Ausgangslage
Ein Buchhaltungsbüro in Klaipėda, Litauen, betreut rund 150 Mandanten, von Einzelunternehmen bis zu einigen mittelgroßen Produktions- und Handelsunternehmen. Das Büro hat 25 Mitarbeitende, davon 20 Buchhalter. Ihr wichtigstes Werkzeug ist Rivile, ein in Litauen weit verbreitetes Buchhaltungs- und ERP-System, in dem die Buchführung, die Rechnungen, die Lohnabrechnung und die Meldungen an die Steuerbehörde und die Sozialversicherung aller Mandanten liegen.
Rivile lief auf einem Büroserver, den ein örtlicher Computertechniker fünf Jahre zuvor installiert hatte. Nach der Pandemie arbeiteten die meisten Buchhalter mindestens einen Teil der Woche von zu Hause und verbanden sich über einen Remote-Desktop, der direkt aus dem Internet erreichbar war. Die Kennwörter waren einfach, eine Zwei-Faktor-Bestätigung gab es nicht, und die Serverprotokolle zeigten jede Nacht Tausende Anmeldeversuche von ausländischen Adressen.
Den Wendepunkt brachte ein größerer Mandant, der sich auf sein eigenes Audit vorbereitete und das Büro bat, nachzuweisen, wie seine Buchhaltungsdaten geschützt sind, wo Backups erstellt werden und wer Zugriff hat. Die Büroleitung konnte nichts vorlegen. Die Backups gingen auf eine USB-Festplatte, die die Chefbuchhalterin manchmal mit nach Hause nahm.
Was erforderlich war
Gemeinsam mit der Büroleitung und der Chefbuchhalterin haben wir festgelegt, was gebraucht wird:
- Rivile muss von überall nutzbar sein, aber ausschließlich über einen sicheren Zugang, mit persönlichen Konten und einem zweiten Faktor.
- Keine offenen Ports zum Internet.
- Tägliche Backups außerhalb des Büros und die Möglichkeit, schnell auf die Daten von gestern zurückzugehen, denn Fehler von Buchhaltern fallen meist erst am nächsten Tag auf.
- Dokumente und Berichte, die Mandanten und deren Prüfern gezeigt werden können.
- Eine Migration ohne lange Unterbrechung, denn die Meldungen werden am Monatsanfang abgegeben und die Bücher am Monatsende abgeschlossen.
- Kein eigenes Aktualisieren und Warten des Büroservers mehr.
Was wir getan haben
Woche 1: Vorbereitung
Wir haben die bestehende Rivile-Installation geprüft: die Version, die Anzahl der Datenbanken (jeder Mandant hat eine eigene, insgesamt über 150), zusätzliche Module und die Anbindungen an Banken. Die Übertragung der Lizenz haben wir mit einem Vertreter von Rivile abgestimmt. In unserem Rechenzentrum in Litauen (EU) haben wir eine ERP-Hosting-Umgebung vorbereitet: ein Server, der ausschließlich diesem Büro gehört, mit Bitdefender-GravityZone-Schutz, Monitoring und automatischen Updates.
Für jeden Mitarbeitenden haben wir ein persönliches Konto angelegt. Das gemeinsame Konto „Buchhaltung“, das mehrere Personen nutzten, haben wir entfernt. Das war eine der unangenehmeren Änderungen, weil einige Mitarbeitende daran gewöhnt waren.
Woche 2: VPN, 2FA und Pilotbetrieb
Wir haben für alle Mitarbeitenden einen VPN-Client mit Zwei-Faktor-Authentifizierung über eine Smartphone-App eingeführt. Die gehostete Rivile-Umgebung ist nur über VPN erreichbar, und der Remote-Desktop-Port im Internet ist geschlossen. Das Büronetz haben wir über einen dauerhaften VPN-Tunnel mit der Cloud verbunden, sodass die Arbeit im Büro aussieht wie zuvor.
Fünf Buchhalter arbeiteten eine Woche lang in einer Pilotumgebung mit einer Kopie echter Daten. Am schwierigsten waren die Anbindung für den Import von Kontoauszügen und die Druckvorlagen, die auf die speziellen Drucker des Büros zugeschnitten waren. Beides haben wir in zwei Tagen behoben.
Woche 3: Migration und Backups
Die Migration haben wir am Wochenende nach den monatlichen Meldungen durchgeführt. Am Freitagabend haben wir die Arbeit auf dem Büroserver gestoppt und alle Datenbanken übertragen, und am Montagmorgen arbeiteten die Buchhalter bereits in der Cloud. Den Büroserver ließen wir noch einen Monat ausgeschaltet stehen, danach wurden seine Daten sicher gelöscht.
Wir haben tägliche Backups eingerichtet: Eine Kopie bleibt in unserem Rechenzentrum in Litauen (EU), eine zweite geht in ein Amazon-Rechenzentrum in Deutschland. Der Backup-Verlauf wird 30 Tage aufbewahrt, sodass die Datenbank jedes Mandanten auf den Stand eines beliebigen der letzten 30 Tage zurückgesetzt werden kann. Für die Buchhalter ist das am wichtigsten: Wenn beim Monatsabschluss ein Fehler passiert, lässt sich die Datenbank von gestern für diesen einen Mandanten allein wiederherstellen, ohne die anderen anzufassen.
Für Prüfungen bei Mandanten haben wir ein Dokumentenpaket erstellt: wo die Daten physisch gespeichert sind, wie die Verbindung verschlüsselt ist, wer Zugriff hat, wie oft Backups erstellt werden und wie die Wiederherstellung getestet wird. Die Dokumente werden jedes Quartal aktualisiert.
Ergebnis
Im ersten Jahr nach der Migration hat das Büro keine einzige Datei verloren. Gemessen wird das ganz einfach: Jede Wiederherstellungsanfrage wird protokolliert, und alle sieben Anfragen im Laufe des Jahres (Fehler von Buchhaltern beim Abschluss von Perioden) wurden in weniger als einer Stunde aus den Backups von gestern erledigt.
Alle Anmeldungen bei Rivile, also 100 %, laufen über VPN mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. In den Serverprotokollen tauchen keine nächtlichen Anmeldeversuche aus dem Ausland mehr auf, weil es nichts mehr gibt, was man versuchen könnte: Der Port existiert im Internet nicht.
Die Wiederherstellungsgranularität beträgt einen Tag: Die Bücher jedes Mandanten lassen sich auf den Stand von gestern und bei Bedarf auf einen beliebigen der letzten 30 Tage zurücksetzen. Den Prüfern der Mandanten übergibt das Büro nun das Dokumentenpaket, und der große Mandant, der alles ausgelöst hatte, hat seinen Vertrag verlängert.
Früher war die Frage eines Prüfers nach den Backups unangenehm. Heute schicken wir ein Dokument, und damit ist es erledigt.
Was wir in einer ähnlichen Situation raten
- Für ein Buchhaltungsbüro ist die Backup-Historie wichtiger als die Backup-Häufigkeit. Eine einzige aktuelle Kopie rettet Sie nicht vor einem Fehler, den Sie erst nach drei Tagen bemerken.
- Gemeinsame Konten in einem Buchhaltungssystem sind nicht nur ein Sicherheitsrisiko, sondern auch eines für die Nachvollziehbarkeit: Man kann nicht sagen, wer eine Buchung vorgenommen hat. Persönliche Konten sind der erste Schritt.
- Ein direkt aus dem Internet erreichbarer Remote-Desktop ist der häufigste Einstiegspunkt für Ransomware bei kleinen Unternehmen. VPN mit 2FA ist der Mindeststandard.
- Planen Sie die Migration nach dem Buchhaltungskalender, nicht nach der Bequemlichkeit der IT: Das Wochenende nach den Meldungen ist der beste Zeitpunkt.
