Jeder Lieferant schickt einen Katalog in eigenem Format: andere Spalten, Einheiten, Sprache und Nummern. Aus Excel, CSV oder PDF erstellt die Lösung Artikelstammdaten mit einheitlicher Struktur und Beschreibungen in der Sprache Ihres Katalogs, markiert neue Artikel und Preisänderungen, und der Einkaufsleiter gibt frei, bevor in SAP Business One oder weclapp und in den PrestaShop- oder Magento-Shop importiert wird.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Ein Großhändler arbeitet mit Dutzenden Lieferanten, und jeder schickt seine Preisliste auf eigene Art: einer eine Excel-Datei mit zwanzig Spalten, ein anderer eine CSV aus dem eigenen System, ein dritter einen PDF-Katalog mit Fotos. Die Bezeichnungen sind auf Englisch, Polnisch oder Deutsch, die Mengeneinheiten unterscheiden sich (Stück, Packung, Palette), und EAN-Codes sind mal vorhanden und mal nicht. Ein Einkaufssachbearbeiter verbringt Stunden damit, Zeilen in die Importvorlage von SAP Business One oder weclapp zu kopieren, Beschreibungen zu übersetzen und mit bestehenden Datensätzen abzugleichen, erfasst dieselben Artikel dann noch einmal im PrestaShop- oder Magento-B2B-Webshop und übersieht trotzdem geänderte Preise.
Die Lösung nimmt die Lieferantendatei aus einem Postfach oder einem SharePoint-Ordner. Zuerst bestimmt sie die Dateistruktur: Ein ChatGPT-Modell über API erkennt, welche Spalte Nummer, Bezeichnung, Preis, Einheit, Verpackung und EAN ist, auch wenn die Überschriften jedes Mal anders lauten, und Text aus PDFs wird mit einem Dokumentenerkennungswerkzeug ausgelesen. Danach wird jede Zeile mit den vorhandenen Artikeln in SAP Business One, weclapp oder Business Central abgeglichen: per EAN oder Lieferantennummer, und wo diese fehlen, per Bezeichnung mit Bestätigung durch den Einkaufsleiter. Das Modell schreibt Artikelbezeichnung und Beschreibung in Ihrem Katalogstil und vereinheitlicht die Mengeneinheiten. Das Ergebnis ist eine Tabelle mit drei Gruppen: neuer Artikel, geänderter Preis, keine Änderung. Der Einkaufsleiter gibt neue Artikel und Preisänderungen frei, und die freigegebenen Daten werden über das Importformat oder die API in das ERP und über die Shop-API in PrestaShop oder Magento importiert, sodass Artikel, Preis und Bestand an beiden Stellen übereinstimmen. Die Anbindungsmethode (API, Dateiimport oder E-Mail-Ablauf) wählen wir nach einer Prüfung passend zu Ihrer Version. Das Modell läuft über die API auf der OpenAI-Plattform ohne Training mit Ihren Daten, und die Quelle der Artikelstammdaten bleibt Ihr ERP, dessen Datenbankadministration wir bei Bedarf übernehmen können.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Die Preisliste des Lieferanten kommt per E-Mail oder wird in einen vereinbarten SharePoint-Ordner hochgeladen. Die Lösung erkennt den Lieferanten, die Dateistruktur und die Spaltenwerte und liest Tabellen und Text aus PDFs aus. Eine unbekannte Struktur wird gestoppt und dem Einkaufsleiter gezeigt.
Jede Zeile wird per EAN oder Lieferantennummer einem vorhandenen Artikel in SAP Business One, weclapp oder Business Central zugeordnet, und für neue Artikel erstellt das Modell nach Ihren Regeln Bezeichnung, Beschreibung und vereinheitlichte Einheiten. Preise werden mit den bisherigen im ERP-Datensatz verglichen, Änderungen werden markiert.
Der Einkaufsleiter sieht drei Listen: neue Artikel, geänderte Preise, keine Änderung. Er gibt jede Zeile frei, lehnt sie ab oder korrigiert sie, und die freigegebenen Datensätze werden über das übliche Importformat oder die API in SAP Business One oder weclapp und über die Shop-API in PrestaShop oder Magento importiert.
Ein Artikel, der unter den ERP-Datensätzen wie eine Dublette aussieht, oder eine Zeile ohne Einheit oder Preis bleibt in der Ausnahmeliste und gelangt weder in SAP Business One noch in PrestaShop. Wir überwachen das Importprotokoll, ergänzen die Formate neuer Lieferanten und verfeinern den Beschreibungsstil anhand Ihrer Rückmeldungen.
Eine Lösung, die die Bedeutung der Spalten in Excel-, CSV- und PDF-Dateien selbst bestimmt, dazu ein Profil für jeden Ihrer Lieferanten.
Bezeichnungsstruktur, Einheitenverzeichnis und Beschreibungslänge Ihres Katalogs, an die sich das Modell beim Erstellen von Datensätzen für SAP Business One und PrestaShop hält.
Eine Liste neuer Artikel und Preisänderungen mit Vorher-nachher-Vergleich gegenüber den vorhandenen ERP-Datensätzen, die der Einkaufsleiter Zeile für Zeile freigibt.
Freigegebene Datensätze werden über eine API oder Importdatei an SAP Business One, weclapp oder Business Central und über die Shop-API an PrestaShop oder Magento übergeben, mit Importprotokoll und unserer Betreuung, wenn sich Lieferantenformate ändern.
ChatGPT über API + Import in SAP Business One, weclapp oder Business Central über eine Importdatei oder API und in PrestaShop oder Magento über die Shop-API, je nach Version. Die Plattform wählen wir nach Aufgabe und danach, wo Ihre Daten liegen dürfen: Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Die Beschreibung wird nur aus den Daten der Lieferantendatei geschrieben, und dem Modell ist per Anweisung untersagt, Eigenschaften hinzuzufügen, die nicht in der Datei stehen. Zusätzlich durchläuft jeder neue Datensatz die Freigabe durch den Einkaufsleiter, sodass nichts Ungeprüftes in SAP Business One oder PrestaShop gelangt.
Ja. In SAP Business One importieren wir Datensätze über das Importformat oder die Schnittstelle, in weclapp und Business Central je nach Version über eine API oder einen Dateiimport. PrestaShop und Magento haben eine API, über die wir Artikel, Preise und Bestand so aktualisieren, dass sie mit dem ERP übereinstimmen. Die Methode wählen wir nach einer Prüfung in Ihrer Umgebung.
Wir beginnen mit den drei bis fünf größten Lieferanten und einem Importweg in SAP Business One oder weclapp, was in der Regel 2–4 Wochen dauert. Die Synchronisierung mit PrestaShop oder Magento ergänzen wir in derselben oder der nächsten Stufe. Ein neuer Lieferant lässt sich später innerhalb weniger Tage hinzufügen, da die Formaterkennung bereits funktioniert.
Zum Monatsende gleicht die Buchhaltung Kontoauszüge von Hand mit Rechnungen ab und schreibt Kunden einzeln Mahnungen.
Eine neue Preisliste oder ein Angebot für jede Kundengruppe bedeutet einen Tag Arbeit in Excel und Word.
Im Großhandel kommen Aufträge als E-Mails, Excel-Dateien, Kunden-PDFs und EDI-Nachrichten von Handelsketten, und der Vertriebsmitarbeiter tippt…
Kunden rufen an und schreiben wegen Lagerbestand, ihren Preisen und dem Auftragsstatus, und Vertriebsmitarbeiter beantworten dieselben Fragen…
Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
Antwort innerhalb von 1 Werktag
