einzige Quelle für Abläufe nutzt, und ein klarer Prozess, wer sie wie aktualisiert.
Vereinbarte Regeln, wann der Assistent selbstständig aus SharePoint oder CarLo antwortet und wann er übergibt, mit einer Zusammenfassung für den Disponenten in einem Teams-Kanal oder Chat.
Ein monatlicher Bericht darüber, was der Assistent nicht beantworten konnte und welche Dokumente in SharePoint am häufigsten genutzt werden, damit die Anweisungen entsprechend den echten Fahrerfragen wachsen.
Copilot-Studio-Agent in Teams + SharePoint-Anweisungen + Tourdaten aus CarLo über eine API oder einen Export. Die Art der Anbindung an CarLo wählen wir nach der Prüfung Ihrer Version. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Der Assistent antwortet nur aus Ihren Dokumenten in SharePoint und den Tourdaten in CarLo und nennt immer die Quelle, sodass die Antwort dem entspricht, was in der Anweisung oder im System steht. Gibt es keine Antwort, sagt er das und übergibt an den Disponenten, statt etwas zu erfinden. Bei riskanten Szenarien, etwa einem Unfall, endet die Antwort immer mit dem Kontakt des Disponenten.
Der Fahrer braucht keinen Zugriff auf CarLo. Der Assistent bezieht die Tourdaten selbst über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Ablauf, je nach Ihrer CarLo-Version, und zeigt nur die diesem Fahrer zugewiesene Tour. Die Art der Anbindung wählen wir nach einer Prüfung zu Beginn der Einführung; ohne CarLo-Anbindung antwortet der Assistent nur aus SharePoint-Anweisungen.
Fahrer brauchen Zugang zu Teams in Ihrem Microsoft-365-Tenant, den die meisten Transportunternehmen bereits haben. Die Nutzung eines Copilot-Studio-Agenten wird nach den Bedingungen von Microsoft abgerechnet, und zu Beginn der Einführung wählen wir die beste Option anhand der Zahl der Fahrer und des Fragenvolumens.
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