Verfahrensanweisungen liegen in SharePoint, Regeln in Bitrix24 oder in E-Mails, und Unterlagen früherer Projekte in Jira und in den Köpfen der Kollegen, sodass Mitarbeitende den Vorgesetzten fragen oder es auf eigene Weise machen. Der Assistent antwortet in Teams aus Ihren Dokumenten mit einem Link auf die Quelle, und neue Kollegen sind in Tagen eingearbeitet.
Ausgelegt für ISO 27001NIS2 DORA
In einem Dienstleistungsunternehmen wächst das Wissen schneller, als es sich ordnen lässt. Verfahrensanweisungen stehen in SharePoint, aber manche Änderungen wurden per E-Mail verschickt und nie ins Dokument übernommen. Interne Regeln und Mitteilungen liegen in Bitrix24, sofern Sie es nutzen, Leistungsbeschreibungen existieren in mehreren Word-Versionen, und Entscheidungen und Notizen aus früheren Projekten stehen in Jira- oder Asana-Aufgaben, deren Aufbau nur ihre Ersteller verstehen. Ein neuer Mitarbeitender verbringt die ersten Wochen damit, Kollegen in Teams zu fragen, und lernt aus Antworten, die nicht immer übereinstimmen. Ein erfahrener Kollege prüft vor der Antwort an einen Kunden, welche Regel gerade gilt, oder antwortet so wie beim letzten Mal.
Der Assistent führt Verfahrensanweisungen und Leistungsbeschreibungen aus SharePoint, Regeln aus Bitrix24 und frühere Projektunterlagen aus Jira oder Asana an einem Ort zusammen, den Mitarbeitende in Teams mit eigenen Worten befragen: wie eine Änderung an einer Leistung dokumentiert wird, wie lange ein Angebot gültig ist, ob wir ein ähnliches Projekt schon umgesetzt haben und wer es geleitet hat. Die Antwort kommt mit einem Link auf das Dokument in SharePoint, den Eintrag in Bitrix24 oder die Aufgabe in Jira, und wenn die Dokumente mehrere Versionen enthalten, sagt der Assistent das und verweist auf die neueste nach Datum. Was nicht in den Dokumenten steht, erfindet er nicht. Er schlägt vor, was zu fragen ist und was sich aufzuschreiben lohnt. Wir führen ihn auf eine von zwei Arten ein, je nach Ihrer Umgebung: als ChatGPT Custom GPT auf der OpenAI-Plattform, wo Ihre Dokumente nicht zum Training von Modellen verwendet werden, oder als Claude über die Anthropic-API oder Amazon Bedrock in einer EU-Region mit Ihrem SharePoint. Bitrix24, Jira oder Asana binden wir über eine API, einen Datei-Export oder einen E-Mail-Ablauf an, je nach Tarif. Die Zugriffsrechte werden aus den bestehenden übernommen, sodass ein Mitarbeitender nur Antworten aus den Dokumenten und Projekten sieht, auf die er Zugriff hat. Zu Beginn räumen wir außerdem die Dokumentenstruktur auf und entfernen veraltete Versionen, denn davon hängt die Qualität der Antworten ab.
Vier Schritte von der Eingabe bis zum Eintrag im System – mit Freigabe durch einen Menschen überall dort, wo ein Risiko besteht.
Gemeinsam prüfen wir, wo das Wissen liegt: SharePoint, Bitrix24, gemeinsame Laufwerke, E-Mail, Teams-Kanäle, Projekte in Jira oder Asana. Wir bringen aktuelle Dokumente in eine vereinbarte Struktur in SharePoint, archivieren veraltete Versionen und verweisen den Assistenten nur auf Quellen, auf die er sich stützen darf.
Der Mitarbeitende stellt eine Frage in Teams oder im Browser. Der Assistent durchsucht nur Ihre Dokumente in SharePoint, Einträge in Bitrix24 und Aufgaben in Jira oder Asana, die der Mitarbeitende sehen darf, und setzt aus dem Gefundenen eine Antwort zusammen. Gibt es mehrere Versionen, nennt er das Datum und verweist auf die neueste.
Die Antwort ist kurz, mit einem Zitat und einem Link auf das Dokument in SharePoint, den Eintrag in Bitrix24 oder die Aufgabe in Jira. Der Mitarbeitende kann das Original öffnen und prüfen. Handlungen, die einen Kunden oder Geld betreffen, führt der Mitarbeitende selbst nach der Verfahrensanweisung aus, und der Assistent zeigt nur, wie diese lautet.
Gibt es keine Antwort, sagt der Assistent das und schlägt vor, was zu fragen ist. Jeden Monat zeigt eine Liste unbeantworteter Fragen, welche Verfahren sich aufzuschreiben oder in SharePoint zu aktualisieren lohnen. Wird ein Dokument aktualisiert oder eine Jira-Aufgabe geschlossen, antwortet der Assistent ohne weitere Schritte aus der neuen Version.
Eine Prüfung der vorhandenen Wissensquellen in SharePoint, Bitrix24, Jira oder Asana, die Auswahl aktueller Dokumente, eine vereinbarte Struktur und eine Regel, wer sie wie aktualisiert.
Ein ChatGPT Custom GPT oder Claude mit Ihren SharePoint-Dokumenten und den Projektunterlagen aus Jira oder Asana, verfügbar in Teams oder im Browser, im Ton Ihres Unternehmens und mit Ihren Zugriffsrechten.
Ein Satz von Fragen und Dokumenten für die ersten Tage, damit ein neuer Mitarbeitender Verfahrensanweisungen in SharePoint sowie Vorlagen und frühere Projekte in Jira oder Asana selbstständig findet.
Ein Monatsbericht darüber, was Mitarbeitende in Teams gefragt haben und was der Assistent nicht beantworten konnte, als Plan zur Ergänzung der Dokumentation.
ChatGPT Custom GPT oder Claude + SharePoint-Dokumente + Regeln aus Bitrix24 + Projektunterlagen aus Jira oder Asana per API oder Export. Die Art der Anbindung legen wir nach der Prüfung Ihrer Tarife fest. Mehr zu dieser Leistung und ihren Grenzen finden Sie auf der Leistungsseite.
Die Suche liefert eine Liste von Dokumenten oder Aufgaben, der Assistent dagegen beantwortet die Frage und zeigt, wo im Dokument es steht. Er versteht die Frage in Ihren eigenen Worten, verknüpft ein SharePoint-Dokument mit einer Jira-Aufgabe und sagt Ihnen, wenn sich Versionen widersprechen. Die Suche bleibt bestehen, aber die meisten Fragen sind schneller geklärt.
Ja. Bitrix24, Jira und Asana haben öffentliche APIs, über die der Assistent Regeln, Aufgaben und Kommentare mit den bestehenden Zugriffsrechten liest. Wo Ihr Tarif die API einschränkt, nutzen wir einen regelmäßigen Export nach SharePoint oder einen E-Mail-Ablauf. Die Art der Anbindung legen wir nach einer Prüfung zu Projektbeginn fest, und SharePoint und Teams werden direkt innerhalb des Microsoft-365-Tenants angebunden.
Liegen Ihre Dokumente in einem Microsoft-365-Tenant und ist es wichtig, dass die Daten in einer EU-Region bleiben, empfehlen wir meist Claude über Amazon Bedrock mit einem SharePoint-Connector. Nutzt das Team bereits ChatGPT und gibt es nicht viele Dokumente, ist ein Custom GPT der schnellere Einstieg. Beide Varianten arbeiten ohne Training mit Ihren Daten, und die Entscheidung treffen wir gemeinsam auf Grundlage Ihrer Richtlinie.
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