Ein Abnahmeprotokoll eines Nachunternehmers aus ORCA AVA und eine Rechnung werden freigegeben, wenn der Bauleiter an Vertrag und RIB-iTWO-Kalkulation denkt. Die KI liest das Protokoll, vergleicht Mengen, Preise, bereits gezahlte Anteile und Einbehalt mit Vertrag und PlanRadar-Budget und markiert Abweichungen, während ein Mensch vor dem Import in SAP Business One freigibt.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Zum Monatsende erhält der Generalunternehmer einen Stapel von Abnahmeprotokollen der Nachunternehmer mit Rechnungen, meist PDFs aus ORCA AVA oder Excel. Der Bauleiter muss prüfen, ob die Mengen im Protokoll zu den tatsächlich ausgeführten Arbeiten und den Grenzen der RIB-iTWO-Kalkulation passen, ob die Preise die des Vertrags sind, ob keine Leistung enthalten ist, die schon mit einem früheren Protokoll bezahlt wurde, ob der vom Vertrag verlangte Sicherheitseinbehalt angewandt wurde und ob die Rechnungssumme zum Protokoll passt. Das erledigt er aus dem Gedächtnis und in Excel, oft in Eile, weil der Nachunternehmer auf die Zahlung wartet, und danach erfasst der Buchhalter die Rechnung in SAP Business One. Fehler kommen Monate später ans Licht, wenn der kumulierte Wert der Protokolle den Vertrag übersteigt oder der Einbehalt nie angewandt wurde.
Die Lösung nimmt Protokolle und Rechnungen aus E-Mails oder SharePoint entgegen, liest sie bis auf Zeilenebene und vergleicht sie mit dem Vertrag, der RIB-iTWO-Kalkulation und, falls Sie es nutzen, dem PlanRadar-Projektbudget: Für jede Zeile prüft sie den Preis, die kumulierte Menge einschließlich früherer Protokolle, die Grenze der Kalkulation, den Prozentsatz des Einbehalts und ob die Rechnung zum Protokoll passt. Abweichungen werden dem Bauleiter in einer Liste mit Protokollzeile, Vertragsklausel und Differenz vorgelegt, und er markiert, ob er die Erklärung akzeptiert oder das Protokoll zur Korrektur an den Nachunternehmer zurückgibt. Fehlerfreie Belege werden mit zugeordnetem Projekt und Kostenstelle für den Import in SAP Business One oder weclapp vorbereitet, der Buchhalter gibt den Stapel frei, und erst dann erscheint die Buchung in den Büchern, und die Kosten werden in PlanRadar aktualisiert. Zur Dokumentenerkennung nutzen wir Azure AI Document Intelligence in einer EU-Region oder AI Builder in Ihrem Microsoft-365-Tenant, die Abläufe bauen wir mit Power Automate, und ORCA AVA, PlanRadar und SAP Business One oder weclapp binden wir je nach Version per API, Dateiexport oder E-Mail-Ablauf an. Die Dokumente bleiben in SharePoint und im Buchhaltungssystem und werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Der Nachunternehmer schickt ein Abnahmeprotokoll aus ORCA AVA oder Excel und eine Rechnung per E-Mail oder lädt sie auf SharePoint hoch. Die Dokumente werden bis auf Zeilenebene gelesen (Position, Menge, Einheit, Preis, Betrag) und anhand der Firmendaten und der Vertragsnummer dem Projekt und dem Vertrag des Nachunternehmers zugeordnet.
Jede Zeile des Protokolls wird mit den Vertragspreisen, den Grenzen der RIB-iTWO-Kalkulation, dem PlanRadar-Budget und den kumulierten Mengen früherer Protokolle verglichen. Geprüft werden der Prozentsatz des Einbehalts, die Verrechnung der Vorauszahlung und ob die Rechnungssumme zum Protokoll passt. Jede Differenz erhält einen Link auf eine Vertragsklausel oder ein früheres Protokoll.
Der Bauleiter sieht die Liste der Abweichungen und markiert, welche akzeptabel sind und welche an den Nachunternehmer zurückgehen. Fehlerfreie Protokolle werden mit Projekt und Kostenstelle für den Import in SAP Business One oder weclapp vorbereitet, und der Buchhalter prüft und gibt den Stapel frei. Erst dann erscheint die Buchung in den Büchern, und die Kosten werden in PlanRadar aktualisiert.
Positionen, die nicht im Vertrag oder in der RIB-iTWO-Kalkulation stehen, werden als Nachtragsleistungen markiert und erfordern eine Entscheidung des Bauleiters mit Verweis auf die Vereinbarung. Vertragsänderungen laden Sie in die SharePoint-Akte hoch, und der Abgleich läuft gegen die neue Fassung. Wir überwachen die Korrekturen und verfeinern die Erkennung für neue Vorlagen von Abnahmeprotokollen aus ORCA AVA oder Excel.
Erkennung von Abnahmeprotokollen der Nachunternehmer aus ORCA AVA, Excel oder gescannten PDFs sowie von Rechnungen bis auf Zeilenebene, verknüpft mit Projekt und Vertrag.
Eine geordnete Struktur aus Verträgen, Preisen, Grenzen der RIB-iTWO-Kalkulation und Einbehalten in SharePoint oder PlanRadar, gegen die jedes Protokoll verglichen wird, mit Nachverfolgung der Fassungen von Nachträgen.
Eine Liste mit Protokollzeile, Vertragsklausel, Grenze der Kalkulation, Differenz und der Möglichkeit, eine Entscheidung zu vermerken, die in einem Protokoll festgehalten wird.
Freigabe des Stapels durch den Buchhalter und Import in SAP Business One oder weclapp über eine Importdatei oder die API, Aktualisierung der Kosten in PlanRadar, Begleitung der ersten Monate und Verfeinerung der Regeln.
Dokumentenerkennung + Power Automate + Abnahmeprotokolle aus ORCA AVA + RIB-iTWO-Kalkulation und PlanRadar-Budget zum Abgleich + Import in SAP Business One oder weclapp. Die Art der Anbindung an jedes System wählen wir, nachdem wir Ihre Versionen geprüft haben. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Nein. Sie markiert eine Abweichung und zeigt, wozu sie nicht passt, ob zum Vertrag, zur RIB-iTWO-Kalkulation oder zu einem früheren Protokoll, während die Entscheidung, es anzunehmen, zu verhandeln oder zur Korrektur zurückzugeben, beim Bauleiter liegt. Eine Buchung gelangt erst nach Freigabe durch den Buchhalter nach SAP Business One oder weclapp, sodass weder eine Zahlung noch eine Kostenbuchung ohne einen Menschen erfolgt.
Ja. Abnahmeprotokolle aus ORCA AVA übernehmen wir in der Regel als PDF oder Excel-Export, das PlanRadar-Budget und die Kosten über die API oder einen Export, und in SAP Business One oder weclapp importieren wir je nach Version über eine Importdatei oder die API. Die Art der Anbindung wählen wir nach einer Prüfung zu Beginn der Einführung. Läuft Ihr ERP in unserem ERP-Hosting, ist die Anbindung einfacher.
Ja, dieselbe Logik funktioniert in umgekehrter Richtung: Ihr in ORCA AVA oder RIB iTWO erstelltes Abnahmeprotokoll wird vor dem Versand an den Auftraggeber gegen den Bauvertrag und die Kalkulation geprüft, damit der Auftraggeber es nicht wegen eines Fehlers bei Preis oder kumulierter Menge zurückschickt. Das ist oft die zweite Stufe nach den Protokollen der Nachunternehmer.
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Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
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