In einem Dienstleistungsunternehmen ist Zeit das Produkt, und ein großer Teil davon geht für Outlook-Anfragen, Angebote, die Pflege von HubSpot oder Pipedrive nach Terminen und eine Clockify-Erfassung drauf, die freitags aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird. KI bereitet Antworten, Entwürfe und CRM-Einträge aus Ihren Vorlagen und Dokumenten vor, und der Berater gibt frei. Wir führen das mit klaren Zugriffsregeln und Daten in der EU ein.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
In Beratungen, Steuer- und Rechtskanzleien, IT-Dienstleistern und Agenturen besteht der Tag aus kleinen Aufgaben, die niemand bezahlt. Ein Kunde schreibt an das gemeinsame Info-Postfach in Outlook und wartet, bis jemand die Nachricht an die richtige Person weiterleitet. Ein Angebot entsteht aus dem letzten Angebot in Word, die Namen werden ausgetauscht, und ein Anhang wird vergessen. Nach einem Teams-Gespräch verspricht der Kundenbetreuer, den Eintrag in HubSpot oder Pipedrive zu aktualisieren, und tut es eine Woche später, wenn überhaupt. Ein neuer Kollege fragt, wo die Verfahrensanweisung liegt, und sie steckt in einer E-Mail von 2023. Die Erfassung in Clockify oder Harvest wird freitags aus dem Gedächtnis ausgefüllt, und die Rechnung an den Kunden fällt kleiner aus als der tatsächliche Aufwand.
Genau diese Ebene übernimmt die KI: Ein Assistent beantwortet Standardanfragen in Outlook und übergibt komplexe an einen Menschen, mit der Kundenhistorie aus dem CRM. Angebotsentwürfe entstehen in Word aus Ihren Vorlagen und dem Eintrag in HubSpot oder Pipedrive, Zusammenfassungen von Teams-Terminen landen von selbst im Kundeneintrag im CRM, die Wissensdatenbank antwortet mit einem Link auf die Verfahrensanweisung in SharePoint, und aus Kalender und Postfach entsteht ein Entwurf für die Clockify-Zeiterfassung. Wir setzen das mit Microsoft 365 Copilot, Claude oder ChatGPT um und binden HubSpot, Pipedrive, Clockify sowie SAP Business One oder sevdesk über eine API, einen Datei-Export oder einen E-Mail-Ablauf an, je nach Ihrer Version. Bevor wir KI anschließen, ordnen wir die Zugriffe nach Kunde und Rolle, halten die Daten in einer EU-Cloud und bieten für Kanzleien und Finanzdienstleister eine private KI in der GPU-Cloud von MDP CLOUD in Litauen (EU) an.
Die 5 Lösungen, die wir in dieser Branche am häufigsten einführen. Jede beginnt mit einem einzelnen Prozess, hat einen Freigabeschritt durch einen Menschen und wird gemessen.
Der Assistent liest Anfragen aus dem gemeinsamen Outlook-Postfach und dem Webformular, erkennt das Thema, beantwortet Standardfragen anhand Ihrer Leistungsbeschreibungen und Ihrer FAQ und übergibt komplexe Anfragen an die zuständige Person, mit einer Zusammenfassung, der Kundenhistorie aus HubSpot oder Pipedrive und einem Antwortvorschlag. Ein Mensch sieht jederzeit, was der Assistent beantwortet hat, und kann eingreifen.
Womit wir es umsetzen: Claude-Agent per API + Outlook + Anbindung an HubSpot oder Pipedrive
Der Kundenbetreuer wählt den Kundeneintrag in HubSpot oder Pipedrive und ein Leistungspaket, und Copilot in Word erstellt aus Ihren Vorlagen einen Angebots- oder Vertragsentwurf mit den richtigen Firmendaten, dem Leistungsumfang und den Konditionen. Ein Jurist oder Manager prüft und gibt frei, und der freigegebene Vertrag geht aus Outlook an den Kunden.
Womit wir es umsetzen: Copilot in Word und Outlook + Daten aus HubSpot oder Pipedrive
Aufzeichnungen von Teams-Terminen und Gesprächen werden transkribiert, daraus werden Zusammenfassung, Vereinbarungen, nächste Schritte und Fristen gezogen, und das Ergebnis wird mit angelegten Aufgaben in den Kundeneintrag in HubSpot oder Pipedrive geschrieben. Der Kundenbetreuer gibt den Eintrag frei, statt ihn aus dem Gedächtnis zu schreiben.
Womit wir es umsetzen: Copilot Studio + Power Automate + Anbindung an HubSpot oder Pipedrive
Verfahrensanweisungen in SharePoint, interne Regeln, Leistungsbeschreibungen und Unterlagen früherer Projekte in Projektordnern werden in einem Assistenten zusammengeführt, der Mitarbeitenden in Teams mit einem Link auf das Dokument antwortet. Neue Kollegen sind in Tagen statt Wochen eingearbeitet, und erfahrene Kollegen müssen nicht mehr suchen, welche E-Mail-Version einer Regel gerade gilt.
Womit wir es umsetzen: ChatGPT Custom GPT oder Claude + SharePoint-Dokumente
Aus Outlook-Kalender, Postfach, Teams und dem Aufgabensystem erstellt die KI einen Entwurf für die Tageserfassung nach Kunde und Projekt. Der Mitarbeitende gibt ihn in einer Minute frei, und die Einträge gehen an Clockify oder Harvest. Die freigegebenen Stunden werden zur Grundlage der Rechnungen, und eingehende Lieferantenrechnungen werden erkannt, Projekten zugeordnet und für den Import in SAP Business One oder sevdesk vorbereitet.
Womit wir es umsetzen: Power Automate + Microsoft Graph + Anbindung an Clockify oder Harvest + Import in SAP Business One oder sevdesk
Vom ersten Gespräch bis zur funktionierenden Lösung – mit Messung und laufender Betreuung.
Gemeinsam wählen wir den Prozess aus, der sich am häufigsten wiederholt, ein klares Kriterium für „erledigt“ hat und dessen Daten in Ihren Systemen liegen. Wir legen fest, was die KI selbstständig erledigt und was erst nach Freigabe durch einen Menschen.
Wir ordnen die Zugriffe auf Dateien und Systeme, geben der KI eine eigene Identität mit den minimal nötigen Berechtigungen, schalten ein Aktionsprotokoll ein und legen fest, wo das Modell läuft: in Ihrem Microsoft 365, in Amazon Bedrock in einer EU-Region oder in unserer GPU-Cloud in Litauen (EU).
Wir bauen die Lösung mit Copilot, Claude oder ChatGPT, je nach Aufgabe, verbinden sie mit Ihren Systemen und testen sie mit historischen Dokumenten und Anfragen, bis die Genauigkeit den vereinbarten Schwellenwert erreicht.
Wir starten mit einem Menschen in der Schleife, prüfen Protokolle und Ausnahmen und passen die Regeln an. Sobald der erste Prozess stabil läuft, gehen wir zum nächsten auf der Liste über.
Diese Lösungen sind ein Ausgangspunkt für ein Gespräch, keine vollständige Liste. Erzählen Sie uns, welche Prozesse sich bei Ihnen wiederholen, und wir sagen Ihnen in einem Gespräch, was sich davon für KI lohnt und was nicht.
Wir empfehlen, das offen zu sagen: Der Assistent stellt sich in der Outlook-Signatur als Assistent vor und beantwortet nur Standardfragen, während alles, was eine konkrete Mandatssache oder einen konkreten Kunden betrifft, mit der Historie aus HubSpot oder Pipedrive an einen Menschen geht. Nach unserer Erfahrung schätzen Kunden eine Antwort innerhalb von Minuten mehr, als bis morgen zu warten.
Ja. HubSpot, Pipedrive und Clockify oder Harvest haben öffentliche APIs, über die wir die Anbindung meist herstellen. Wo die API eingeschränkt ist, nutzen wir einen Datei-Export oder einen E-Mail-Ablauf, je nach Tarif. Mit Microsoft Dynamics 365 verbinden wir direkt innerhalb Ihres Microsoft-365-Tenants. Die Art der Anbindung legen wir nach einer Prüfung zu Projektbeginn fest. Mit diesen Herstellern bestehen keine offiziellen Partnerschaften.
Ja, aber wir beginnen mit dem Fundament: Meist richten wir HubSpot oder Pipedrive ein oder bringen den Microsoft-365-Tenant in Ordnung, damit es einen Ort gibt, an den die Ergebnisse geschrieben werden. Der erste KI-Schritt ist dann der Anfragen-Assistent in Outlook oder die Wissensdatenbank in SharePoint, die beide nur Postfach und Dokumente benötigen.
Rechnungen werden eingelesen, geprüft und ohne manuelle Eingabe in die Buchhaltung gebucht.
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Diese Leistung erbringen Spezialisten mit gültigen internationalen Zertifizierungen. Ihr Fachwissen bestätigen unabhängige Organisationen, nicht wir selbst.
KI-Systeme werden mit Schutz vor Datenabfluss und Missbrauch von Modellen eingeführt.
Das Sicherheitsprogramm für KI und seine Kontrollen werden nach der ISACA-Methodik gesteuert.
KI-Risiken werden wie jedes andere IT-Risiko erkannt und gesteuert.
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