Eine neue Fassung der ESMA-Leitlinien, eine aktualisierte Entscheidung der BaFin, geänderte Börsenregeln, eine geänderte interne Richtlinie: Der Compliance-Beauftragte liest das ganze Dokument, um wenige geänderte Klauseln zu finden. Ein privates Modell in Litauen (EU) markiert, was sich geändert hat, und verknüpft es mit Ihren SharePoint-Verfahren, die womöglich angepasst werden müssen.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
Der Compliance-Beauftragte einer Vermögensverwaltung verfolgt EU-Verordnungen und ESMA-Leitlinien, Entscheidungen und Schreiben der BaFin, Börsenregeln sowie interne Richtlinien und Verfahren. Trifft eine neue Fassung ein, muss sie vollständig gelesen und mit der vorherigen verglichen werden, um herauszufinden, welche Klauseln sich geändert haben und welche internen Verfahren betroffen sind: Geeignetheitsprüfung, Handelsfreigabe, regelmäßige Meldungen an die Aufsicht, Information der Kunden. Für ein Dokument ist das ein Tag Leserei, und pro Jahr sind es Dutzende Dokumente. Manchmal fällt eine Änderung erst bei einer Anfrage der Aufsicht oder einer internen Revision auf.
Die Lösung läuft auf einem privaten Modell in der GPU-Cloud von MDP CLOUD in Litauen (EU), sodass die Dokumente unser Rechenzentrum nicht verlassen und auf keiner externen Plattform landen. Der Fluss übernimmt eine neue Dokumentversion aus dem Compliance-Postfach, in dem Mitteilungen der BaFin und der Börse eingehen, aus der SharePoint-Richtlinienbibliothek oder aus den von Ihnen benannten Rechtsquellen und vergleicht sie mit der Vorversion in Ihrem Archiv. Das Modell markiert geänderte, neue und gestrichene Klauseln, fasst den Kern der Änderung zusammen und verknüpft jede Klausel mit den Einträgen in Ihrem Verfahrensregister, einer SharePoint-Liste oder Excel-Tabelle, in denen das Thema beschrieben ist. Der Compliance-Beauftragte erhält in Teams eine Liste der Änderungen mit Links zu beiden Fassungen und den betroffenen Verfahren, statt noch einmal das ganze Dokument. Er entscheidet, ob und wie ein Verfahren geändert wird. Jeder Vergleich bleibt im Protokoll.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Der Fluss überwacht das Compliance-Postfach, in dem Schreiben der BaFin und Mitteilungen der Börse eingehen, die Richtlinienbibliothek in SharePoint und die von Ihnen benannten Quellen für Gesetzgebung und ESMA. Die neue Fassung wird dem Dokument in Ihrem Archiv zugeordnet, und die vorherige Fassung wird für den Vergleich geholt. Das Dokument geht an ein privates Modell in der Cloud von MDP CLOUD.
Das Modell vergleicht beide Fassungen Klausel für Klausel, markiert, was geändert, ergänzt oder gestrichen wurde, und beschreibt kurz den Kern der Änderung: eine Frist, ein Schwellenwert, eine neue Pflicht, eine geänderte Definition, ein neues Feld in einer Meldung an die Aufsicht. Redaktionelle Korrekturen ohne inhaltliche Änderung werden gesondert markiert, damit sie nicht stören.
Jede Änderung wird mit den Einträgen in Ihrem Verfahrensregister verknüpft, einer SharePoint-Liste oder Excel-Tabelle, in denen das Thema beschrieben ist. Der Compliance-Beauftragte erhält in Teams eine Liste mit Links zu beiden Fassungen und den Verfahren, markiert, welche tatsächlich betroffen sind, und legt Aufgaben für die Anpassung an. Was und wie zu ändern ist, entscheidet er selbst.
Liegt die Vorversion nicht im Archiv, erstellt das Modell nur eine strukturierte Zusammenfassung und weist darauf hin. Vergleiche und Entscheidungen stehen für die interne Revision im Protokoll. Wir betreuen das Modell und die GPU-Umgebung in Litauen (EU) und erweitern die Quellenliste (BaFin, ESMA, Börse) und die Verknüpfungen mit Verfahren, wenn sich Ihr Register ändert.
Ein Modell in der GPU-Cloud von MDP CLOUD in Vilnius, ohne externe APIs und nur für Ihr Compliance-Team über Entra ID zugänglich.
Ein versioniertes Archiv von Richtlinien und Gesetzestexten in SharePoint, mit automatischer Übernahme neuer Fassungen aus Mitteilungen der BaFin, der ESMA und der Börse sowie aus den von Ihnen benannten Quellen.
Eine Liste der geänderten Klauseln mit Zusammenfassungen, Links zu beiden Fassungen und den betroffenen Verfahren aus Ihrem Register in SharePoint oder Excel.
Ein Protokoll der Vergleiche und Entscheidungen, Betreuung von Modell und Umgebung sowie Aktualisierung der Quellenliste und der Verknüpfungen mit Verfahren.
Ein privates Modell in der GPU-Cloud von MDP CLOUD in Litauen (EU) + Dokumentenfluss aus Mitteilungen der BaFin, der ESMA und der Börse per E-Mail und aus der SharePoint-Richtlinienbibliothek, mit dem Verfahrensregister in einer SharePoint-Liste oder Excel. Wir binden die Quellen je nach Version über einen E-Mail-Fluss, Dateiexport oder eine API an und wählen die Methode nach einer Prüfung. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Nein. Das Modell markiert die Änderungen und schlägt Verknüpfungen mit Verfahren vor, und der Compliance-Beauftragte entscheidet, ob und wie sie geändert werden. Seine Entscheidungen und Aufgaben werden im Protokoll festgehalten.
Ja. Das Verfahrensregister lesen wir aus einer SharePoint-Liste oder einer Excel-Tabelle in einem vereinbarten Ordner, Mitteilungen der BaFin und der Börse aus dem Compliance-Postfach, in dem sie bereits eingehen, und ESMA-Dokumente aus den von Ihnen benannten Quellen. Liegt das Register in Dynamics 365 oder einem anderen System, binden wir je nach Version über eine API, einen Dateiexport oder einen E-Mail-Fluss an.
Interne Richtlinien und Risikodokumente sind vertraulich, und DORA verpflichtet Sie, das Risiko durch IKT-Drittdienstleister zu steuern. Bei einem Modell im Rechenzentrum von MDP CLOUD bleiben die Dokumente in Litauen (EU) und sind nicht Teil der Lieferkette eines externen Anbieters. Sie entscheiden, welche Quellen verfolgt werden.
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