Nach einem Kundentermin muss der Kundenbetreuer festhalten, was vereinbart wurde, in HubSpot oder Pipedrive, tut es aber meist abends aus dem Gedächtnis oder gar nicht. Die KI transkribiert den Teams-Termin, zieht Zusammenfassung, Vereinbarungen und Fristen heraus und bereitet einen CRM-Eintrag und Aufgaben in Jira oder Asana vor, und der Kundenbetreuer gibt frei.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Die Leitung eines Dienstleistungsunternehmens will in HubSpot, Pipedrive oder Dynamics 365 Sales sehen, in welcher Phase sich jeder Kunde befindet und was im letzten Gespräch vereinbart wurde. Nach einem Teams-Termin hat der Kundenbetreuer noch drei weitere Gespräche, also entsteht der CRM-Eintrag abends, kurz und aus dem Gedächtnis, oder gar nicht. Absprachen zu Fristen bleiben in Notizen, Aufgaben für das Team in Jira oder Asana werden eine Woche später angelegt, nächste Schritte stehen in einem Kalender, den nur eine Person sieht, und wenn der Kundenbetreuer in den Urlaub geht, hat ein Kollege nichts zum Übernehmen. Führungskräfte vertrauen den CRM-Berichten nicht, weil sie wissen, dass sie nachträglich gefüllt werden.
Die Lösung nutzt Aufzeichnungen von Teams-Terminen und Gesprächen, die die Teilnehmenden zugestimmt haben, transkribiert sie und zieht aus dem Transkript heraus: eine Zusammenfassung des Gesprächs, was vereinbart wurde, welche Bedürfnisse und Bedenken der Kunde geäußert hat und die nächsten Schritte mit Verantwortlichen und Fristen. Direkt nach dem Termin erhält der Kundenbetreuer das Ergebnis in Teams als Entwurf: Innerhalb einer Minute prüft er ihn, korrigiert, was die KI ungenau verstanden hat, und gibt ihn frei. Der freigegebene Eintrag erscheint im Kundeneintrag in HubSpot, Pipedrive oder Dynamics 365 Sales als Aktivität mit Zusammenfassung, eine Aktualisierung der Deal-Phase wird vorgeschlagen, nächste Schritte werden zu Aufgaben mit Fristen in Jira, Asana oder Planner, und vorgeschlagene Folgetermine werden im Outlook-Kalender angelegt. Nicht freigegebene Entwürfe erreichen das CRM nie. Wir setzen Copilot Studio und Power Automate in Ihrem Microsoft-365-Tenant ein: Aufzeichnungen und Transkripte bleiben in Ihrer Umgebung, und HubSpot, Pipedrive, Jira oder Asana binden wir über eine API, einen Datei-Export oder einen E-Mail-Ablauf an, je nach Tarif. Dynamics 365 Sales wird direkt angebunden. Die Regeln für die Aufzeichnung und den Hinweis an die Teilnehmenden stimmen wir mit Ihren Datenschutzanforderungen nach DSGVO ab.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Der Termin oder das Gespräch in Teams wird nach Ihren Regeln aufgezeichnet, und die Teilnehmenden sehen einen Aufzeichnungshinweis. Wenn der Termin endet, holt ein Power-Automate-Ablauf das Transkript und verknüpft es anhand der Adressen der Teilnehmenden mit dem Kundeneintrag in HubSpot, Pipedrive oder Dynamics 365 Sales.
Ein Copilot-Studio-Agent zieht aus dem Transkript eine Zusammenfassung, die Bedürfnisse und Bedenken des Kunden, das Vereinbarte sowie nächste Schritte mit Verantwortlichen und Fristen und schlägt eine Deal-Phase für das CRM vor. Er ergänzt nichts, was im Gespräch nicht gesagt wurde, und kennzeichnet unklare Punkte mit einer Rückfrage an den Kundenbetreuer.
Der Kundenbetreuer erhält den Entwurf in Teams, korrigiert ihn und gibt ihn frei. Erst dann erscheint die Aktivität im Kundeneintrag in HubSpot, Pipedrive oder Dynamics 365 Sales, nächste Schritte werden zu Aufgaben mit Fristen in Jira, Asana oder Planner, und vorgeschlagene Termine werden zu Entwürfen im Outlook-Kalender. Korrekturen werden protokolliert.
Bei Terminen ohne Aufzeichnung kann der Kundenbetreuer in Teams eine kurze Notiz diktieren, die auf dieselbe Weise verarbeitet wird und im selben CRM-Eintrag landet. Gespräche, die Sie als vertraulich kennzeichnen, werden nicht transkribiert. Wir verfolgen, wie oft korrigiert wird, und stimmen ab, wie der Agent Vereinbarungen von Überlegungen unterscheidet.
Aufzeichnungseinstellungen in Teams, Hinweis an die Teilnehmenden und Aufbewahrungsfristen, abgestimmt auf Ihre DSGVO-Anforderungen und Ihre interne Richtlinie.
Ein Agent in Ihrem Microsoft-365-Tenant mit einer Struktur der Zusammenfassung, die zu den Feldern in HubSpot, Pipedrive oder Dynamics 365 Sales passt: Phase, Bedürfnisse, Vereinbarungen, nächste Schritte.
Power-Automate-Abläufe, die den freigegebenen Eintrag über die API in HubSpot, Pipedrive oder Dynamics 365 Sales übertragen, Aufgaben in Jira, Asana oder Planner anlegen und Entwürfe für Termine im Outlook-Kalender erstellen.
Schulung der Kundenbetreuer, Begleitung im ersten Monat, Auswertung der Korrekturen und Anpassung der Struktur der Zusammenfassung an das, was die Führungskraft in den CRM-Berichten sehen möchte.
Copilot Studio + Power Automate + Anbindung an HubSpot, Pipedrive oder Dynamics 365 Sales + Aufgaben in Jira oder Asana. Die Art der Anbindung an CRM und Aufgabensystem legen wir nach der Prüfung Ihrer Tarife fest. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Ja. Teams zeigt einen Aufzeichnungshinweis, und vor dem Start stimmen wir Ablauf der Aufzeichnung, Aufbewahrungsfristen und Text des Hinweises mit Ihren Datenschutzanforderungen ab. Stimmt ein Kunde nicht zu, wird der Termin nicht aufgezeichnet, und der Kundenbetreuer kann nach dem Gespräch eine Notiz diktieren.
Ja. HubSpot, Pipedrive, Jira und Asana haben öffentliche APIs, über die Power Automate die Aktivität protokolliert, die Phase aktualisiert und Aufgaben anlegt. Wo Ihr Tarif die API einschränkt, nutzen wir einen Datei-Export oder einen E-Mail-Ablauf. Dynamics 365 Sales und Planner werden direkt innerhalb des Microsoft-365-Tenants angebunden. Die Art der Anbindung legen wir nach einer Prüfung zu Projektbeginn fest.
Der Entwurf geht immer zuerst in Teams an den Kundenbetreuer, der im Gespräch war und eine Ungenauigkeit innerhalb einer Minute erkennt. Der Agent kennzeichnet die Punkte, bei denen er unsicher ist, und nur freigegebener Text erreicht HubSpot oder Pipedrive. Korrekturen werden gesammelt und helfen, den Agenten anzupassen.
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