Die Rechnung für Microsoft 365 gehört meist zu den größten Posten bei den IT-Kosten eines Unternehmens, und niemand prüft sie ernsthaft. Die Lizenzen wurden vor einigen Jahren gekauft, als das Unternehmen eine andere Größe hatte, einige Mitarbeitende sind inzwischen gegangen, andere haben die Rolle gewechselt, und der Tarif blieb gleich. Die Finanzleitung sieht nur die Gesamtsumme, und wer für die IT zuständig ist, sieht nur, dass „alles funktioniert“.
Nach unserer Erfahrung finden wir bei der Prüfung des Microsoft-365-Tenants eines neuen Kunden fast immer mindestens einige Lizenzen, die unnötig bezahlt werden: inaktive Konten, einen Tarif, der für jemanden, der nur E-Mails braucht, zu teuer ist, oder umgekehrt ein Unternehmen, das einen günstigen Tarif und zusätzlich Sicherheitswerkzeuge von Drittanbietern bezahlt, die Business Premium bereits enthält.
In diesem Artikel erklären wir, wie sich die Tarife unterscheiden, wer wirklich welchen braucht und wie Sie die Lizenzierung so organisieren, dass sie zum Unternehmen passt und nicht umgekehrt. Preise nennen wir hier nicht. Sie ändern sich, die Prinzipien bleiben.
Wie sich die Business-Tarife unterscheiden
Business-Tarife sind für Unternehmen mit bis zu 300 Benutzern gedacht. Es gibt drei, und der Unterschied besteht nicht nur in „mehr Funktionen“.
- Business Basic: nur Clouddienste. Exchange-E-Mail, Teams, OneDrive, SharePoint und Office-Apps im Browser. Es gibt keine installierten Desktop-Versionen von Word oder Excel.
- Business Standard: alles aus Basic plus die vollständigen Office-Apps für Desktop und Mobilgeräte. Das ist der häufigste Tarif für Büromitarbeitende.
- Business Premium: alles aus Standard plus eine Schicht für Sicherheit und Verwaltung: Geräteverwaltung mit Intune, Defender for Business, Entra ID P1 mit Conditional Access und Informationsschutz mit Microsoft Purview.
Der praktische Unterschied: Wer nur E-Mails liest und an Teams-Besprechungen teilnimmt, kommt mit Basic aus. Wer täglich in Excel oder Word arbeitet, braucht Standard. Und wenn Sie Firmenrechner und -telefone zentral verwalten möchten, den E-Mail-Zugriff vom Gerätezustand und Standort abhängig machen wollen und Daten von einem verlorenen Telefon aus der Ferne löschen können sollen, ist das Premium. Viele Unternehmen decken Sicherheitsanforderungen mit zusätzlich gekauften Produkten ab, obwohl Premium sie bereits enthält.
Wann Sie Enterprise-Tarife brauchen
E3 und E5 sind für Unternehmen, die über die Grenze von 300 Benutzern hinausgehen, oder für solche, die Funktionen benötigen, die Business-Tarife nicht haben.
E3 bietet, was Business Standard hat, plus größere Postfächer, ein unbegrenztes Archiv, Windows Enterprise, Intune und umfassendere Funktionen von Microsoft Purview. E5 ergänzt die komplette Defender-Suite (Schutz für Identitäten, E-Mail, Endgeräte und Cloud), Entra ID P2 mit Privileged Access Management, Teams Phone und Power BI Pro.
Ein häufiger Fehler ist, dass ein kleineres Unternehmen E3 „wegen der Sicherheit“ kauft, obwohl Business Premium ein ähnliches Sicherheitsniveau bietet, in mancher Hinsicht sogar ein höheres. Ein weiterer Fehler ist E5 für alle, obwohl die E5-Funktionen eigentlich nur die IT und die Finanzabteilung brauchen.
Wer wirklich was braucht
Statt einen Tarif für alle zu kaufen, gruppieren Sie die Mitarbeitenden nach der Art ihrer Arbeit. Das ist eine einfache Tabelle, die Sie gemeinsam mit den Abteilungsleitungen ausfüllen sollten.
| Art der Mitarbeitenden | Was sie brauchen | Passender Tarif |
|---|---|---|
| Produktion, Lager, Kundenservice | E-Mail, Teams, Schichtpläne | Business Basic oder F3 |
| Büromitarbeitende | E-Mail, Office-Apps, Dateien | Business Standard |
| Mitarbeitende mit sensiblen Daten oder im Homeoffice | Dasselbe plus Geräteverwaltung und Sicherheit | Business Premium |
| Finanzen, Geschäftsleitung, IT-Administratoren | Erweiterter Schutz, privilegierter Zugriff | E5 oder Premium mit Add-ons |
| Gemeinsame Postfächer, Konferenzräume | Nur ein Postfach | Kostenloses freigegebenes Postfach, keine Lizenz nötig |
Die letzte Zeile ist wichtig: Postfächer wie info@, rechnungen@, vertrieb@ und ähnliche können freigegebene Postfächer sein und brauchen keine Lizenz, solange sie unter 50 GB bleiben und über einen lizenzierten Benutzer aufgerufen werden. Nach unserer Erfahrung ist das eine der häufigsten Quellen für Mehrkosten: freigegebene Postfächer, die als vollwertige Benutzer angelegt wurden.
Ungenutzte Lizenzen und Konten ehemaliger Mitarbeitender
Das Microsoft 365 Admin Center bietet einen Bericht über aktive Benutzer der letzten 30, 90 und 180 Tage. Es lohnt sich, ihn mindestens einmal im Quartal zu öffnen. Ein Konto, das sich 90 Tage lang weder in E-Mail noch in Teams oder OneDrive angemeldet hat, gehört fast immer entweder einem ehemaligen Mitarbeitenden oder ist ein technisches Konto, das keine Lizenz braucht.
Ehemalige Mitarbeitende sind ein eigenes Problem. Der richtige Ablauf ist dieser: Das Konto wird gesperrt, das Postfach wird in ein freigegebenes Postfach umgewandelt (damit eine Führungskraft oder ein Kollege den Verlauf einsehen kann), die OneDrive-Dateien gehen an die Führungskraft, und die Lizenz wird entfernt und einem neuen Mitarbeitenden zugewiesen. Der falsche Ablauf ist, das Konto mit Lizenz aktiv zu lassen, „damit die E-Mails nicht verschwinden“, und das über Monate. Neben den unnötigen Kosten ist das auch eine Sicherheitslücke: Ein ehemaliger Mitarbeitender kann sich weiterhin anmelden.
Dieser Ablauf sollte eine Vereinbarung zwischen Personalabteilung und IT sein, kein Zufall. Wenn wir Ihr Microsoft 365 betreuen, ist das Offboarding ein Standardbestandteil der Leistung Microsoft-365-Administration und wird noch am selben Tag durchgeführt.
Gemischte Lizenzierung ist normal, nicht die Ausnahme
Es hält sich die Annahme, alle Benutzer eines Unternehmens müssten denselben Tarif haben. Das müssen sie nicht. Ein Tenant kann Business Basic, Standard, Premium und sogar Enterprise-Tarife kombinieren, dazu einzelne Add-ons. Die einzige Grenze ist, dass Sie nicht mehr als 300 Plätze in Business-Tarifen haben können.
Ein praktisches Beispiel aus einem Fertigungsunternehmen: 40 Büromitarbeitende mit Business Standard, 12 Führungskräfte und Finanzmitarbeitende mit Business Premium und 120 Produktionsmitarbeitende im Tarif F3 für Schichtpläne und interne Kommunikation in Teams. Statt eines Tarifs für alle zahlt das Unternehmen für das, was jede Gruppe nutzt.
Auch Add-ons sind wertvoll: Entra ID P1 oder Defender for Office 365 lassen sich zu einem Standard-Tarif nur für die Benutzer hinzufügen, die sie brauchen, statt alle auf Premium umzustellen. Es gibt aber eine Grenze. Wenn sich mehrere Add-ons ansammeln, wird Premium oft die einfachere und günstigere Variante. Das muss im Einzelfall gerechnet werden.
Die jährliche Überprüfung: Was zu prüfen ist
Lizenzen werden mit Jahresverträgen gekauft, daher ist der natürliche Zeitpunkt für die Überprüfung zwei Monate vor der Verlängerung. Dann können Sie Mengen noch reduzieren und Tarife ändern, ohne zusätzliche Bindungen. Bei der Überprüfung kontrollieren wir:
- Konten, die seit 90 Tagen inaktiv sind, und ihre Lizenzen.
- Vollwertige Benutzer, die eigentlich freigegebene Postfächer oder Konferenzräume sind.
- Benutzer mit Standard oder Premium, die in einem Quartal keine Office-App geöffnet haben.
- Sicherheits- und Geräteverwaltungswerkzeuge von Drittanbietern, deren Funktionen Premium bereits enthält.
- Mitarbeitende, deren Rolle sich geändert hat und die mehr oder weniger brauchen, als ihr Tarif bietet.
- Den Sicherheitszustand des Tenants. Für Lizenzen zu viel zu zahlen und das Bezahlte nicht einzuschalten, ist die häufigste Kombination.
Der letzte Punkt ist ein eigenes Thema, aber er verdient Erwähnung: Ein Business-Premium-Tenant ohne aktivierte Conditional-Access- und Intune-Richtlinien ist ein Standard-Tenant zum Premium-Preis. Darüber schreiben wir in der Leistungsbeschreibung Microsoft-365-Sicherheit.
Wo Sie anfangen
Die Lizenzierung in Ordnung zu bringen erfordert kein großes Projekt. Einige Schritte, die Sie innerhalb einer Woche abschließen können, genügen.
- Laden Sie aus dem Admin Center den Bericht über aktive Benutzer und zugewiesene Lizenzen herunter und vergleichen Sie ihn mit der Liste der Personalabteilung. Die Abweichungen fallen sofort auf.
- Teilen Sie die Mitarbeitenden nach der Art ihrer Arbeit in 3 bis 4 Gruppen ein und weisen Sie jeder einen Tarif nach Bedarf zu, nicht nach Gewohnheit.
- Wandeln Sie freigegebene Postfächer und Räume in freigegebene Objekte ohne Lizenz um.
- Vereinbaren Sie mit der Personalabteilung einen Offboarding-Ablauf: wer das Konto wann und wie sperrt und wer die Lizenz freigibt.
- Tragen Sie die Überprüfung zwei Monate vor der Vertragsverlängerung in Ihren Kalender ein.
Wenn wir diese Arbeit übernehmen sollen, ist eine Überprüfung der Microsoft-365-Lizenzen der erste Schritt der Zusammenarbeit: Wir zählen, was Sie haben, was Sie nutzen und was sich ändern lässt, und übernehmen anschließend die Lizenzen und ihre Verwaltung als laufende Leistung.
